Facturation électronique : pourquoi passer au zéro papier ?
Imprimer une facture, l’envoyer, effectuer un suivi manuel de la réception… Autant de tâches peu efficaces et chronophages qui illustrent l’importance de passer au zéro papier. Explorons, dans ce nouvel article, les nombreux avantages de la facturation électronique en la comparant au traitement manuel des factures.
Relever les défis des envois postaux VS la facturation électronique
Dans le contexte actuel, nous avons appris à travailler différemment et les entreprises doivent désormais appliquer ces enseignements pour optimiser leurs processus. Des études récentes estiment par exemple qu’un Américain sur quatre travaille à distance depuis 2021. D’après Gartner, la culture du télétravail devrait continuer à se développer en 2022. Cela signifie que si votre facture doit être envoyée par la poste, il y a de fortes chances qu’elle ne parvienne pas à son destinataire à temps, voire pas du tout. Les envois postaux complexifient par ailleurs le processus de facturation, car il est moins courant d’en faire confirmer la réception, ou d’effectuer un suivi du taux d’ouverture.
En outre, vous devez garder à l’esprit que lorsque vous envoyez des factures papier, vous êtes complètement à la merci de la Poste. Et ce n’est pas forcément une très bonne chose, car, aux États-Unis par exemple, un courrier sur cinq arrive en retard. Idem au Royaume-Uni et dans les pays de la zone euro. Non seulement les responsables commerciaux doivent faire face à tous ces aléas de livraison, mais ils doivent également financer l’envoi de ces factures et tous les processus chronophages qui en découlent.
Selon une étude du Hackett Group, les entreprises internationales qui implémentent une solution de dématérialisation constatent une diminution de leur taux d’erreurs et de litiges et distribuent 10 % de factures en plus par voie électronique que les autres entreprises. Ces organisations ont également 1 % de factures en moins liées à des litiges, et parviennent à réduire leurs coûts de traitement de plus de 5 $ par commande par rapport à une entreprise n’ayant pas recours à la dématérialisation des factures. Pour les organisations qui génèrent des milliers de factures chaque mois, l’amélioration du processus de facturation peut se traduire par une augmentation du résultat net de plusieurs millions de dollars. La dématérialisation vous permettra d’éviter tous ce casse-tête et toutes ces dépenses, tout en réduisant l’empreinte carbone causée par les camions, les avions et autres équipements de distribution du courrier.
L’inefficacité de l’impression
Lorsque vous achetez une imprimante, le prix d’achat initial ne représente qu’une fraction du coût que vous devrez payer sur le long terme. Vous vous engagez également à assumer les coûts liés au fonctionnement, à la gestion et à la maintenance de l’imprimante tout au long de sa durée de vie. Il s’agit notamment de l’achat de cartouches d’encre et de papier pour imprimer les factures, d’éventuelles réparations de l’imprimante, etc. N’oubliez pas que tous ces coûts s’appliquent à chaque imprimante. En fonction de la taille de votre base clients, il vous sera peut-être nécessaire d’en acheter plusieurs.
L’inefficacité des méthodes de facturation traditionnelles pose des problèmes d’évolutivité. Les fluctuations de clientèle que connaissent les entreprises au cours de leur vie permettent d’affirmer que continuer à imprimer les factures est inefficace. Si votre entreprise et vos activités sont en pleine croissance, vos besoins en matière d’impression peuvent augmenter à un rythme trop important pour pouvoir être absorbé par vos équipes actuelles. Et si le nombre de vos clients venait à diminuer, les équipements et le personnel dans lesquels vous auriez investi pour augmenter vos capacités deviendraient superflus. La facturation papier est à la fois lente et peu rentable, que vos activités se développent, ou qu’elles diminuent.
En raison de sa nature physique, la comptabilité sur papier prend plus de temps, est plus fastidieuse et plus coûteuse. Ces tracas et dépenses impactent également les clients qui sont ralentis dans leurs activités lorsqu’ils sont noyés dans les documents.
Lorsque vous facilitez la tâche de l’équipe en charge de la Comptabilité Fournisseurs en lui permettant de suivre la livraison de la facture et même d’obtenir une confirmation de lecture, le suivi peut être axé sur les clients qui n’ont pas encore répondu. Le délai et le coût supplémentaire nécessaires pour obtenir une preuve de livraison avec les factures papier sont deux des raisons de leur inefficacité.
La facturation papier est inefficace à de nombreux points de vue, preuve que si les logiciels de facturation peuvent être la première étape de la mise en place de processus de paiement automatisés, une approche globale de la réception et du paiement électroniques des factures (EIPP) est la meilleure solution. En adoptant une telle approche, non seulement vous vous épargnerez tous les coûts et tracas mentionnés plus haut, mais vous faciliterez également la vie de vos clients. Si leurs services en charge de la Comptabilité Fournisseurs peuvent obtenir les factures plus rapidement, sans avoir à saisir de données manuellement, et dans un format s’intégrant facilement à leurs systèmes existants, ils pourront traiter les paiements plus facilement et gagner en efficacité. Opter pour des envois électroniques rationalisés pour atteindre vos clients peut réduire considérablement les retards de paiement causés par des processus inefficaces et complexes. C’est gagnant-gagnant !
