Processus Achats : Comprendre le cycle de vie des achats (Partie 2)

Dans la première partie de cet article, nous avons détaillé les différentes étapes du processus Achats et le rôle de la Direction Achats pour réduire les coûts, faire progresser l’innovation et aider l’entreprise à atteindre ses objectifs business.

Dans cette seconde partie, nous découvrirons les différents types d’achats et les complexités qu’ils comportent. Puis nous vous donnerons quelques conseils et les meilleurs moyens d’optimiser votre stratégie et le cycle de vie des achats.

Directs, indirects, sauvages… quels sont les différents types d’achats

Il existe également différents types d’achats qui ont leurs propres enjeux: achats directs, achats indirects et achats sauvages et les achats de services.

Achats directs

Il s’agit des matériaux nécessaires à la fabrication du produit ou service vendu; par exemple, les puces et les processeurs nécessaires aux fabricants de smartphones et d’appareils électroniques, ou les matériaux de construction comme le contreplaqué, les camions et les outils utilisés par les entreprises de bâtiment.

Étant donné que ces produits/matériaux sont toujours nécessaires à la continuité des activités, le service Achats s’appuie généralement sur une liste de fournisseurs de longue date pour obtenir ces produits essentiels. Cela permet de consacrer moins de temps au sourcing et aux négociations de contrat. De plus, les achats directs sont presque toujours centralisés, ce qui permet de contrôler les dépenses.

Achats indirects

De nombreux services ou produits sont essentiels au bon fonctionnement de l’entreprise au quotidien, notamment les fournitures et le mobilier de bureau, le matériel et les logiciels informatiques, les produits de nettoyage, les services de conciergerie et de télécommunications, etc.

Bien que nécessaires, ces dépenses ne sont pas directement incluses dans le coût des marchandises vendues d’un produit ou d’un service et ne s’ajoutent donc pas au résultat de l’entreprise. Pour cette raison, les achats indirects subissent souvent moins de surveillance et, malheureusement, moins de contrôle sur les flux de trésorerie. Cela peut être dangereux, car ces biens et services peuvent représenter entre 15 et 30% des dépenses annuelles d’une entreprise.

Même avec une surveillance moindre, les achats indirects devraient se faire avec des fournisseurs sous contrat à des prix et conditions convenus. L’entreprise doit également mettre en place des procédures pour garantir que les équipes AP, Finances et Achats ont une visibilité sur les flux de trésorerie. Mais des problèmes tels que la décentralisation et une liste potentiellement longue de fournisseurs peuvent limiter le contrôle.

Achats sauvages

Il s’agit d’un sous-ensemble d’achats indirects, également connu sous le nom de «dépenses indésirables», «dépenses secondaires» et «dark purchasing». Il s’agit d’une situation où un employé sort du processus normal pour acheter les articles nécessaires. Cela se produit souvent dans les entreprises exploitant plusieurs sites, avec un manque de protocoles de processus. Voici quelques-uns des problèmes qui favorisent les dépenses incontrôlées.

• Décentralisation– Lorsqu’il s’agit d’articles comme les fournitures de bureau et les services de maintenance, le site a besoin de ce dont il a besoin, quand il en a besoin. À terme, les achats finissent par être gérés par plusieurs parties prenantes qui ne communiquent pas nécessairement en continu avec l’équipe Achats de l’entreprise. Et ces achats sont souvent ponctuels et hors contrat.
• Manque de visibilité – Les articles peuvent être commandés sans que l’équipe corporate ait une visibilité sur cette commande. L’envoi arrive au lieu de commande et, si cette commande n’est jamais marquée comme reçue, l’AP recevra une facture qu’elle ne pourra pas vérifier facilement et rapidement. L’absence de visibilité rend le contrôle des dépenses et des flux de trésorerie extrêmement difficile, voire impossible.
• Relations avec les fournisseurs– Compte tenu du nombre d’articles et de services qui relèvent des opérations quotidiennes, les fournisseurs de biens indirects sont l’inverse de la règle des 80/20, où 80% des biens proviennent de 20% des fournisseurs. Avec les dépenses incontrôlées, 20% des marchandises proviennent de 80% des fournisseurs. Entretenir des relations avec autant de fournisseurs est pour le moins difficile.

Achats de services

La plus grande différence entre l’achat de produits et de services est qu’il est très difficile de catégoriser clairement les achats de services. Cela nécessite un tout nouvel ensemble de critères en termes de paramètres de projet, d’évaluation de la qualité, de qualifications, de contrats, de livraison, etc. L’achat de services est beaucoup plus complexe, parce que le processus est complètement différent et qu’il existe un éventail beaucoup plus large de fonctionnalités et de résultats associés aux fournisseurs de services.

Nos meilleurs conseils pour améliorer votre cycle de vie des achats

Une fois que vous comprenez à quel point le processus d’achats peut être complexe, il devient essentiel de trouver des moyens d’optimiser votre stratégie et vos processus d’achats. Voici quelques conseils:

1. Automatisez au maximum – J’ai expliqué comment l’automatisation de vos processus via une solution e-Achats peut rationaliser vos processus et vous offrir un meilleur contrôle sur chaque étape du processus de transaction. Votre équipe Achats bénéficiera d’une visibilité totale sur l’état de chaque commande, réduisant ainsi le temps passé à communiquer par téléphone et par e-mail avec les fournisseurs.
2. Centralisez vos données – Pour assurer l’exactitude et le contrôle de toutes les transactions B2B, les équipes Achats,Gestion des contrats et AP doivent avoir une visibilité sur toutes les données pertinentes, des informations sur le fournisseur au statut de la facture. Cela peut relever de l’impossible si vous utilisez encore des documents papier qui peuvent exister à divers endroits. En digitalisant toutes les informations et en permettant à toutes les parties prenantes pertinentes d’y accéder, vous éliminerez le risque d’erreurs et de retards de paiement.
3. Standardisez vos processus– Comme je l’ai dit plus tôt, les processus d’achats ne sont pas monolithiques. Quel que soit votre fonctionnement, il est essentiel de standardiser ces procédures et vos politiques à l’échelle de votre organisation, surtout si vous exploitez plusieurs sites. Assurez-vous que ces processus sont communiqués à tous les responsables et collaborateurs autorisés à faire des achats. La direction doit également établir des repères pour tester le fonctionnement des processus et les ajuster au besoin.
4. Évitez la rupture de stock– Depuis plusieurs années, les entreprises ont tendance à privilégier la gestion d’inventaire just-in-time, pour éviter les coûts associés aux stocks qui restent longtemps dans leurs installations. La COVID-19 a remis en question cette approche: de nombreuses organisations ont fait face à des pénuries de matériaux et de produits nécessaires à leur activité. Et les produits disponibles sont plus chers qu’avant.
5. Améliorez vos relations fournisseurs – Que vous évaluiez les achats de biens ou de services, il est toujours judicieux de considérer et de traiter les fournisseurs comme des partenaires stratégiques. Bien que vous ayez besoin d’un nombre suffisant de fournisseurs pour couvrir n’importe quelle situation (pensez à la COVID), votre liste ne doit pas devenir incontrôlable. Trouver de nouveaux fournisseurs, vérifier leur capacité à exécuter vos commandes et les intégrer prend du temps et peut être coûteux. Le prix, bien qu’étant un élément vital, ne devrait pas être la seule mesure d’un bon fournisseur. En effet, lorsque vous avez besoin d’un produit ou d’un service, vous devez faire appel aux fournisseurs les plus fiables.

Les dangers d’un cycle de vie des achats non optimisé

Les entreprises qui n’ont pas de processus d’achats efficace peuvent non seulement réduire leur rentabilité, mais également limiter la valeur maximale que l’organisation devrait tirer de ses activités d’achats.

J’ai déjà dit à plusieurs reprises que l’automatisation des processus d’achats et l’utilisation d’un logiciel e-Achats peuvent éliminer de nombreux problèmes inhérents aux processus papier et manuels, mais il existe d’autres actions qui peuvent finir par devenir coûteuses. Ces problèmes incluent: des bons de commande mal saisis qui ne peuvent pas être associés à des factures; payer trop cher pour les marchandises en raison de l’absence de procédures standard; des retards de paiement entraînant des fournisseurs mécontents qui pourraient ne plus vous considérer comme un client «privilégié»; une perte de remises potentielles pour les achats effectués; etc.

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