Les étapes clés d’un processus de traitement des factures automatisé ?

Un processus efficace de traitement et d’approbation des factures doit être transparent, simple et peu coûteux en temps et en ressources. Mais dans de nombreuses entreprises, ce processus n’est pas encore digitalisé.

Pourtant, un processus manuel de traitement des factures impacte négativement les flux de trésorerie, la compétitivité, les relations fournisseurs et les résultats. Découvrez dans cet article comment améliorer le traitement des factures dans votre organisation et les bénéfices que vous pouvez en tirer.

Qu’est-ce qu’un processus d’approbation des factures ?

Le processus d’approbation des factures est un ensemble d’étapes qu’une entreprise suit pour payer une facture, c’est-à-dire un système de contrôles internes pour empêcher les paiements non autorisés. La facture est, dans un premier temps, reçue puis vérifiée. Elle est ensuite rapprochée au bon de commande et de réception grâce au 3 way matching. Celui-ci garantit que les informations de facturation correspondent à celles de la commande ainsi qu’à celles du bon de réception.

Pour de nombreuses entreprises, le processus de traitement des factures est ralenti par le traitement du courrier électronique et du papier. Les goulots d’étranglement se produisent lorsque tous les processus de facturation ne sont pas automatisés. Voici comment optimiser ce processus :

Réception des factures

Digitaliser la réception des factures grâce la facturation électronique permet d’éliminer les saisies manuelles, réduire le risque d’erreurs, augmenter la capacité de traitement et accélérer l’approbation des factures. Les équipes en charge de la comptabilité fournisseurs peuvent également se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.

Le 3 way matching

Une solution intégrant le 3 way matching permet de s’assurer de façon automatique que les données présentes sur la facture correspondent à celles indiquées sur le bon de commande et le bon de réception. Le rapprochement permet de:

• Gagner un temps précieux
• Assurer l’intégrité des données des document
• Respecter les délais de paiement.
• Réduire les risques d’erreurs
• Assurer la transparence du processus de validation.
• Eradiquer les factures frauduleuses et les dépenses non-conformes
• Accélérez l’audit

Facturation automatisée vs facturation manuelle

Au-delà des avantages expliqués plus haut concernant les tâches quotidiennes, d’autres avantages plus indirects existent. En effet, l’accélération du processus d’approbation des factures afin que les fournisseurs soient payés plus rapidement apporte de nombreux gains stratégiques :

• Optimisation des flux de trésorerie
• Amélioration des relations avec les fournisseurs
• Avantages concurrentiels potentiels

Améliorer le processus d’approbation des factures fournisseurs

Mettre en place un processus d’approbation automatique des factures est certainement l’une des options les plus simples pour booster l’efficacité des équipes en charge de la comptabilité fournisseurs. L’automatisation permet d’avoir une piste d’audit fiable, de supprimer les goulots d’étranglement, d’augmenter la visibilité sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement et d’accélérer les délais de paiement.

Selon le rapport 2020 Payables Insight de Levvel Research, la plupart des entreprises ont automatisé l’approbation de leurs factures, mais elle est cependant restée manuelle pour la plupart des PME. Cela représenterait pourtant une véritable opportunité de création de valeur. Voici pourquoi :

• Les factures sont reçues électroniquement, il n’est donc plus nécessaire de traiter les factures papiers .
• Les données sont centralisées dans une solution unique et partagées aux différentes parties prenantes pour une plus grande visibilité et une prise de décision éclairée
• Les factures sont automatiquement rattachées à un bon de commande et de réception grâce au 3 way matching.
• Les factures sont approuvées plus rapidement et les délais de paiement sont raccourcis pour favoriser les escomptes sur paiement anticipé.
• L’intégration avec les ERP et les systèmes d’informations comptables et finance garantit l’imputation des factures aux budgets et bons comptes comptables.
• Les erreurs manuelles et les potentielles fraudes sont éliminées.
• Les coûts et le temps de traitement sont optimisés.

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