La RPA : bien plus utile qu'il n'y paraît !

Vous levez déjà les yeux au ciel, signe du profond ennui qui vous gagne ? Rassurez-vous, la RPA peut vous offrir bien plus que cela et peut vous aider à rendre votre fonction Achats encore plus performante !

Lorsque vous entendez parler de la RPA (Robotic Process Automation), il y a des chances que vous pensiez soit à l'automatisation des lignes de montage soit, pour les plus à jour, à la numérisation et à la reconnaissance automatisés des factures. Vous levez déjà les yeux au ciel, signe du profond ennui qui vous gagne ? Rassurez-vous, la RPA peut vous offrir bien plus que cela et peut vous aider à rendre votre fonction Achats encore plus performante !

La RPA a considérablement progressé depuis ses débuts comme technologie d’automatisation appliquée à la capture des données. Après s’être d’abord dirigé vers les usages de numérisation des documents, notamment dans le domaine des Achats et de la gestion des approvisionnements, elle fait maintenant plus largement référence à toute automatisation des processus métiers (BPA - Business Process Automation) et s’est enrichi des apports des dernières technologies liées à l'intelligence artificielle (IA). Pas une semaine sans que la presse spécialisée n’évoque son formidable potentiel pour des organisations en pleine mutation.

Des douzaines d'éditeurs de RPA se partagent désormais le marché, comme UI Path, AntWorks, ou Verint. Ils offrent des solutions pour des industries aussi diverses que l'aéronautique, l’automobile ou la gestion / revalorisation des déchets. En effet, toute entreprise peut aujourd’hui tirer profit de l'efficacité d’une technologie qui permet d’automatiser les processus numériques consommateurs de temps et à faible valeur ajoutée. Quelques exemples d’applications concrètes dans divers secteurs :

• Soins de santé (mise à jour des dossiers médicaux électroniques, rendez-vous en ligne automatisé, facturation et gestion des assurances. etc.)
• Automatisation de la main d'œuvre (intégration, affectation, automatisation de la gestion des horaires, création, révision et présentation automatiques des feuilles de temps, etc.)
• Comptabilité (automatisation des comptes fournisseurs, soumission et traitement de dépenses, production automatisée des rapports et des comptes, etc.) ;
• Conformité (contrôle de la main d'œuvre, certification et gestion des certificats, reporting règlementaire, etc.)
• Gestion bancaire (intégration des processus front-end et back-end, gestion de documents, processus de demande de prêt, chatbots, etc.)
• Tourisme (profilage des clients, gestion automatique des tarifs, informatique décisionnelle et reporting automatisés, concierges robotisés, etc.).

Et ainsi de suite... peu importe l'industrie, vous trouverez toujours des éditeurs RPA qui vous offriront les technologies et services d'automatisation dont vous avez besoin.

Mais la RPA peut-elle être utile pour la gestion des Achats de votre Entreprise ? Pensez au temps que vous ou vos équipes perdez à effectuer des tâches répétitives et à faible valeur ajoutée tout au long du processus Source-to-Pay. La RPA ouvre alors un monde de possibilités pour fluidifier les processus et réduire les temps de traitement :

• Centraliser, nettoyer et catégoriser les données pour l'analyse des dépenses.
• Récolter des données pour la compréhension du marché.
• Créer et remplir des modèles de coût, instancier les RFX et les enchères avec des données existantes.
• Remplir des modèles d'optimisation avec des données commerciales et d'offres fournisseurs.
• Rédiger des contrats à partir de modèles, d'offres sélectionnées et de soumissions d'offres fournisseurs en ligne.
• Créer et envoyer des bons de commandes automatisés basés sur les niveaux des inventaires, et les tendances des points de vente.
• Automatiser la réception et le rapprochement des factures (N-way matching).
• Une file d'attente automatisée pour les paiements et des escomptes dynamiques ou pour paiement anticipé basés sur le rapprochement, l'acceptation du fournisseur, et l'analyse de la trésorerie.
• L’achat guidé dans le catalogue : indiquer aux employés d'une organisation s'ils devraient faire leur achat dans tel ou tel catalogue, envoyer une demande au support Achats, ou simplement faire un « achat au comptoir ».
• L’achat guidé hors catalogue qui détermine si un besoin doit être couvert par un achat sur catalogue, une demande de devis, ou encore un appel d’offre orienté sourcing stratégique.

Mais ce n'est pas tout…Parmi les possibilités offertes par la RPA, on peut également citer le mapping des données ou encore l’intégration inter-systèmes des référentiels de données. Dans ce cadre, la RPA peut vous aider à harmoniser et unifier votre processus Source-to-Pay dans vos différentes entités, sans mettre en place d’interfaces techniques, à la fois coûteuses, complexes et consommatrice de temps !

Cela signifie que vous pouvez utiliser la RPA pour relier vos différents systèmes afin de créer des référentiels de données consolidés. Cela signifie également que vous pouvez facilement migrer depuis un ensemble hétérogène de systèmes et d’outils vers une nouvelle solution plus intégrée en réduisant la complexité technique et la charge de travail liées à cette transition. En effet, la RPA permet le mapping et la fusion de l’historique des données Achats pertinentes sur un schéma central unique alimentant une suite Source-to-Pay de dernière génération : les équipes Achats pourront ainsi utiliser cette dernière pour leurs activités Source-to-Pay quotidiennes en profitant de la reprise des données historiques. Ceci reste possible, même si vous archivez dans vos systèmes sources des millions de transactions, de fournisseurs, d'employés, de prestataires de services, de produits, de services, etc.

L’un des principaux avantages de la RPA est qu'elle permet d'effectuer en quelques semaines ou même en quelques jours ce qui prenait des mois ou des années auparavant. Les outils de RPA de dernière génération permettent d’explorer les bases de données, d’auto-définir des règles pour la normalisation, la fusion et l'enrichissement des données et signaler uniquement les situations qui doivent être vérifiées par un humain pour ensuite automatiser tout le processus de migration de données.

La RPA peut même vous permettre d’automatiser le support technique. Grâce à l'IA, elle peut analyser les questions des utilisateurs et les diriger vers le contenu d'aide pertinent (texte ou multimédia), ou vers l'expert concerné si nécessaire. De plus, elle peut également automatiser certaines tâches récurrentes comme, par exemple, la vérification de l'état de la commande ou la récupération du mot de passe des utilisateurs internes ou fournisseurs avec lesquels vous travaillez.

Cerise sur le gâteau : en cette période où différents normes, locales ou internationales, viennent impacter la manière dont votre Organisation fonctionne, la RPA peut s’avérer une alliée précieuse pour vous aider à assurer la conformité de vos processus. Par exemple, dans le cadre de la RGPD, pourquoi ne pas utiliser un robot pour identifier dans vos systèmes les données liés à un utilisateur ou un fournisseur qui aurait demandé l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel le concernant ? La RPA pourrait également vous aider à garantir aux autorités compétentes que toutes les données et documents assurant la conformité de vos fournisseurs aux lois en vigueur (Loi Sapin II, obligation de vigilance, devoir de vigilance,…) sont disponibles, en consolidant automatiquement les données de différents systèmes internes et sources de données externes.

Vous l’aurez compris, le potentiel actuel de la RPA dans l’Entreprise, et particulièrement au niveau des Achats, est énorme et ne cessera de prendre de l'ampleur au fil du temps. Alors, autant se lancer dès maintenant…