Logiciel de Gestion des Achats : Choix et Avantages

Sur le marché, vous trouverez pléthore d’éditeurs de Logiciel de Gestion des Achats. Il y en a pour toutes les tailles d’entreprises, pour tous les secteurs d’activité et pour tous les besoins. Comment s’y retrouver ?

Etape 1 : Bien définir vos objectifs

Vous souhaitez contrôler les dépenses, optimiser vos processus achats, améliorer vos relations fournisseurs ou mieux gérer vos appels d’offres ? Quelle partie du processus d’achats souhaitez-vous adresser ? Souhaitez-vous un outil purement Achats ou bien répondant aussi aux besoins de la Finance ?

Listez vos besoins dans un cahier des charges, classez-les par ordre d’importance (fonctionnalités clés attendues, interface avec votre ERP, etc.). Ce cahier des charges évoluera à mesure que vous discuterez avec différents éditeurs, il vous servira de base de discussion.

Etape 2 : Identifier les éditeurs de logiciel achat du marché

Certains éditeurs se spécialisent sur l’amont du processus d’achats appelé aussi le Source-to-Contract (sourcing, gestion fournisseurs, gestion des contrats), tandis que d’autres se spécialisent sur l’aval appelé Procure-to-Pay ou Purchase-to-Pay (e-procurement, dématérialisation des factures, gestion des écritures comptables). Enfin, certains éditeurs sont capables d’adresser l’ensemble de votre processus achats appelé aussi Source-to-Pay.

Lorsque vous faites vos recherches, choisissez les bons termes afin d’identifier la bonne solution de gestion et de digitalisation des achats . Voici un aperçu des fonctionnalités que vous pouvez attendre pour vous aider à orienter la discussion et demander en démo :

Le Source-to-Contract ou S2C

Le S2C correspond à la partie amont du processus achats et implique généralement les Directions Achats et Juridique.

Gestion des Fournisseurs

• La gestion des informations fournisseurs pour obtenir une vision complète de toutes les informations authentifiées et validées concernant vos fournisseurs à chaque étape de leur cycle de vie (référencement, notation, gestion des certifications, conformité, activités, etc.).
• La gestion des risques et de la performance fournisseurs qui vous permet de noter les fournisseurs selon une liste de critères de pondération personnalisables, de réaliser des enquêtes et de mettre en place un plan d’actions.
• Le portail fournisseurs qui offre un espace collaboratif à vos fournisseurs pour pour gérer les communications, mettre à jour leurs données et informations et gérer les activités en cours (catalogues, commandes, expéditions, factures, etc.).

e-Sourcing

• La gestion des appels d’offres (RFI, RFP, RFQ) de la définition de vos besoins au choix des bons fournisseurs (notation, grilles de cotations, attribution des contrats, etc.).
• La gestion de différents types d’enchères électroniques selon les critères que vous définissez (Enchères japonaises, anglaises, hollandaises, dynamiques et sous Excel).
• L’analyse et attribution des offres qui vous permet de noter les fournisseurs et de construire une analyse croisée offres/contraintes pour sélectionner les fournisseurs répondant le mieux aux besoins exprimés.

Gestion des Contrats

• La contrathèque qui vous permet de charger et centraliser tous vos contrats actifs dans une base de donnée unique et de gérer les renouvellements, les avenants, les obligations et l’analyse de vos contrats actifs. Demandez également quels types de contrats d’achats (récurrents, à commande ouverte, catalogue) sont gérés avec la solution et si l’application de ces contrats peut être suivie.
• La gestion du cycle de vie du contrat qui permet de collaborer  en ligne sur l’élaboration du contrats avec les différentes parties impliquées et de signer électroniquement le contrat.

Le Procure-to-Pay appelé aussi Purchase-to-Pay ou P2P

Le P2P correspond à la partie aval du processus achats et implique généralement les Directions Achats, Finance, Juridique et les Métiers. L’expérience utilisateur devrait être l’un des critères clef pour la sélection du bon logiciel d’achat.

e-Procurement

• La gestion des catalogues se fait préalablement à la demande d’achats. L’équipe Achats avec les fournisseurs mettent à disposition des demandeurs une liste de catalogues internes et externes (Punch-Out). Un bon outil de gestion des catalogues permet de gérer différentes versions, propose l’import de gabarit Excel et permet de classifier les familles achats.
• La demande d’achats permet aux clients internes de rechercher et sélectionner rapidement dans une liste de catalogues les articles et services dont ils ont besoin. Une solution avancée vous permettra de définir des centres de coûts et de redistribuer les lignes achats.
• La demande de devis est utile lorsque le client interne ne trouve pas ce qu’il recherche. Certaines solutions proposent au moment de la demande d’achats de faire une demande de devis, de l’adresser à plusieurs fournisseurs, de collaborer sur le devis et de l’attribuer.
• La gestion des commandes est l’étape de transformation des demandes d’achats en commandes fournisseurs après avoir été validées. Les solutions avancées vous permettent à cette étape du processus achats de gérer les commandes ouvertes et les modifications.
• La réception et la gestion des litiges est une étape souvent négligée du processus achats et pourtant importante. En proposant un maximum de scénarios de réception, les solutions avancées permettent de garantir la conformité et de réduire les litiges : réception automatique ou manuelle, réception complète/partielle, quantitative/qualitative, notation des réceptions et gestion des retours, etc.
• Les achats de services sont une catégorie achats un peu spéciale pouvant nécessiter des fonctionnalités spécifiques. N’hésitez pas à demander aux éditeurs comment ils gèrent les achats de services : saisie, approbation, suivi des feuilles de temps (hebdomadaire, heure par heure, par projet), rapprochement avec la commande, rapport d’activité et refacturation interne/externe

Traitement et dématérialisation des factures

• La réception des factures fournisseurs.  Une bonne solution vous permet de gérer les différents formats de réception des factures (papier, PDF structuré tel l’EDI, cXML ou Factur-X ou non structurés, les factures électroniques) et les différents canaux de réception (email, courrier, portail fournisseurs, web service). L’objectif étant de s’équiper d’une solution vous permettant de vous conformer à la Loi de Finance 2020.
• La digitalisation des factures vous permet d’éliminer les saisies manuelles redondantes, d’accélérer les circuits de traitement et de validation facture et de gérer de multiples scénarios tels quel la gestion des affectations, la gestion des factures sans commande, la gestion des écarts, des avoirs, des acomptes, du bon à payer et même la gestion de la réimputation analytique et comptable.
• La réconciliation automatique entre les bons de commandes, les bons de réception et les factures va prendre en compte de tous les cas de figure permettant de garantir un maximum de réconciliations automatiques grâce à des règles de traitement automatique (assignation, tolérance, etc.).
• La refacturation interne permet aux équipes comptables d’avoir la possibilité de refacturer chaque mois ou en fin d’année chaque direction de l’entreprise en fonction des prestations consommées. Tous les investissements et les coûts de fonctionnement sont ainsi directement rattachés à un métier de l’entreprise et valorisés.
• Les écritures comptables. Avec certaines solutions pensées pour les Achats et la Finance, il est possible de générer automatiquement différents lots d’écritures comptables en fonction de l’état d’avancement du flux achat (écritures de provisions, de réimputation et de refacturation).

Au-delà des fonctionnalités et bénéfices « classiques » attendus d’un logiciel de gestion des achats, , certains éditeurs vous proposent des tableaux de bord et des fonctionnalités supplémentaires plus orientées finance telles que :

• La planification et le suivi en temps réel des budgets
• La gestion de la répartition des coûts
• La gestion des taxes locales, européennes et internationales

Comme vous pouvez le constater, le champ des possibles des solutions achats est très large. Lors de la présélection des éditeurs, n’hésitez pas à demander de voir certaines fonctionnalités essentielles pour vous et posez des questions métiers et fonctionnelles pour évaluer le niveau d’expertise que vous avez en face.

Etape 3 : Le choix

Lorsque vous avez étudié les différentes solutions du marché, il est tant de faire votre choix.

Reprenez :

• Vos objectifs
• Votre cahier des charges fonctionnel et technique (interface ERP)
• Votre budget
• Votre planning

Evaluez :

• Votre degré de maturité pour connaître le niveau d’accompagnement nécessaire avant, pendant et après le projet
• L’équipe de l’éditeur en face, son niveau d’expertise métier et son niveau de maîtrise de la solution offerte. Evaluez aussi la capacité de ce dernier à vous accompagner aux étapes clefs

Ajoutez :

• Les KPI de réussite du projet
• Les références clientes que l’éditeur peut vous proposer
• L’équipe en interne qui sera en charge du projet
• Votre intuition : Avec qui avez-vous envie de travailler ? Avec qui l’équipe a-t-elle envie de travailler ?

Au-delà des aspects techniques et fonctionnels, pensez aux critères plus qualitatifs néanmoins tous aussi importants pour la réussite de votre projet.

Le logiciel d’achat Corcentric vous propose l’ensemble des fonctionnalités et bénéfices expliqués ci-dessus.

Nous proposons également un vrai programme d’accompagnement sur le long terme, avant, pendant et après votre projet pour s’assurer de sa réussite et de votre réussite.

Si vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions et services, n’hésitez pas à nous contacter !