Gestion des dépenses : comment améliorer votre stratégie ?

Pour gérer votre entreprise, vous devez dépenser de l’argent. Une entreprise accumule une multitude de dépenses, des investissements de démarrage à la recherche d’actifs commerciaux en passant par les coûts d’amélioration, et bien que les dépenses puissent varier selon le type de société, leur suivi est essentiel à votre réussite.

La solution: la gestion des dépenses.

Qu’est-ce que la gestion des dépenses ?

La gestion des dépenses est un processus qui consiste à contrôler et améliorer en continu la façon dont une entreprise dépense de l’argent. Elle comprend généralement des activités d’achats stratégiques telles que la gestion des fournisseurs, la gestion des catégories, la gestion des stocks et le développement de produits.

Idéalement, une stratégie de gestion des dépenses devrait inclure une analyse complète des dépenses et aider les entreprises à garder le contrôle sur leurs achats, optimiser les relations avec les fournisseurs et maximiser le ROI de chaque euro dépensé.

Bien que la gestion des dépenses soit souvent exécutée par les Achats, elle affecte de nombreuses parties prenantes internes et externes de l’entreprise qui sont également concernées par la budgétisation et la planification de la rentabilité future.

Pourquoi la gestion des dépenses est-elle importante ?

Investir dans une solution de gestion des dépenses peut faire la différence entre une entreprise en difficulté et une entreprise prospère. La gestion des dépenses vous aide à déterminer précisément où vous perdez de l’argent et où vous pouvez optimiser vos habitudes de dépenses, réduire les risques et rationaliser les flux de trésorerie.

Beaucoup de particuliers utilisent déjà une sorte de gestion des dépenses pour leurs finances personnelles. Prenons par exemple le ménage moyen : il y a des courses à faire, des factures à payer, des enfants à charge… c’est-à-dire beaucoup de dépenses. En vérifiant fréquemment votre relevé de compte et en analysant les données de dépenses de votre ménage, vous pouvez identifier les tendances et suivre les montants et les dates de vos paiements. Cela vous permet de planifier votre budget en conséquence et de vous assurer que des fonds suffisants sont disponibles au bon moment. Pour faire simple, la gestion de vos dépenses personnelles vous permet de vivre.

Il en va de même pour les entreprises. Elles doivent gérer leurs dépenses pour rester en activité et améliorer leurs résultats. Une gestion efficace des dépenses tirera parti d’informations et d’analyses en temps réel pour vous aider à prendre de meilleures décisions, à créer de la valeur et à réduire vos coûts.

Comment la gestion des dépenses améliore les achats

Étant donné que la gestion des dépenses aide à contrôler les coûts liés aux achats, il est logique qu’une solution de gestion des dépenses efficace améliore le processus d’achats global. Voici quelques avantages, du point de vue des achats, qu’une entreprise pourrait réaliser en investissant dans une stratégie de gestion des dépenses.

1. De meilleures opportunités de sourcing

En cartographiant tous les coûts impliqués dans le processus de la chaîne d’approvisionnement, vous pouvez identifier les fournisseurs qui génèrent le plus de valeur et les vendeurs les moins performants. La gestion de la chaîne d’approvisionnement devient plus efficace, car vous avez une meilleure visibilité sur les fournisseurs les plus rentables.

2. Des processus plus efficaces

Le logiciel de gestion des dépenses élimine les processus manuels qui mobilisent du temps et de l’argent et optimise les processus Procure-to-Pay tels que le sourcing stratégique et la gestion des contrats.

3. Une meilleure visibilité sur les dépenses

Les systèmes de gestion des dépenses fournissent des données exactes et opportunes qui conduisent à des décisions plus éclairées en matière d’achats. L’analyse des dépenses soutient les efforts de prévision qui réduisent les dépenses incontrôlées et capitalisent sur les opportunités d’économies.

4. Une meilleure gestion des risques

Une solution de gestion des dépenses de bout en bout permet d’évaluer le marché, d’identifier les facteurs de risque et d’élaborer des plans pour les contourner avant qu’ils ne surviennent et dans le futur.

L’impact d’une mauvaise gestion des dépenses

La gestion des dépenses n’est pas un jeu d’enfant : une mauvaise approche prend souvent du temps et entraîne une faible visibilité des dépenses, une mauvaise conformité des dépenses, des coûts de transaction plus élevés et perturbe le fonctionnement global de l’organisation.

Les conséquences négatives d’une mauvaise gestion des dépenses ne se limitent pas au service Achats. Les parties prenantes les plus critiques d’une entreprise, des clients aux fournisseurs en passant par les employés et les actionnaires, sentiront les effets d’une stratégie déficiente.