L’importance des KPI dans le cadre de la transformation des Achats

Poursuivons notre analyse des différentes étapes de la transformation Achats sous l’impulsion de la Direction Finance. Nous évoquons les différentes manières d’évaluer l’état actuel de la Direction Achats et les raisons pour lesquelles il est impératif de définir des objectifs et des KPI.

Reconnaître que votre Direction Achats doit faire l’objet d’une transformation digitale n’est que la première étape du processus. Dans notre précédent article, nous révélions que votre objectif premier devait être de vous assurer que les Directions Achats et Finance soient sur la même longueur d’onde, que ce soit en matière d’objectifs ou de processus et de la définition même de la valeur que la Direction Achats peut créer au-delà de la réduction des coûts.

Une fois les silos éliminés et la collaboration en bonne voie, vous devez définir une valeur de référence et cela signifie évaluer, en toute honnêteté, vos performances Achats puis déterminer votre point de départ et la direction que vous souhaitez prendre. Vous devez connaître les points forts de votre équipe, de vos processus et des outils/de la technologie à votre disposition. Toutefois, vous devez également disposer de KPI chiffrés fiables ainsi que de tableaux de bord et d’outils de reporting afin de comparer les performances et, au final, démontrer la valeur créée. Dans le cadre de ce projet, il vous faudra également disposer d’un système d’évaluation et d’une fiche de notation mais aussi d’une vision claire du rôle que joue la Direction Achats au sein de l’entreprise. Si son rôle se limite à une simple mission de réduction des coûts grâce aux prix négociés, alors sa véritable valeur est sous-estimée et la transformation que vous envisagez pourrait en pâtir.

La définition des objectifs commence par comprendre le rôle de chacun

La transformation est vouée à l’échec si les résultats escomptés n’ont pas été clairement définis. Cependant, la vision que vous avez de ces résultats est généralement liée à la fonction concernée. Chaque Direction possède son propre point de vue. C’est pour cette raison que dès les premières phases du processus, il est important de bien discuter des différentes visions et perspectives concernant les missions et le rôle de chaque fonction. Ce faisant, vous mettrez un terme aux écarts et aux idées reçues qui sont susceptibles de mener tout droit à de la frustration et, au final, au possible échec de votre projet.

Ce sont là des questions qui doivent être résolues ensemble par les Achats et la Finance (mais aussi d’autres parties prenantes).

• Goulots d’étranglement – Identifiez les étapes durant lesquelles les processus Achats connaissent un ralentissement. Est-ce à cause de la technologie ou est-ce un problème lié à humain? Peut-on y remédier facilement ou est-ce bien plus complexe? Même grâce à l’automatisation, des obstacles à un gain d’efficacité peuvent tout de même exister.Son optimisation dépend de la capacité à surmonter ces obstacles. Vous ne pourrez y remédier qu’après avoir identifié les étapes auxquelles ces ralentissements surviennent.
• Chevauchements – Les doublons peuvent se multiplier au sein d’une entreprise. Demandez-vous combien de personnes différentes sont susceptibles d’interagir avec vos fournisseurs… souvent à propos de la même chose (mais sous un angle différent). Cela peut agacer à la fois l’acheteur et le fournisseur, donc faites bien attention à ce qu’une fonction prenne le pas sur les autres.
• Inversez la tendance – Ces dernières années, nous n’avons jamais été aussi dépendants de la chaîne d’approvisionnement. C’est pour cette raison qu’entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs est l’une des clés de la réussite. Nous vous recommandons d’analyser la situation du point de vue de vos fournisseurs. De quelle manière vous perçoivent-ils en tant que client ? Est-il facile de travailler avec vous ? Si vous regardez la problématique qui vous est présentée ci-dessus, à savoir les chevauchements, vous savez dans quelle mesure ils peuvent nuire à cette relation. Il peut être pour le moins frustrant, pour un fournisseur, qu’une même question lui soit posée par plusieurs services. Actuellement, l’efficacité est aussi importante aux yeux de l’acheteur qu’à ceux du fournisseur. Une fois encore, désigner la personne qui aura pour mission d’interagir avec les fournisseurs peut se révéler utile.

Les différentes parties prenantes pourront à coup sûr trouver un terrain d’entente dans d’autres domaines, mais il y a 3 problématiques qui doivent être traitées en priorité.

KPI chiffrés : Avoir une vision objective de la situation est primordial

Lorsque des changements majeurs sont entrepris (et qu’est-ce qui pourrait être plus important qu’une transformation?), il est essentiel de faire preuve d’objectivité… et cela peut être compliqué lorsque les personnes chargées de cette transformation sont également celles qui ont pour mission de procéder à l’évaluation.

La manière dont une entreprise aborde la question de la transformation est pour le moins constante, quelle que soit la fonction transformée. Chaque partie prenante apporte, dans le cadre de ce processus, sa propre vision des choses et ses propres écueils. Le tout est d’amalgamer ces écueils et de trouver un juste milieu entre les défis et les objectifs globaux de l’entreprise. En d’autres termes, il faut que les besoins prévalent sur les désirs de chacun.

La réalité est qu’en interne, les équipes continuent à être confrontées à des problèmes opérationnels au quotidien qui doivent être résolus et à des incendies qui doivent être éteints. Disposer du personnel et des outils nécessaires pour relever ces défis quotidiens peut sembler insurmontable, surtout lorsque vous êtes également confronté à une situation sans précédent telle que la pandémie. Que se passe-t-il si les contraintes liées aux ressources prennent le pas sur le processus de transformation?

Il peut être possible de trouver l’objectivité et le franc-parler nécessaires au sein des effectifs, mais de nombreuses entreprises, pour garantir la réussite de leur transformation, jugent qu’il est plus pertinent de faire appel à des intervenants extérieurs. Plus important encore, cette tierce partie ne sera pas distraite par d’autres enjeux et pourra donc se concentrer pleinement sur l’évaluation objective de la situation selon le calendrier fixé. De plus, elle possédera sûrement une expertise en matière de processus de transformation plus grande qu’un groupe de salariés et elle disposera également des outils nécessaires pour rendre ce processus plus efficace.

Définition d’une valeur de référence et de KPI clairs

Les entreprises font souvent une erreur lorsqu’elles entament une transformation, celle de ne pas définir de valeur de référence et de jalons clairs, mais aussi celle de ne pas mettre en place des KPI chiffrés et un reporting. Sans cela, rien ne permet de confirmer la réussite du processus ou d’identifier les domaines où des améliorations sont possibles. Des buts et des objectifs doivent être fixés, mais ils doivent être associés à des KPI chiffrés pour être incontestables.

C’est là que vous êtes en mesure de réellement changer la perception de la valeur qu’apporte la Direction Achats et de prouver que cela va bien au-delà des simples économies qu’elle permet de réaliser. En définissant des jalons, les différents protagonistes connaîtront les aspects qui sont mesurés et qui comptent en matière de processus Achats. Les gains, que ce soit de temps, d’efficacité ou de fiabilité, peuvent dépasser de loin les économies réalisées sur les coûts grâce à une baisse des prix.

Il est important de s’assurer que les différents protagonistes font le point sur les jalons atteints (ou non) et sur les progrès réalisés par rapport à la valeur de référence définie.

Pour ce qui est de la question de la mesure des performances et des KPI, les responsables des Achats savent pertinemment que l’un des meilleurs moyens de déterminer la réussite est de se comparer à la concurrence. Par chance, il existe tout un éventail de données publiques et internes sur lesquelles il est possible de s’appuyer pour identifier à la fois vos objectifs et les domaines dans lesquels il convient de progresser, ce qui vous donnera un avantage concurrentiel. Lors de l’analyse des données de vos concurrents (si tant est qu’elles soient disponibles), vous devez vous concentrer sur les indicateurs les plus pertinents en matière d’approvisionnement, par exemple le délai de crédit fournisseurs. Si vous n’êtes pas en mesure d’avoir accès aux indicateurs spécifiques à un concurrent, consultez les données publiques sur le délai de crédit fournisseurs moyen au sein de votre secteur, ainsi que le délai moyen de recouvrement des créances (DSO) des fournisseurs.

Ces données externes vous seront utiles à bien des égards, notamment pour fixer les délais de paiement. Tout cela vous permettra de comparer vos pratiques à celles qui prévalent dans votre secteur et cela vous aidera dans votre processus décisionnel et dans la définition d’objectifs à la fois réalistes et réalisables.

Comment entamer cette transformation sur des bases solides?

Pour résumer : qu’il s’agisse de définir des jalons ou des KPI, de faire appel à une tierce partie pour garantir l’objectivité des analyses, d’améliorer la gestion des relations avec les fournisseurs ou de définir les rôles de chacun, la transformation de la Direction Achats ne pourra être couronnée de succès que si toutes les parties prenantes (Directions Achats et Finance, utilisateurs finaux et fournisseurs) jouent selon les mêmes règles. La réussite est au bout d’un seul et unique chemin, celui que tout le monde emprunte.

N’hésitez pas à contacter nos experts Corcentric pour initier la transformation de votre Direction Achats !