Des outils qui s'adaptent et évoluent avec notre modèle d’organisation et nous permettent de faire efficacement notre travail..tel est le souhait de beaucoup. Dans la mesure où Processus et Workflows sont indispensables pour atteindre cette efficacité, arrêtons-nous un instant sur ces termes.

La confusion entre les termes Processus Métier et Workflows (flux de travail en français) est fréquente. Lorsque l’on soumet cette problématique à des collaborateurs, clients et partenaires, leur réaction générale est : « Est-ce que cela est important ? ».

Tous évoluent dans un écosystème et sont à la recherche d’outils qui puissent s’adapter à leur modèle d’organisation et évoluer avec lui.

Tous veulent simplement faire leur travail en étant le plus efficace possible, peu importe la terminologie.

Dans la mesure où Processus Métier et Workflows sont tous deux indispensables pour atteindre cette efficacité, il est intéressant de s’arrêter un instant sur cette question lexicale.

Définitions générales : Processus Métier, Gestion des Processus Métier et Workflows

Processus métier

Impliquant bien souvent différents départements, un processus métier est un ensemble d’activités liées qui transforme des éléments d’entrée en éléments de sortie pour produire un résultat opérationnel en appui d’une stratégie d’entreprise. (Ex: Processus de référencement d’un nouveau fournisseur, processus de création d’un contrat, processus pour les achats de service etc.).

Les processus peuvent être structurés et répétables ou non structurés et variables, ils peuvent aussi être centralisés ou décentralisés.

Gestion des Processus Métier ou Business Process Management (BPM) en anglais

Les définitions données ici sont plus complexes, et variables :

D’après Gartner

La gestion des processus métier (BPM) est une discipline qui utilise différentes méthodes pour découvrir, modéliser, analyser, mesurer, améliorer et optimiser les processus métier.
Bien que non requis, des logiciels sont bien souvent utilisés par les organisations pour gérer leurs processus. La gestion des processus métier est essentielle pour aligner les investissements technologiques/SI à la stratégie d’entreprise.

D’après le BPMInsitute.org

La gestion des processus métier (BPM) est définie comme étant l’amélioration et la gestion de bout en bout des processus métier d’une entreprise en vue d’obtenir trois résultats essentiels pour une entreprise axée sur la performance et orientée client :

• Clarté sur les orientations stratégiques
• Harmonisation des ressources de l’entreprise
• Discipline plus rigoureuse dans les opérations quotidiennes Il existe autant de variantes de ces définitions que d’organisations, mais pour l’essentiel, la substance reste la même : Faire converger les processus vers la stratégie et rendre leur fonctionnement plus efficace. 

Workflows

Les workflows, au sens logiciel permettent de modéliser « informatiquement » les processus métier. Ils sont utilisés pour automatiser et améliorer l’efficacité des activités d’une entreprise, et donc de ses processus métier.

En partant de ces définitions, vous pouvez constater que l’utilisation des termes «workflow», «processus métier» et «gestion des processus métier» se superpose.

Pourquoi Determine gère vos processus métier mieux que quiconque sur le marché

Chez Determine, nous avons conçu en pleine propriété un Framework incluant un moteur de gestion des processus métiers et de centralisation des données.

Ces deux éléments nous permettent d’offrir une gamme de services d’une puissance incroyable, taillée pour les défis de la prochaine décennie.

À la différence de beaucoup d’éditeurs sur le marché :

• Nous sommes capables de gérer des processus métier complexes, impliquant la gestion de plusieurs sous-processus métier en parallèle.
• Les processus métier sont gérés en temps réel, de manière dynamique et auto-adaptative dans la Plateforme Cloud Determine.

Soyons plus concret, prenons l’exemple d’un processus pour une simple demande d’achat à partir du catalogue d’un fournisseur :

Un utilisateur consulte un catalogue interne de l’entreprise pour acheter des ordinateurs, il sélectionne les articles souhaités, valide son panier et crée une demande d’achats.

Si la demande répond à certains critères définis préalablement (montant maximum d’achat autorisé ou achat fait sur une certaine catégorie) alors une approbation peut être nécessaire pour transformer la demande d’achats en une ou plusieurs commandes. La commande approuvée est ensuite réceptionnée et aboutit au traitement d’une facture par le service comptable. Les différents acteurs impliqués sont satisfaits, la procédure et les délais sont respectés. Nous venons de décrire un processus métier simple modélisé avec un workflow d’approbation et des workflows permettant d’automatiser le passage entre les différentes étapes du processus (Figure 1).

Dans Determine, ce même processus métier pour l’achat d’un ordinateur va déclencher toute une série d’actions en parallèles. Le budget est imputé automatiquement et en temps réel. Le suivi financier du contrat d'application est lui aussi impacté en temps réel. (Figure 2).

Tous ces détails peuvent sembler anodins pour un utilisateur, mais la capacité à relier ces éléments entre eux en temps réel relève du parcours du combattant pour bien des éditeurs. Et ce, surtout lorsqu’ils ne sont pas gérés et centralisés au sein d’une même Plateforme telle que Determine.

D’un processus métier simple… à un processus plus complexe

Si la demande initiale sort du cadre standard (l’ordinateur demandé n’est dans aucun des catalogues proposés), ce processus métier peut se transformer en un processus beaucoup plus complexe et demander un travail supplémentaire à l’acheteur déclenchant plusieurs sous-processus tels que:

• la création d'un événement sourcing;
• la création d’un nouveau contrat;
• le référencement d’un nouveau fournisseur;
• ou encore le déclenchement d’un nouveau workflow d’approbation.

Dans la plupart des SI achats du marché, la demande initiale sera bien souvent « noyée » à cause l’incapacité de ces systèmes à:

• gérer dynamiquement et en temps réel l'intéraction entre les différents sous-processus et workflows associés;
• rendre compte à chaque instant de l’avancée des actions, organiser le travail de chacun.

Revenons à nos moutons, « Est-ce que cela est important ? » Non seulement c’est important, mais c’est même primordial !

En particulier pour celles et ceux à la recherche d’une solution unique de gestion des achats, des contrats, des flux de dépenses tout en gardant une parfaite maîtrise de leur panel fournisseurs et des risques.

En comparant plusieurs éditeurs, n’oubliez pas de poser les bonnes questions…Au-delà de la simple liste de fonctionnalités, quelle valeur ajoutée stratégique attendez-vous de la mise en place d'une solution?