Processus Achats : l’exemple à suivre (Partie 1)

Les achats impliquent bien plus de choses qu’une simple fonction support qui négocie les prix des matières premières, des biens et des services dont l’entreprise a besoin.

Dans un environnement mondialisé, les achats doivent être considérés comme un atout stratégique pour la gestion de la chaîne d’approvisionnement; un atout qui peut réduire les coûts, faire progresser l’innovation et aider l’entreprise à atteindre ses objectifs business.

Le cycle d’approvisionnement comprend un certain nombre d’étapes qui doivent être suivies pour garantir le respect des prix, des conditions et de la conformité tout au long du processus Achats.

Qu’est-ce que les achats ?

Fondamentalement, et dans sa définition la plus simple, la fonction Achats est un processus commercial par lequel des biens et des services sont achetés, ce qui en fait un acteur à part entière de la chaîne d’approvisionnement B2B. Souvent, les collaborateurs ne font pas de distinction entre le processus achat global et l’acte d’achat. En réalité, cet acte est une composante parmi d’autres au sein du cycle de vie des achats.

Le processus global est complexe et comprend l’identification des besoins, la réduction des coûts et du temps, la recherche d’efficacité et le respect de la conformité et le maintien de bonnes relations avec les fournisseurs.

À quoi ressemble le processus d’achat ?

Chaque fonction au sein d’une entreprise doit avoir une stratégie, un moyen efficace et efficient de répondre aux besoins de l’organisation et d’atteindre ses objectifs. La stratégie d’achats doit être axée sur les moyens de rationaliser toutes les étapes du processus. La gestion des achats rend cela possible.

Comme indiqué ci-dessus, le processus d’achat est complexe. Si votre organisation utilise toujours des processus manuels et papier classiques, votre capacité à créer de la valeur, à gagner en efficacité, à améliorer la conformité et à réduire les coûts sera inutilement entravée.

Pour atteindre leurs objectifs, de nombreux services Achats se tournent vers l’automatisation, y compris la mise en œuvre d’un logiciel achat digital (e-procurement). Cette plateforme SaaS permet à une organisation d’automatiser l’ensemble de ses processus achat: gestion du catalogue, demandes d’achats, bons de commande (PO), facturation, approbation des factures et paiements, etc.

Étapes du processus d’achats

Il n’y a pas de modèle unique de processus d’achats : les étapes peuvent varier légèrement d’une entreprise à l’autre. Cependant, un bon cycle de vie des achats commence par la gestion du catalogue et se poursuit avec les demandes d’achats, les contrats, les demandes de devis (RFQ)/appels d’offres (RFP), les achats directs et/ou les enchères, les bons de commande (PO) et la réception des marchandises.

Mais pour rendre le processus d’approvisionnement vraiment efficace, efficient et complet, ces étapes doivent être traitées en collaboration avec les écritures comptables (Accounts Payable, AP) et inclure la facturation électronique, la correspondance à trois facteurs et les paiements.

Voici les étapes essentielles du processus d’approvisionnement :

1. Mettre en œuvre le flux de travail d’automatisation

Bien que chacune des étapes suivantes puisse se produire avec ou sans automatisation, le fait est que le logiciel d’achats automatise le flux de travail, éliminant ainsi la plupart des erreurs manuelles. Il rationalise également la fonction d’achat, aide à contrôler les dépenses et à augmenter les économies, réduit les risques, raccourcit le cycle d’achat et atténue les risques de dépenses incontrôlées (hors contrat).

Plutôt que de gérer des processus papier et manuels, l’e-Achats permet aux acheteurs et aux fournisseurs de faire leurs transactions sur Internet. Contrairement à l’e-commerce, ces systèmes ne sont généralement disponibles que pour les utilisateurs enregistrés, et non pour le grand public. En créant un lien direct entre les acheteurs et leurs fournisseurs, et en utilisant?l’échange électronique de données (EDI), les étapes de la transaction sont rationalisées et les parties prenantes peuvent visualiser toutes les actions en temps réel.

2. Superviser la gestion des catalogues

Avant l’envoi de la première demande d’achats et la création du premier bon de commande, il est essentiel de savoir quels fournisseurs/vendeurs ont été sélectionnés et approuvés pour de futures transactions. Cela permettra de gagner énormément de temps sur la recherche de fournisseurs lorsque les demandes d’achats arrivent.

Les directions des achats sont responsables de la maintenance, de la gestion et de la mise à jour de ce catalogue. Vous pouvez imaginer à quel point cela peut être long et laborieux si vous utilisez encore des processus hérités. Le logiciel d’achats doit inclure un composant de Gestion de catalogue qui sera convivial et reproduira l’expérience d’achat en ligne que la plupart des consommateurs apprécient déjà. Une solution d’achats robuste permettra généralement aux fournisseurs de maintenir et de mettre à jour leurs catalogues directement dans le système, ce qui leur fera gagner encore plus de temps tout en garantissant l’exactitude des informations.

3. Évaluer les besoins

Qu’il s’agisse de commandes récurrentes de biens ou de services, de nouveaux produits à acheter ou de commandes ponctuelles, il est nécessaire de savoir ce qui doit être commandé.
Les responsables des achats et fonctionnels, ainsi que les chefs de service, ont généralement le pouvoir de procéder à cette évaluation.

4. Envoyer une demande d’achats

Une fois qu’un besoin est identifié, le demandeur (qui peut être une personne au sein de l’entreprise avec un pouvoir limité, mais avec un besoin reconnu) fait une demande d’achats. Cela peut se faire manuellement, par écrit ou par voie électronique via le logiciel d’e-Achats de l’entreprise. La demande doit contenir autant d’informations que possible pour garantir que le bon produit est commandé dans la bonne quantité.

Selon les processus de l’entreprise, cette demande sera examinée par les chefs de service et/ou les responsables des achats et, si elle est approuvée, un bon de commande (PO) sera créé.

5. Créer un bon de commande (PO)

La création du bon de commande a lieu une fois la demande approuvée. Le numéro de bon de commande doit être unique et, comme pour d’autres fonctions, la gestion de cette tâche à l’aide de processus papier et manuels peut entraîner des erreurs involontaires. Le service Achats pourrait en effet saisir des informations incorrectes qui finiront par créer des problèmes, si la facture reçue ne correspond pas au bon de commande.

Les bons de commande électroniques éliminent ce problème. Un système e-Achats cloud fournira un flux de travail demande>PO>fournisseur qui sera automatiquement audité, validé et exempt d’erreurs.

6. Envoyer des demandes de devis

Si vous utilisez un catalogue de fournisseurs, vous devriez être en mesure d’identifier les fournisseurs les mieux placés pour exécuter votre commande. Vous pouvez également rechercher d’autres vendeurs potentiels si votre fournisseur rencontre des problèmes pour la traiter.

Une fois qu’une demande est approuvée, le service Achats peut envoyer des RFQ (demandes de devis) ou, lors de l’achat d’un service, des RFP (appels d’offres). Le nombre de fournisseurs contactés doit être suffisant pour procéder à une comparaison des propositions, mais pas excessif pour ne pas perdre de temps.

Le service Achats ne devrait pas se limiter au prix lors de l’évaluation de l’attribution d’un contrat à un fournisseur spécifique. Il convient également d’étudier les risques, pour s’assurer que les fournisseurs peuvent exécuter la commande dans les délais et qu’ils disposent d’un bon historique de conformité.

7. Négocier le contrat et transmettre le bon de commande

Une fois le fournisseur choisi par le service Achats, il faut négocier le prix, les conditions, la date de livraison et les enjeux de conformité. Une fois l’accord trouvé, les deux parties signent un contrat et un bon de commande est envoyé.

Dans certains cas, les entreprises signent des contrats à commande ouverte couvrant une large gamme de produits et services spécifiés. Avec l’autorisation des cadres supérieurs, le service Achats peut alors s’affranchir du flux de travail de validation pour les demandes et les bons de commande. Ce processus est beaucoup plus facile avec une solution e-Achats.

8. Recevoir les marchandises

Une fois qu’un envoi est reçu, il doit être contrôlé pour déterminer si la commande correspond au bon de commande, dans le respect des seuils de tolérance figurant dans le contrat. Les contrats incluent souvent des tolérances de quantité commandée qui stipulent un pourcentage, supérieur ou inférieur à la quantité commandée, qui est accepté.

Si l’expédition correspond, toutes les informations sur les lignes achats doivent être saisies dans le système pour permettre aux écritures comptables de relier la facture du fournisseur à la fois au bon de commande et à la réception des marchandises. Si le produit est endommagé ou ne correspond pas au bon de commande (mauvais articles, articles manquants), la livraison peut être refusée.

Pour les entreprises qui n’ont pas nécessairement de services de réception complets, cette tâche sera généralement effectuée par un collaborateur du service Achats. Il est essentiel que les expéditions soient saisies dans le système le plus rapidement possible, car l’AP recevra souvent la facture du fournisseur avant la livraison de la commande.

Le processus d’achat de services est généralement identique, bien que les étapes exactes de vérification de la qualité de la prestation de services puissent varier d’une entreprise à l’autre.

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