Les 10 points à aborder lors d’une démo d’un SI Achats

Participer à une démo d’un SI Achats peut s’avérer particulièrement éprouvant pour un professionnel des achats. Cet outil est clef pour notre métier, à tel point que de sa sélection dépend notre propre réputation en interne. Découvrez tout ce que vous devez savoir en 10 points clef!

Participer à une démo d’un SI Achats peut s’avérer particulièrement éprouvant pour un professionnel des achats. Cet outil est clef pour notre métier, à tel point que de sa sélection dépend notre propre réputation en interne. Prendre la bonne décision est donc crucial.

Sans parler du fait que l’équipe Achats se doit de débuter la négociation au cours de la démonstration, s’efforçant de se positionner en utilisateur perspicace, avancé et aguerri dès le début du processus de comparaison et d’évaluation.

Dans ces conditions, difficile de se concentrer sur les questions à poser pour avoir un aperçu clair et pertinent facilitant la comparaison ultérieure. La démonstration est généralement planifiée en tout début de processus, alors plutôt que de se perdre dans les détails, commencez par poser quelques questions pour obtenir des informations sur l’outil dans son ensemble et sur l’équipe avec laquelle vous collaborerez lors du processus de sélection.

Étude d’un SI Achats : Tout ce que vous devez savoir.

En tant qu’ancienne membre d’une équipe Achats chargée de la sélection des technologies et ancienne consultante pour un éditeur souvent appelée à participer au processus de vente, voici quelques questions que je vous recommande de poser lors d’une démonstration afin de récolter les informations les plus pertinentes.

1. Ces solutions ou modules et leurs fonctionnalités reposent-ils sur une base de code unique et comment sont-ils intégrés au système backend?
2. Combien de temps prend la mise en œuvre en moyenne (hors temps requis pour d’éventuelles modifications de processus)?
3. Combien de décisions relatives à la configuration devrons-nous prendre avant que ne débute la mise en œuvre?
4. Pouvons-nous configurer ou changer notre configuration nous-même par le biais d’un administrateur interne (ou externe) ou devons-nous soumettre toute demande à votre centre d’assistance ?
5. Comment les différentes fonctionnalités sont-elles intégrées en termes de centralisation et de gestion des informations?
6. Quelle formation initiale proposez-vous aux utilisateurs en interne? Qu’en est-il des prescripteurs et des acheteurs disséminés qui utiliseront le système pour réaliser des achats ou consulter des informations sur le fournisseur?
7. Quelle est la fonctionnalité (ou l’amélioration) la plus récemment intégrée à votre plateforme?
8. La solution est-elle dotée d’un correcteur orthographique?
9. Dans quelle mesure pourrons-nous gérer les notifications automatiquement envoyées par le système aux utilisateurs internes (partie prenante) et externes (fournisseur) ? Pouvons-nous commander la duplication et l’envoi ou non d’e-mails au cas par cas?
10. Votre entreprise utilise-t-elle la plateforme en interne? Pourquoi ou pourquoi pas ? Avez-vous déjà essayé de mettre en œuvre tout ou partie de votre suite en interne ?

Il n’y a pas nécessairement de bonne ou de mauvaise réponse à ces questions. L’important est de les poser, d’écouter avec attention les réponses données et d’observer le langage corporel de votre interlocuteur (si vous êtes en face à face). Il est également primordial de noter toute question à laquelle le fournisseur n’a pas réponse et si et sous quel délai il y répond par la suite.

Comparer les fournisseurs de solutions en établissant une référence.

Moins crucial que les questions précédentes, mais tout aussi instructif, renseignez-vous sur l’équipe commerciale réalisant la démonstration. Depuis combien de temps le responsable commercial travaille-t-il pour l’entreprise ? Les membres de l’équipe ont-ils précédemment travaillé pour d’autres sociétés spécialisées dans les SI (au service Achats ou autre) ? Ont-ils déjà occupé un poste non commercial ? Si les spécialistes techniques sont présents, renseignez-vous également sur eux. Ce ne sont peut-être pas ceux qui seront assis en face de vous à la table des négociations, mais c’est leur degré de maîtrise de la technologie qui déterminera la valeur et la pertinence de la plateforme.

Que vous soyez un expert des plateformes ou que vous débutiez tout juste votre transformation digitale, que vous utilisiez des solutions individuelles ou des suites (ou du papier) toutes ces questions sont valables et méritent d’être posées.

Débutez avec Determine – prenez rendez-vous pour une démo SI Achats personnalisée et posez toutes vos questions !