Procure-to-Pay : les avantages de l’automatisation du P2P

Les entreprises qui réussissent le savent : dans l’économie actuelle, il est essentiel d’adopter une approche holistique sur toutes les facettes de ses activités.

Cela change la façon dont les tâches sont exécutées, en particulier pour les fonctions Achats et Finance, dont les processus métiers sont répétitifs et chronophages. Dans ce nouvel article, découvrez à quoi ressemble l’automatisation du processus Procure-to-Pay et ses bénéfices.

À quoi ressemble l’automatisation du processus Procure-to-Pay

Voici les domaines où il peut être avantageux d’automatiser votre processus P2P.

• Demandes d’achat – un processus de demande automatisé peut vous faire gagner du temps sur l’identification des responsables et le délai de validation. L’automatisation peut transmettre les demandes directement aux bonnes personnes pour une autorisation rapide et facile.
• Bons de commande – l’automatisation du processus achat élimine une multitude de tâches manuelles telles que la saisie, l’envoi et la validation des bons de commande.
• Traitement des factures – la facturation comprend l’envoi, la réception, le rapprochement et l’approbation des factures pour les biens et services reçus. Les factures doivent faire l’objet d’un rapprochement à trois facteurs pour s’assurer que le bon de commande, la facture et le bon de réception sont tous corrects. L’automatisation du processus de facturation permet la saisie automatique des informations de facturation, ce qui réduit le risque que le processus soit ralenti en raison d’une erreur humaine.
• Paiement – dans de nombreux cas, le logiciel d’automatisation peut être intégré à un système ERP existant, de sorte que les paiements peuvent être automatiquement envoyés aux fournisseurs une fois qu’une facture est approuvée.

Quels sont les avantages de l’automatisation des processus

L’automatisation de vos processus Procure-to-Pay offre un large éventail d’avantages pour les achats et les écritures comptables. Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d’améliorations pour votre entreprise. Pour des informations plus détaillées, consultez le Guide de référence ultime des directeurs financiers pour le processus P2P.

1. Rationalisez vos workflows de processus achat – Le logiciel d’achats fournit une connectivité dans toute l’organisation afin que les demandes soient effectuées et approuvées plus rapidement, que les fournisseurs appropriés soient sélectionnés en fonction des données et que les bons de commande soient générés et envoyés aux fournisseurs… le tout par voie électronique, avec un suivi facile.
2. Réduisez les coûts de traitement des factures jusqu’à 80% – La dématérialisation réduit le temps ainsi que les coûts de traitement et permet aux collaborateurs de l’entreprise de se concentrer sur des initiatives plus stratégiques, plutôt que sur des tâches répétitives mieux accomplies par l’automatisation.
3. Obtenez une visibilité totale – Une solution P2P offre une visibilité tout au long de la chaîne d’approvisionnement, permettant aux acheteurs et aux fournisseurs de consulter l’état de validation des factures en temps réel.
4. Gérez les exceptions plus efficacement – Avec le traitement direct de la plupart des factures, les exceptions peuvent recevoir l’attention qu’elles méritent et être résolues plus rapidement.
5. Améliorez vos relations fournisseurs – En utilisant le portail fournisseur, les fournisseurs peuvent savoir quand ils recevront le paiement et consulter les informations nécessaires pour prendre de meilleures décisions. Vous pouvez également commencer à bénéficier d’avantages tels que des remises pour paiement anticipé.
6. Tirez parti de votre pouvoir de négociation – Lorsque les fournisseurs ont confiance en leur statut de paiement, ils peuvent être disposés à offrir des conditions plus avantageuses aux acheteurs, tout en s’assurant qu’ils disposent des revenus dont ils ont besoin pour développer leur activité.
7. Collectez des données pour une meilleure prise de décision – Les solutions P2P robustes offrent des fonctionnalités de reporting à la demande efficaces. En utilisant les données en temps réel et historiques fournies, les entreprises peuvent mieux contrôler leurs flux de trésorerie et leur fonds de roulement.

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