Les erreurs les plus fréquemment commises lors de la transformation des Achats (et comment les éviter)

Si vous avez atteint, dans le cadre de votre transformation des Achats, le stade où vous êtes prêt à passer de la proposition à la mise en œuvre, vous devez vous préparer à affronter tous les obstacles qui se dresseront sur votre chemin en disposant de plans pour les surmonter.

Élaboration d’un plan de communication et de sensibilisation

La planification joue toujours un rôle majeur dans cette transformation, à commencer par la feuille de route élaborée au tout début du projet. Alors que vous vous apprêtez à passer à l’étape suivante, la communication auprès de tous les protagonistes revêt une importance encore plus grande dans la réussite de votre transformation.

La principale chose à retenir est que toutes les personnes affectées ne sont pas impliquées dans ce projet au quotidien. Il est donc facile pour eux d’oublier la raison pour laquelle il est si important, surtout lorsqu’elles ont leurs propres priorités et leurs propres objectifs. Pour garantir l’adhésion de chacun au sein de l’entreprise, pensez à bien communiquer sur les raisons pour lesquelles ce projet est mené et ce que cela implique à la fois pour chaque personne et pour le poste qu’elle occupe, y compris les attentes en matière de temps et de ressources qu’elle devra y consacrer.

La communication peut engendrer ses propres défis, préparez-vous donc à les relever?:

• Ce projet est un marathon, pas un sprint – Les gens sont souvent particulièrement enthousiastes au début d’un processus de transformation, puis l’intérêt pour ce projet commence à diminuer au fur et à mesure que chacun entreprend d’autres projets et d’autres activités. C’est pour cette raison qu’une communication permanente est essentielle.
• Ne tombez pas dans le piège du «plan infaillible» – Votre plan est susceptible d’être contrecarré par des événements imprévisibles (par exemple une pandémie). Vous devrez donc disposer, en plus du plan global, d’un plan de remontée des informations afin de réagir rapidement à tout ce qui peut entraver le processus. Des ajustements devront être effectués, il est donc essentiel de définir la chaîne décisionnelle. Une fois celle-ci définie, il sera plus facile de surmonter les différents obstacles dans les plus brefs délais.
• Sachez à qui vous vous adressez – Bien que votre communication doive toujours avoir pour axe central l’achèvement et la réussite de la transformation, pour garantir sa réussite, il est probable que vous deviez personnaliser vos communications en fonction de votre interlocuteur (ou de vos interlocuteurs). Les gens poseront à chaque fois la question de ce qu’ils ont à y gagner, vous devez donc être en mesure de leur expliquer clairement. Lorsque vous évoquez la question avec des dirigeants qui soutiennent cette transformation, vous devez les tenir au courant des avancées, mais vous devez également savoir ce qui est important à leurs yeux et leur expliquer dans quelle mesure cette transformation répondra à leurs besoins.
• Apaisez la peur de l’inconnu – Le changement fait peur à de nombreuses personnes, surtout quand cela touche la manière dont elles travaillent, voire redéfinit les contours mêmes de leurs missions. La gestion du changement est un défi immense, mais vous n’y échapperez pas, il vous faudra le relever. Pour vous assurer de la coopération et de la collaboration de l’ensemble des parties prenantes, faites en sorte de devancer toute inquiétude qu’elles pourraient avoir, y compris concernant une nouvelle technologie et l’évolution des processus métier. Limitez la peur de l’inconnu en rappelant en permanence à tous les protagonistes de quelle manière cela les aidera à faire leur travail plus efficacement et dans quelle mesure cela profitera à l’entreprise dans son ensemble.

Écueils et défis

Outre le fait de renforcer les communications, 3 autres domaines présentent de véritables défis pour les personnes chargées du projet de Transformation des achats.

• Ressources – Disposez-vous des bonnes personnes au bon poste? Disposez-vous de suffisamment de personnel pour gérer les activités que cela implique? Cela se vérifie d’autant plus lorsqu’il est question d’une transformation sous l’impulsion de la fonction Finance parce que les protagonistes doivent effectuer des tâches récurrentes comme les clôtures mensuelles, les audits de fin d’exercice, etc. Tout cela peut vous priver de personnel à des étapes charnières du projet.
• Calendrier – Quand vient le moment de définir le calendrier des différentes activités à mener (qui doivent figurer dans votre feuille de route), il est nécessaire de trouver le bon équilibre. Si vous allez trop vite, cela pourrait créer un conflit avec d’autres priorités de l’entreprise. Allez trop lentement et les salariés pourraient perdre tout intérêt pour le projet. Guettez bien les changements éventuels et modifiez le calendrier en conséquence.
• Budget – Le souci avec les budgets, c’est qu’ils sont souvent sous-estimés. Si vous ne planifiez pas bien votre transformation, vous allez avoir besoin de plus de ressources que prévu et les coûts risquent de devenir un frein. Si vous avez besoin du soutien de la direction, les dépassements du budget et les demandes de fonds supplémentaires peuvent à coup sûr pousser ceux dont vous avez le plus besoin à y réfléchir à deux fois.

Erreurs les plus fréquemment commises lors de la transformation des achats

Outre les problèmes et les défis dont la liste figure ci-dessus, lors de l’analyse des transformations des achats qui soit ont échoué, soit n’ont pas eu les effets escomptés, on peut constater que les mêmes erreurs ont été commises, encore et encore.

• Mettre de côté les fournisseurs – Le plan de communication doit couvrir tous les angles (Finance, Achats, parties prenantes et direction), mais si vous n’impliquez pas vos fournisseurs, il est probable que vous échouiez. Ne sous-estimez jamais la valeur des relations que vous entretenez avec vos fournisseurs. Après avoir évalué la situation et être arrivé à la conclusion qu’un projet de transformation des achats est nécessaire, vous devez demander l’avis des fournisseurs et leur présenter votre plan. Demandez-leur ce qui serait une réussite à leurs yeux. Lorsque vous expliquez de quelle manière cette transformation va harmoniser les processus et les approbations tout en offrant une meilleure visibilité sur le statut de chaque commande, chaque facture et chaque paiement, les fournisseurs seront enchantés. De plus, si vous renoncez à un processus décentralisé au profit d’un processus axé sur la centralisation, les fournisseurs auront affaire à un plus petit nombre d’interlocuteurs, ce qui signifie moins d’appels téléphoniques et de courriers électroniques et donc plus de temps à consacrer à des tâches à valeur ajoutée.
• Sous-estimer le degré d’implication – Dans le cadre de toute transformation des achats sous l’impulsion de la fonction Finance, on estime souvent qu’une transformation digitale est la seule chose à faire. Il suffit de se débarrasser du papier et des processus manuels puis de déployer un logiciel et, comme par magie, le flux de travail sera achevé et votre mission sera accomplie. Si cette transformation était menée sous l’impulsion de la fonction Comptes fournisseurs, cela pourrait être le cas. Les professionnels des achats savent toutefois que leur fonction est différente et requiert des étapes supplémentaires (conformité, réglementations gouvernementales, gestion des dépenses, problèmes liés à la chaîne d’approvisionnement, gestion des contrats, etc.). Une fois la transformation achevée, les membres de l’équipe Achats admettront qu’ils n’avaient pas idée que la fonction Comptes fournisseurs jouait un tel rôle au sein de l’entreprise. C’est pour cette raison que les fonctions Achats et Comptes fournisseurs doivent être sur la même longueur d’onde dès le départ.
• Trop de pauses – Rien ne contribue plus à l’échec d’une transformation que l’absence de progrès réguliers. Se contenter d’évaluer la situation actuelle et d’expliquer votre objectif ne suffit pas. Les bonnes intentions n’ont absolument aucune importance si vous ne joignez pas le geste à la parole. Si vous n’êtes pas prêt à aller au bout de votre projet, ne prenez pas la peine d’entamer le processus. Préparez-vous à faire ce qui doit être fait quand cela doit être fait et avec les personnes compétentes. Soyez prêts à faire tout ce qui sera nécessaire et ce jusqu’à la fin. Si ce n’est pas le cas, vous allez décourager toute implication de la part des parties prenantes et, pire encore, vous allez perdre la confiance de ceux qui vous entourent.

Le moment est-il venu de faire appel à une tierce partie?

L’une des autres erreurs que les entreprises commettent souvent lorsqu’elles transforment leur Direction Achats et les processus associés, c’est de penser qu’elles peuvent être objectives quant à leurs besoins et aux résultats qu’elles anticipent. Chaque membre de l’équipe a ainsi sa propre vision des choses, ses propres écueils, ses propres objectifs et sa propre évaluation de la place qu’il occupe au sein de l’entreprise. Dès le départ, lors des phases de découverte et d’évaluation, l’objectivité est absolument indispensable. Lorsque les responsables de la transformation sont également à la tête de l’évaluation, cette objectivité peut leur faire défaut.

Au fur et à mesure du processus, nous savons que les problèmes opérationnels et les défis du quotidien peuvent créer des inefficacités qui ralentissent le processus et affectent le calendrier. C’est pour cette raison que bien des entreprises envisagent l’externalisation, en faisant appel à une tierce partie qui n’est donc pas distraite par d’autres enjeux, afin de donner son point de vue et de faire des recommandations. Lorsqu’elles étudient cette possibilité, les entreprises doivent se mettre en quête d’une tierce partie qui possède l’expertise idoine dans le domaine du processus de transformation et les outils nécessaires pour que cette transformation porte ses fruits.

Transformer les Achats, que ce soit sous l’impulsion de la Direction Finance ou de la Direction Achats, est complexe, donc savoir où se trouvent les pièges et comment les éviter ou comment atténuer les dégâts qu’ils peuvent causer, facilitera les choses.

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