La transformation numérique oblige les acheteurs à faire évoluer leur système d'information actuel. Iterop a donc décidé de lancer une étude nationale sur le fonctionnement des acheteurs aujourd'hui et ainsi déterminer les outils indispensables à mettre en place en 2017.

De la gestion des risques en passant par le sourcing de fournisseurs et la réduction des coûts, les acheteurs jouent un rôle important au sein des organisations. Et pourtant, les outils à leur disposition ne sont pas toujours à la hauteur de leurs enjeux. Trop complexes et peu évolutifs, les services achats veulent des solutions plus transversales qui apportent une meilleure vision d'ensemble mais aussi stimulent le travail collaboratif et l'innovation.

Grâce à cette étude menée auprès de 395 acheteurs publics et privés, Iterop a pu réaliser un tour d'horizon des services achats en France et ainsi déterminer les outils indispensables au système d'information achats.

Comment fonctionnent les services achats aujourd'hui ?

Globalement, les services achats tendent à moderniser leur boîte à outils actuelle, notamment pour répondre aux nouvelles normes liées à la dématérialisation des documents. De ce fait, les envies d'outils digitaux innovants et intuitifs se font sentir. Une petite moitié des acheteurs plébiscitent d'ailleurs les applications en mode SaaS (46%), des logiciels agiles qui évoluent au rythme des services.

Du côté de la "procédure" utilisée, les services achats souhaiteraient développer l'usage des procédures "express" ou simplifiées,qui offrent plus de souplesse aux acheteurs.

L'environnement évolutif du monde de l'achat oblige les acheteurs à monter en compétence régulièrement et à maîtriser de nouveaux aspects économiques, réglementaires et technologiques. C'est pourquoi les acheteurs souhaitent pouvoir non seulement développer leur connaissance sur les techniques achats (56%) mais aussi mettre en place des outils commes les guides internes (44%) pour harmoniser et sécuriser les pratiques.

Les outils incontournables des acheteurs en 2017

Choisir les bons outils est essentiel pour que les achats restent performants.

Pour les acheteurs, les grands changements amenés par la dématérialisation et la révolution digitale imposent la modernisation du SI achats. Voici ce que les acheteurs attendent des éditeurs SI en 2017 :

- Accompagner l'innovation

- Apporter plus d'agilité et de souplesse au sein du SI achats

- Améliorer et faciliter la collaboration interne comme externe

Selon l'étude réalisée par Iterop, les services souhaitent bénéficier d'outils agiles qui évoluent au rythme de leur environnement, facilite la communication et allègent les tâches administratives. En outre, les acheteurs ont évoqué des solutions de dématérialisation des processus achats(44%), des outils de collaboration (44%) et des solutions d'aide à la rédaction des marchés (38%).

Mais on ne saurait changer ce qu'on ne peut voir. Par conséquent, sans la représentation globale et détaillée de l'organisation du service, impossible d'identifier les changements à mettre en place. C'est pourquoi, 77% des acheteurs estiment qu'une solution de pilotage qui fournit une vision plus macro du système est essentielle.

En bref, une solution "d'orchestration" simple et efficace qui allie organisation, collaboration et dématérialisation

"Le plus important ce ne sont pas les applications achats et les documents qui alimentent votre SI, mais bien la pertinence du pilotage qui les relie." Aurélien Codet de Boisse, co-fondateur d'Iterop.

L'outil qui orchestre le SI Achats : un GPS métier !

Le GPS à l'avantage de vous emmener du point A au point B en vous proposant soit le meilleur chemin possible, soit celui qui correspond le mieux à vos critères.

Plus d'un acheteur sur deux souhaitent intégrer un outil de pilotage stratégique au sein des services. Ici, il s'agit bien d'avoir une visibilité globale sur les achats et de connaître les "itinéraires" qui mènent du besoin initial à l'évaluation finale du fournisseur. En réalité, ces "itinéraires" correspondent aux processus achats, c'est-à-dire les routes empruntées chaque jour pour répondre aux besoins des prescripteurs.

Les processus vont guider les équipes plus sereinement dans leur travail et relier vos applications actuelles ainsi que vos documents de manière efficace et intelligente.

En conclusion, en adoptant une solution de gestion de processus agile qui coordonne, connecte et simplifie le SI achats, l'architecture du service devient plus claire, le fonctionnement est plus fluide et les directions achats peuvent accompagner petit à petit les équipes dans la transformation digitale du service.

Iterop lance une application dédiée aux acheteurs

Suite à cette étude, Iterop, expert en gestion de processus métiers, a créé un module entièrement dédié aux processus achats. Une cartographie basée sur les processus clés du monde de l'achat : expressions du besoin, négociation, contractualisation, évaluation des fournisseurs...

L'idée est de proposer des processus prêts à l'emploi afin que les équipes puissent tester gratuitement une solution de pilotage innovante et dessiner leur propre chemin.

Les bénéfices apportés :

- Une vision stratégique et opérationnelle en temps réel

- Des processus intelligents et personnalisés qui intègrent les acteurs, les documents et les applications utiles- Une collaboration plus simple et plus efficace (fournisseurs, prescripteurs...) et où toutes les données sont centralisées- Un outil qui réunit DSI et opérationnels

Pour en savoir plus : Découvrez en quelques clics votre espace achats !