Les étapes clefs d’un processus d’audit comptable complet et conforme (Partie 1)

L’audit de la comptabilité fournisseurs fait partie intégrante des bonnes pratiques financières dans toute entreprise, et l’utilisation des méthodes d’audit les plus efficaces garantit que les transactions correspondent aux écritures comptables enregistrées et aux comptes créditeurs afin d’éliminer le risque de fraude et de révéler toute erreur.

En d’autres termes, il s’agit de confirmer que le montant réellement payé est égal au montant réellement dû.

Les audits périodiques sont une pratique courante pour vérifier si les factures d’achats, les relevés, les passifs et les autres dépenses ont été enregistrés correctement à l’aide d’un logiciel comptable ou de méthodes manuelles, et s’assurer qu’ils sont reflétés avec exactitude dans les bilans financiers de fin d’exercice.

Compte tenu des sommes importantes gérées par le service comptabilité, il est essentiel pour les entreprises de bien faire leurs audits.

Qu’est-ce qu’un audit comptable ?

L’audit comptable consiste à examiner en détail toutes les informations financières connexes figurant dans les registres de comptabilité fournisseurs d’une entreprise. L’audit comptable est généralement effectué par un cabinet indépendant afin de fournir une évaluation objective de l’exactitude et de l’exhaustivité des factures et des autres transactions par rapport aux opérations commerciales réelles.

En d’autres termes, les transactions comptables sont-elles fidèlement et entièrement enregistrées, le bilan comptable et financier et le grand livre correspondent-ils bien ?

Les équipes en charge de la comptabilité fournisseurs devraient considérer les audits comme une opportunité d’inspecter et de découvrir tout problème avant qu’il ne s’aggrave.

L’importance de vérifier régulièrement la comptabilité

Comme mentionné, il est important pour le service comptabilité de s’assurer que l’enregistrement des transactions est complet et valide, et l’audit est l’occasion de vérifier et de rectifier ces enregistrements. Des audits réguliers ont de multiples avantages :

• Il est très facile d’augmenter le chiffre d’affaires net en omettant les dettes de fin de période : elles doivent donc être vérifiées.
• Recherche de passifs non comptabilisés dans les détails des écritures comptables de fin de période.
• De nombreux types de vol peuvent se produire : les audits réguliers atténuent les possibilités de fraude, les paiements en double, les paiements illégitimes et les risques associés.
• Les entreprises doivent authentifier les écritures comptables enregistrées en les comparant aux transactions et factures d’achats associées.
• Évaluation des procédures de contrôle interne, évaluation de l’exactitude des transactions et des bilans financiers, assurer la conformité aux lois, politiques réglementaires (telles que Sarbanes-Oxley), normes sectorielles et autres directives.
• Mise en place de procédures d’audit en réponse à des contrôles faibles ou inexistants.

Les meilleures procédures d’audit des écritures comptables

Quelle que soit la taille de l’entreprise, le suivi d’une procédure d’audit efficace permet de montrer que le département comptable dispose de contrôles internes solides et établit avec précision les bilans financiers de fin d’exercice.

Une procédure d’audit efficace comprend :

• La divulgation de toutes les dépenses de transactions enregistrées, quel que soit leur montant, y compris les états financiers de fin d’exercice. Examen, vérification et approbation par la direction de ces déclarations comme étant complètes.
• En respectant les lignes directrices des PCGR (principes comptables généralement reconnus) à la lettre, les auditeurs créeront une piste d’audit dans les écritures du grand livre pour identifier les faiblesses du contrôle interne ou de la conformité en examinant les états financiers, l’état des flux de trésorerie et le bilan.
• Une vérification croisée de chaque transaction de processus de paiement en contactant chaque fournisseur de biens et/ou de services, pour vérifier les données de transaction au cours de la période en question.
• L’utilisation de tests de cut-off pour confirmer que les dates de transaction et les paiements correspondent, et identifier les documents non rapprochés.

L’audit comptable étape par étape

Le processus d’audit comptable exact est généralement influencé par des facteurs tels que la taille de l’entreprise, sa structure organisationnelle, son emplacement géographique, etc.

Les objectifs d’un audit comptable sont d’évaluer les processus de contrôle interne, d’examiner et d’évaluer l’exactitude des transactions et de déterminer la conformité aux lois, réglementations, politiques et procédures applicables. La piste d’audit recherche la validité et la cohérence des factures des fournisseurs, des relevés bancaires et d’autres documents, ainsi que des procédures comptables, afin de garantir que le solde comptable fournit une divulgation complète sur les relevés de fin d’exercice et que l’entreprise présente des informations exactes.

Voici les étapes d’un audit comptable typique :

1. Planification d’audit comptable : Lorsqu’une entreprise est informée d’un audit à venir, les objectifs et les paramètres sont définis avec l’auditeur, qui crée le plan d’audit précis.
2. Examen des données comptables : Le gros du travail d’un audit comptable consiste à examiner en détail les dossiers et la documentation des comptes créditeurs. Cette tâche est effectuée par l’équipe d’audit. Selon la taille de l’entreprise, cela peut durer quelques jours ou quelques semaines. Ensuite, l’équipe rédige un rapport d’audit compilant et analysant ses travaux de recherche.
3. Rapport d’audit comptable : Sur la base des conclusions de l’auditeur, un rapport d’audit est créé. Ce document présente un résumé et détaille les domaines examinés et les processus impliqués, fournit des commentaires et des lignes directrices, et met en évidence les préoccupations immédiates.
4. Examen de l’audit comptable : L’audit et son rapport ne sont pas la fin du processus, mais la première étape. Sur la base des constatations de l’auditeur, un suivi sera effectué pour déterminer si les problèmes et les préoccupations mis en évidence ont été résolus et confirmer que l’entreprise a obtenu des résultats satisfaisants.

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