Les processus manuels : ennemis jurés du 3 way matching

Le 3 way matching constitue la base d’une gestion efficace de la Comptabilité Fournisseurs. Il permet d’éliminer les saisies manuelles, de réduire le risque d’erreurs, d’augmenter la capacité de traitement et d’accélérer l’approbation des factures. Pour y parvenir, éradiquez les processus manuels et digitalisez !

Qu’est-ce que le 3 way matching ?

Pour l’expliquer très simplement, le 3 way matching permet de s’assurer de façon automatique que les données présentes sur la facture correspondent à celles indiquées sur le bon de commande et le bon de réception. Lorsque les montants et les frais indiqués pour chaque ligne achats sur ces 3 documents correspondent, le paiement peut être effectué en toute confiance.

Lorsqu’il est réalisé correctement, le 3 way matching optimise le flux de validation des factures et le processus de paiement, en réduisant les coûts et le temps de traitement, et en permettant aux organisations de bénéficier de remises pour paiement anticipé, des sommes qui se répercutent directement sur le chiffre d’affaires et améliorent la trésorerie des entreprises.

Parmi les autres avantages du rapprochement automatique des factures, on peut citer une réduction du nombre d’erreurs, ainsi qu’une diminution significative des factures frauduleuses et des paiements en double. D’après un article du CFO magazine citant une étude comparative réalisée par l’APQC en 2020 : en moyenne, 1,5 % des paiements sont effectués en double ou erronés. Le taux moyen des paiements en retard est de 2 %, 0,80 % pour les entreprises les plus ponctuelles. Ces chiffres peuvent sembler faibles, mais l’enquête ne précise pas le montant du déboursement, ces problèmes peuvent donc entraîner une perte d’argent importante.

Lorsque le rapprochement est effectué manuellement

Comme mentionné plus haut, l’important c’est que le rapprochement soit correct, ce qui n’est pas toujours le cas si votre organisation s’appuie toujours sur des processus manuels et des documents papier, qui sont par définition chronophage. Pour comprendre pourquoi cela est important, il faut suivre les étapes d’une transaction. 3 parties prenantes sont impliquées dans ce processus :

• Le service Achat est chargé de créer une commande unique et de l’envoyer au fournisseur, tandis qu’une copie numérique est sauvegardée dans le système de commandes ;
• Le service qui réceptionne saisit les informations du bordereau d’expédition ou du bon de réception dans le système de commandes, informe le service Achats que la marchandise a été reçue et confirme la réception au service Comptabilité Fournisseurs ;
• Le service Comptabilité Fournisseurs lance ensuite le processus de validation de la facture et la soumet au système ERP ou comptable pour paiement.

Mais le processus ne suit pas toujours cette logique.

Les potentielles encombres au rapprochement automatique des factures

De plus en plus d’entreprises franchissent le pas et automatisent l’ensemble de leurs processus de leurs flux financiers B2B, surtout lorsqu’elles constatent que cela peut éliminer un grand nombre de problèmes.

• Mauvais timing : Très souvent, les fournisseurs envoient leur facture dès que les marchandises sont expédiées. Résultat : le service en charge de la Comptabilité Fournisseurs reçoit la facture avant même que la marchandise ait été réceptionnée. Le service Achats est parfois en mesure de rapprocher la facture de la commande, mais sans bon de réception des marchandises, cela n’est d’aucune utilité. Le service en charge de la Comptabilité Fournisseurs dépend donc du service qui réceptionnera la marchandise dès leur arrivée. Plus les marchandises sont réceptionnées tardivement, plus la validation de la facture est retardée, et il en va de même pour le paiement.
• Rapprochements erronés : Des erreurs humaines peuvent facilement affecter le processus de rapprochement et entraîner des retards.
• Saisie des données : Le fournisseur peut omettre de renseigner le numéro de commande sur la facture, ce qui complexifie le rapprochement avec la facture et nécessite de consacrer un certain temps à la recherche de la commande correspondante. Autre exemple, le service en charge de la Comptabilité Fournisseurs peut saisir le mauvais numéro de commande et ne pas parvenir à effectuer le rapprochement avec la facture. Le fournisseur peut également saisir des données incorrectes sur la facture, qui ne correspondraient alors pas à la commande.
• Erreurs de réception : Le service qui réceptionnera la marchandise peut, par exemple, avoir indiqué une quantité correspondant à la commande, mais ne correspondant pas à la quantité réellement reçue.
• Erreurs de prix : Bien que le service Achats doive toujours inclure le prix actuel dans la commande, il peut l’omettre si les données sont saisies manuellement ou pour faire avancer la commande. Autre exemple d’erreur possible, le service Achat peut saisir le mauvais prix sur la commande alors que la facture du fournisseur indique le prix correct, ce qui obligerait le service Achats à rechercher une nouvelle fois les bonnes données.
• Manque de visibilité : Dans de nombreuses entreprises, il existe des solutions pour les Achats et la Comptabilité Fournisseurs, mais il s’agit de deux systèmes distincts. Résultat, la solution Achats ne communique pas avec celle de la Comptabilité Fournisseurs, ou bien les systèmes se transmettent des données incohérentes. En l’absence d’automatisation et de communication entre les systèmes, la visibilité sur le début du processus (c’est-à-dire au moment où une commande a été lancée) est limitée, voire nulle.
• Informations mal saisies : Étant donné que le détail des lignes achats de la facture se trouve sur papier ou sur une image envoyée par email, le service en charge de la Comptabilité Fournisseurs doit saisir des informations telles que le numéro de commande, les informations sur le fournisseur ou le code de l’article, afin de faire rapprocher les données de la commande et de la réception dans le système. Un processus qui occasionne souvent des erreurs.
• Documents manquants : Des documents peuvent disparaître ou être égarés (bons de commande, réceptions de marchandises ou factures des fournisseurs). La recherche de ces documents prend du temps, le service en charge de la Comptabilité Fournisseurs doit contacter les services Achats ce qui peut entraîner des retards de paiement.

L’automatisation est essentielle pour assurer le 3 way matching

Le rapprochement des factures dépend de la collaboration entre les services Achats, celui en charge de la Comptabilité Fournisseurs et celui qui réceptionne la marchandise. Tous trois doivent s’assurer que toutes les factures sont payées à temps et au bon montant. L’automatisation de l’ensemble du processus Procure-to-Pay, qui comprend le 3 way matching, contribuera à atteindre cet objectif. Outre la suppression des silos et l’amélioration de la communication entre les services, l’automatisation offre une visibilité totale sur le statut de chaque facture, garantit le respect des conditions de paiement et des règles de rapprochement et accélère l’ensemble du processus de gestion de la Comptabilité Fournisseurs. Résultat : des paiements effectués à l’échéance et précis. En outre, elle peut contribuer à renforcer vos relations avec vos fournisseurs partenaires.

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