Mettre à jour et élaborer vos processus achats

Si les Achats sont connus pour une chose, c’est leur affection pour les processus réglés comme du papier à musique.

L’attachement de la fonction Achats aux processus en a certainement dérangé plus d’un au fil des ans, mais il a également contribué à la distinguer en tant qu’entité fiable et stratégique. Aucune entité n’est mieux équipée pour mettre les trains sur les rails et s’assurer qu’ils y restent.

Développer et maintenir une performance au top

N’oubliez pas qu’il n’existe pas de stratégie universelle pour mettre en œuvre des processus et assurer la conformité. Vos opérations varieront en fonction de votre maturité organisationnelle, de votre répartition géographique, de votre effectif, de votre stratégie achat et de la complexité de vos outils Achats.

Bien qu’un certain nombre de variables influencent les processus Achats, il est essentiel que le service n’accepte aucune variation une fois que ces processus sont établis.

Pour optimiser les flux de travail, réduire les durées de cycle et éviter les reprises, les équipes Achats doivent insister sur la cohérence dans la manière dont les biens et services sont recherchés, achetés et sous-traités.

Même des exceptions isolées enverront le mauvais message et saperont les efforts des Achats pour gagner le respect de la Direction.

Des réticences sont possibles, voire probables, mais un service Achats bien équipé ne devrait pas considérer cela comme un obstacle, plutôt comme une preuve qu’il fait bien son travail.

Comment créer un processus achats ?

Comme toute décision d’entreprise, les efforts déployés par les directions Achats pour élaborer de nouveaux processus et mettre à jour les processus existants doivent commencer par une période de recherche et d’introspection approfondies. Il faut commencer par poser les bonnes questions. Les éléments suivants doivent être pris en compte dans les processus aux deux extrémités du processus d’achats.

Ces considérations gagneront en spécificité à mesure que le service Achats passe de l’identification à la gestion du changement à long terme.

• Quels sont les besoins de l’entreprise et comment ceux-ci se déclinent-ils aux Achats ?
• Quels sont les objectifs de la direction Achats ?
• Quels sont les facteurs de risque dont le service Achats doit s’occuper ?
• Comment les décisions sont-elles prises ?
• Un nouveau processus réduira-t-il les perturbations ou en créera-t-il davantage ?
• Comment les rôles et les responsabilités sont-ils répartis ?
• Quel est le niveau de service visé par l’organisation ?
• Comment le processus s’intègre-t-il aux autres ? Quelles étapes clés du processus achats doivent être prises en compte ?
• D’autres groupes appliquent-ils des processus similaires ?

Les étapes du processus d’achats appelés aussi sous-processus

Processus d’analyse des dépenses

Aucune initiative de transformation (et aucune initiative de quelque nature que ce soit, d’ailleurs) ne peut être lancée tant que le service Achats n’exploite pas correctement ses données de dépenses. La fonction ne peut pas chercher à réaliser des économies ou à consolider les fournisseurs sans disposer de données sur les achats pour guider ses décisions.

N’oubliez pas cependant que les données en elles-mêmes ne sont pas d’une grande utilité pour les Achats. En segmentant les dépenses en sous-groupes, le service Achats peut commencer à identifier des opportunités et transformer les informations brutes en actions décisives.

Facteurs importants à prendre en compte :

• Les sources de données sont-elles disparates ?
• Comprenez-vous bien votre profil de dépenses ?
• Quel département de votre entreprise comptabilise le plus de dépenses (en nombre et en montant) ?
• Quelles tendances pouvez-vous observer dans vos données de dépenses ?

Avantages

• Une approche plus globale et stratégique de la gestion des dépenses
• Prise de décision éclairée tout au long du processus d’appel d’offres
• Fonds de roulement optimisé
• Meilleure gestion des risques
• Accès à des opportunités spécifiques à une catégorie
• Réduction des dépenses incontrôlées
• Analyses comparatives pour évaluer les performances du service Achats

Processus de gestion des appels d’offres

Les équipes Achats performantes déploient un processus standardisé pour les dépenses stratégiques. Reproductible et durable, ce processus permet de minimiser les inefficacités et de jeter les bases d’une compréhension plus nuancée du rôle essentiel de la fonction. En tant que meilleure pratique, les entreprises devraient établir des procédures opérationnelles normalisées (SOP) et les communiquer à l’ensemble du service Achats.

Le partage d’une SOP permettra à chaque membre de l’équipe de comprendre son rôle unique, permettra de réduire les reprises de travail et optimisera les durées de cycle. Bien qu’il ne s’agisse là que d’une étape parmi d’autres dans l’instauration d’une culture de partage transparent et constructif des connaissances, son importance est primordiale. Grâce aux SOP, les membres de l’équipe peuvent appliquer les processus de votre choix pour faire du service Achats un gestionnaire de catégorie dévoué et efficace.

Facteurs importants à prendre en compte :

• Quel est l’objectif principal des processus d’appels d’offres et de sourcing fournisseurs ?
• Une structure de gestion des catégories a-t-elle été mise en place ?
• Quel est le rôle de chaque département dans le processus ?

Avantages

• Visibilité accrue sur la base de fournisseurs
• Fonction Achats proactive plutôt que réactive
• Décisions achats plus éclairées et plus stratégiques
• Relations plus fortes avec des fournisseurs plus fiables
• Opérations rationalisées
• Valeur optimisée pour chaque euro dépensé

Processus de gestion des contrats

Les équipes Achats efficaces s’appuient sur des processus clairs et cohérents pour gérer le cycle de vie de leurs contrats. L’adoption d’une approche proactive et pratique permet aux entreprises d’être prêtes pour les dates critiques telles que les expirations et les reconductions tacites. Le processus se déroule sans heurts lorsque le service Achats utilise des outils et des modèles pour tenir les membres de l’équipe informés et raccourcir le cycle Source-to-Contrat.

Malheureusement, beaucoup d’organisations se concentrent exclusivement sur ce qui se passe avant la signature de leurs contrats. Nombre d’entre elles oublient même complètement la conformité et la gestion à long terme. Une approche plus stratégique garantit non seulement de meilleures conditions et de meilleurs prix, mais permet aussi à votre équipe de se tenir au courant des informations pertinentes, comme la conformité vis-à-vis de la législation et de son évolution (RSE, Sapin II, Devoir de vigilance, RGPD, etc.).

Facteurs importants à prendre en compte :

• Des politiques sont-elles en place pour guider les utilisateurs finaux ?
• Les différentes étapes de la contractualisation avec vos fournisseurs sont-elles clairement énoncées ?
• Quels sont les outils et les modèles disponibles ?
• Les rôles et responsabilités de tous les participants sont-ils définis ?

Avantages

• Évite les litiges liés au non-respect des contrats
• Évite les pénalités financières liées à un comportement illégal ou contraire à l’éthique de la part des fournisseurs
• Offre une plus grande valeur ajoutée aux clients
• Réduction des coûts et des durées de cycle associés aux contrats

Processus de gestion des fournisseurs

Le travail de la direction Achats ne se termine pas une fois le contrat signé. Il est essentiel d’évaluer les relations avec les fournisseurs et de s’assurer qu’elles restent fructueuses. Un programme de gestion des relations fournisseurs efficace mettra l’accent sur le respect mutuel et favorisera une culture d’amélioration continue des processus. Cela permettra à la relation d’évoluer vers un partenariat stratégique et de garantir que les deux parties se servent mutuellement de manière efficace.

Le maintien de lignes de communication ouvertes permet de s’assurer que les nouveaux fournisseurs et les fournisseurs existants connaissent parfaitement le fonctionnement interne de votre fonction Achats et de l’organisation dans son ensemble. Grâce à ce niveau de visibilité, ils répartiront leurs ressources de manière plus performante et répondront plus efficacement à vos principales préoccupations.

Facteurs importants à prendre en compte :

• Comment s’effectue la recherche de nouveaux fournisseurs ?
• Comment la performance des fournisseurs est-elle mesurée ?
• L’organisation valorise-t-elle l’amélioration continue ?
• Comment l’évolution d’une année sur l’autre est-elle rapportée ?

Avantages

• Valeur ajoutée supplémentaire des fournisseurs stratégiques
• Prise de décision plus éclairée tout au long de la chaîne d’approvisionnement
• Réduction des coûts
• Opportunités d’innovation par les fournisseurs
• Gains d’efficacité des processus grâce à la consolidation de la base de fournisseurs
• Amélioration continue des processus

Processus Procure-to-Pay

Dès que les fournisseurs sont référencés et les contrats sont signés, les produits et services proposés par les fournisseurs peuvent être mis à disposition des prescripteurs afin qu’ils effectuent l’acte d’achat. La mise en œuvre du processus P2P va impacter toute l’organisation et pas seulement la Direction Achats. Il est donc primordial d’impliquer des key users de chaque direction métier afin de collaborer sur la création de nouveaux processus et la révision des processus existants. Ces processus doivent répondre à leurs besoins métiers et doivent être suffisamment intuitifs si vous souhaitez qu’ils soient adoptés par les utilisateurs.

Facteurs importants à prendre en compte pour améliorer vos processus achats 

• Comment les prescripteurs effectuent-ils leurs achats aujourd’hui ? Des politiques achats de l’entreprise sont-elles en place pour les guider dans leurs achats ?

• Quelles familles achats font déjà l’objet de procédures ? Ces procédures sont-elles efficaces ?
• Quelles nouvelles familles achats souhaitez-vous passer sous contrôle ?
• Quels rôles chaque acteur de la chaîne de valeur doit-il jouer à chaque étape du processus d’achats ? (demande d’achats, bon de commande, réception, traitement des factures)
• Les processus doivent-ils être adaptés en fonction du type d’achats, du métier, de la localisation géographique ou autre ?
• Comment mesurer l’efficacité de chaque processus ? A son taux d’adoption ? Aux retours des utilisateurs ? Au volume de dépenses passées sous contrôle ?

Avantages

• Gains d’efficacité
• Réduction des coûts
• Visibilité et traçabilité sur l’ensemble du flux achats pour toutes les parties prenantes (prescripteurs, acheteurs, comptabilité, contrôle de gestion…)
• Meilleure identification des opportunités d’économies
• Prise de décision plus éclairée tout au long de la chaîne d’approvisionnement
• Amélioration continue des processus

Vous l’aurez compris la mise en œuvre des différentes étapes du processus d’achat ne se fait pas en 1 jour. Chaque étape a ses enjeux, ses contraintes et ses bénéfices et aura donc son cahier des charges. A vous de voir par laquelle commencer en fonction des objectifs de votre entreprise et de ceux votre service Achats.

N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en savoir plus sur les solutions et services proposés par Corcentric pour optimiser et digitaliser le processus achats.