Les 3 étapes clefs pour bien choisir son SI Achats

Bien que les SI Achats ne soient pas nouveau sur le marché, l’implémentation d’un SI achats reste nouveau pour beaucoup d’entre nous. Que vous introduisiez la première plateforme de bout en bout de l’entreprise ou que vous ajoutiez de nouvelles fonctionnalités à une plateforme existante.

Bien choisir son SI Achats relève souvent du parcours du combattant et bien que ce type de logiciel ne soit pas nouveau sur le marché,  l’implémentation d’un SI achats reste nouveau pour beaucoup d’entre nous. Que vous introduisiez la première plateforme de bout en bout de l’entreprise ou que vous ajoutiez de nouvelles fonctionnalités à une plateforme existante (p. ex. gestion des contrats, gestion des informations fournisseurs), préparer une analyse de rentabilité solide aidera à convaincre les décisionnaires et à améliorer le processus de sélection. Défendre votre point de vue peut faire toute la différence et vous permettre d’obtenir le feu vert pour poursuivre le processus ou, au contraire, cela peut susciter de plus amples débats.

J’entends systématiquement les mêmes questions sur la sélection d’un SI achats: Par où commencer? Qu’est-ce qui doit être inclus dans une analyse de rentabilité? Si vous ne répondez pas à ces questions au cours du processus, vous risquez d’acheter le mauvais produit.

Les 3 « D » bien choisir son SI Achats:

1. DÉFINIR

Commençons par étudier le statu quo, en nous concentrant sur les personnes (achats, utilisateurs occasionnels, parties prenantes internes, équipe informatique, fournisseurs) et le processus, pour déterminer pourquoi la nouvelle technologie est requise. N’oubliez pas de tenir compte des interruptions ou risques potentiels et, surtout, des coûts prévus. Vous n’aurez pas encore choisi la solution à mettre en œuvre en interne, le coût estimé n’a donc pas à être un chiffre fixe. Portez-vous plutôt sur une fourchette présentant les critères requis, en fonction de vos recherches, et arrêtez-vous sur quelques solutions possibles.

L’essentiel est de bien vous informer. Préparez-vous à répondre aux questions et montrez votre volonté de prendre les choses en main si aucune ressource de l’entreprise ne vous a été attribuée dans un premier temps.

Concentrez-vous systématiquement sur le besoin métier auquel la nouvelle technologie répondra. Pointez du doigt un problème qui ne peut pas être résolu sans une technologie spécifique et pensez aux tâches transactionnelles ou administratives effectuées qui pourraient être automatisées car sans grande valeur ajoutée. Recueillez des témoignages justifiant du besoin, et consignez toute tentative de résolution du problème. Cela montrera que vous ne recherchez pas une technologie provisoire pour un problème qui pourrait être résolu avec la mise en place de politiques ou solutions alternatives.

2. DISCUTER

Tandis que vous vous préparez pour la réunion d’approbation, ne faites pas comme si vous connaissiez déjà les réponses aux questions. La mission première des équipes dirigeantes est de prendre des décisions ; fournissez-leur les informations et fonctionnalités dont elles ont besoin pour être efficaces, mais ne les dépossédez pas de leur rôle décisionnel.
Décrivez ce que vous considérez comme les objectifs, les priorités et les exigences liées à la gestion du changement. Ensuite, vous pouvez demander à votre équipe dirigeante de compléter/peaufiner le projet selon son point de vue, ou de valider le projet.

Attention : usez de prudence lorsque vous demanderez l’approbation pour acheter une solution Achats. Tenez compte de la personnalité, des priorités et des intérêts de chaque acteur clef interne avant la présentation officielle de l’analyse de rentabilité. Le cas échéant, intégrez ces personnes au processus avant la prise de décision en leur demandant des informations ou commentaires.

Vous ne pouvez pas attester de l’adéquation ou de l’efficacité de la technologie si vous ne l’avez pas vue en action. Commencez par une vue d’ensemble avant d’affiner vos besoins, et regardez de TRÈS nombreuses démonstrations avant d’établir une présélection. Soyez un participant actif lors des démonstrations, et non un spectateur passif.

Demandez-vous :

• Cela résout-il mes principaux soucis ?
• Puis-je imaginer la façon dont cela répondra à nos besoins uniques ?
• Qu’est-ce que l’ensemble des groupes d’utilisateurs de mon entreprise pensera de l’application?
• L’interface utilisateur est importante, mais ce n’est qu’une infime partie de la solution. L’aspect fonctionnel déterminera la réussite et l’adoption de la technologie que vous sélectionnez. Après tout, un déploiement réussi est vain si tous les groupes d’utilisateurs ne se servent pas du SI Achats.

Gardez à l’esprit que vous ne sélectionnez pas une technologie temporaire. Votre équipe prévoit-elle de se développer, en termes d’effectif ou d’approche? L’organisation va-t-elle croître? La technologie est-elle suffisamment flexible et évolutive pour suivre votre rythme? Pour bien choisir son SI Achats il faut donc tenir compte des évolutions futures de la société et de ses équipes.

3. DÉLIVRER

Une fois le processus de sélection et la mise en œuvre lancés, il est essentiel de fournir les résultats escomptés ET de dire à toutes les parties concernées que vous l’avez fait. Toutes les personnes qui ont joué un rôle (même secondaire) dans le processus doivent être tenues informées. Toutes les mises à jour doivent se concentrer sur les besoins métiers de l’entreprise, plutôt que les détails techniques. Souvent, les Achats ont tendance à se concentrer sur le travail en cours, et nous en oublions de communiquer régulièrement. Vous devez impérativement vous assurer que l’équipe dirigeante dispose des informations justifiant du bien-fondé de l’achat d’une solution.

Les questions post-mise en œuvre les plus épineuses auxquelles les Achats doivent répondre concernent le ROI. Réfléchissez aux raisons fournies en premier lieu pour justifier la demande de technologie (obstacles au processus ou inefficacités transactionnelles) et considérez les améliorations comme un retour sur investissement.
Si l’on a demandé à votre équipe Achats d’apporter davantage de valeur ajoutée, le ROI doit le refléter. Identifiez ce que vous pouvez faire maintenant et qui n’était pas possible auparavant, ou la nouvelle source d’information/d’audit désormais disponible pour l’entreprise du fait de l’automatisation centralisée.

Bien que l’équipe dirigeante soit la partie prenante clé tout au long du processus de sélection et d’approbation, les Achats doivent se concentrer sur le reste de l’organisation à la suite de la mise en œuvre. Obtenir l’approbation est une chose, garantir l’adoption en est une autre. Les Achats doivent fournir la même énergie lors du lancement du projet.

Voici quelques conseils pour vous assurer que votre mise en œuvre bénéficie à l’intégralité de l’organisation :

• Communiquer ne constitue qu’un seul des composants du processus. Pour accroître le niveau d’adoption, considérez chaque utilisateur de l’organisation comme un élément clé, et fournissez un rapport de progression.
• Aussi efficace que puisse être un message, il ne compensera jamais un manque d’harmonisation. Si vous attendez le déploiement pour évaluer l’adéquation de la technologie avec le processus existant, il sera trop tard. La capacité de la technologie à s’adapter au fonctionnement de votre entreprise doit être prise en compte lors du processus de sélection ; vous ne devez pas y songer après coup.
• Ceci étant dit, il est important de bien réfléchir à la façon dont fonctionne l’organisation, car plusieurs services peuvent être impliqués dans le processus. Si la technologie offre l’opportunité de l’améliorer, adressez-vous aux initiateurs de ces processus et obtenez leur adhésion.
• Même les plans les mieux conçus ne peuvent pas permettre d’anticiper toutes les situations. La mise en œuvre constituera le premier test de flexibilité de votre technologie, qui sera à nouveau mise à l’épreuve par la suite. La réussite à long terme de la solution sera étroitement liée à son étendue et son agilité. Et l’on peut espérer que le choix de la solution sera motivé par l’élaboration de l’analyse de rentabilité et la description des exigences effectuées en amont.

Si vous avez déjà investi dans une solution ou une suite par le passé, votre organisation s’est peut-être développée ou diversifiée et cette solution n’est peut-être plus adaptée. En outre, la technologie s’améliore constamment. Il est possible que vous en soyez au stade où une mise à niveau s’impose. Dans la deuxième partie, j’expose les stratégies concernant les éléments à prendre en compte et j’explique comment justifier l’intérêt de disposer des ressources qui mettront les outils adaptés en place.

Pour plus d’informations sur la technologie Determine et comment celle-ci s’adapte à la complexité et l’évolutivité de votre organisation, demandez-nous une démo gratuite.