Élaborer la feuille de route qui garantira la réussite de la transformation de votre Direction Achats

Problématiques liées à la chaîne d’approvisionnement et aux achats, essor de l’automatisation des processus et des nouvelles technologies, volonté permanente de réduire les coûts, focus sur la gestion des fournisseurs…

La Direction Achats est confrontée à bien des défis, ce qui conduit de nombreux responsables des achats à faire évoluer son mode de fonctionnement et à étudier la possibilité de procéder à une transformation digitale des achats. Lorsque vous transformez totalement la manière dont vous menez vos activités, dans le cas présent, le mode de fonctionnement de la Direction Achats, vous êtes confronté à un projet qui se compose de nombreux éléments, de nombreux rouages et de nombreux protagonistes. Bien évidemment, vous devez avoir en tête le résultat final, à savoir les objectifs à long terme que cette transformation vous permettra d’atteindre. Pour y parvenir, vous devez vous appuyer sur un plan bien structuré.

Élaborer une feuille de route de la transformation

La transformation de la Direction Achats doit s’appuyer sur une compréhension fondamentale de l’état actuel de votre service Achats et sur une vision claire de ce à quoi vous voulez qu’elle ressemble. Toutefois, le chemin qui sépare ces deux points est long et les parties prenantes qui doivent vous suivre dans cette aventure sont nombreuses, la manière dont vous allez concrétiser cette vision est donc extrêmement importante.

C’est là que vous aurez besoin d’une feuille de route détaillée de la transformation, c’est-à-dire une liste précise de l’ensemble des étapes qui doivent être franchies ainsi que les délais dans lesquels vous devez y parvenir. Avant d’élaborer cette feuille de route, vous devez cependant recueillir des informations non seulement auprès des principales parties prenantes et de l’équipe Achats, mais aussi de l’ensemble des protagonistes et des unités opérationnelles impliqués, concernant d’éventuelles préoccupations ou de possibles problèmes. Ces informations doivent entrer en ligne de compte lors de la création de votre feuille de route, faute de quoi, vous perdrez la confiance de l’équipe. Si ses membres ne sont pas enthousiastes ou impliqués face à cette transformation, vous aurez toutes les peines du monde à ce qu’elle soit couronnée de réussite.

Il est donc judicieux de distribuer et de diffuser (ou au moins par courrier électronique) la feuille de route à l’ensemble des parties prenantes afin qu’elles soient sûres et certaines que le projet est en bonne voie. Tout au long de ce périple, il est important de faire preuve de souplesse et d’avoir bien conscience que des événements sont susceptibles de modifier le calendrier. Toutefois, le résultat final que vous souhaitez atteindre doit rester le même. Face à ces événements, tous les changements doivent apparaître sur la feuille de route et toutes les parties prenantes doivent en prendre connaissance et comprendre dans quelle mesure cela affecte, ou non, le rôle qu’elles ont à jouer.

La feuille de route de la transformation doit intégrer les éléments suivants?:

• Calendrier – Il fait la liste de ce qui doit être fait en premier, en deuxième, en troisième, etc. Il est prépondérant de déterminer quelles activités doivent être menées en premier avant de pouvoir lancer les activités suivantes. Combien de temps chacune de ces étapes doit-elle durer?? Quel est le degré de complexité de chacune d’entre elles?? Pour que l’équipe ait bien la certitude que le processus suit son cours, vous devez étudier la possibilité de commencer par récolter les fruits situés sur les branches les plus basses de l’arbre. En effet, vous devez commencer par les objectifs qui sont les plus faciles à atteindre, ceux dont les conséquences sont immédiatement visibles.
• Options – Si un problème survient… et il y a toujours un problème à un moment ou un autre… quelles sont les options pour le résoudre?? Toutes ces options renvoient aux piliers qui sous-tendent la Direction Achats?: le processus, la technologie et l’équipe. Êtes-vous soumis à des processus d’achat désuets qui ralentissent une tâche ou nuisent à sa réalisation?? Est-ce un problème d’ordre technologique?: plusieurs unités opérationnelles utilisent-elles des logiciels différents qui ne sont pas compatibles?? Ou est-ce un problème lié au personnel?: disposez-vous des personnes disposant des compétences nécessaires à la résolution de ces problèmes ou avez-vous les effectifs suffisants pour gérer ces questions?? Si vous ne disposez pas des ressources nécessaires en interne (quel que soit le pilier), il est peut-être temps de faire appel à un fournisseur de solutions tiers pour bénéficier de son expertise et de son accompagnement.
• Implication des parties prenantes – Mettez en place des communications mensuelles qui présentent les activités menées et ce qui les justifie. Trop souvent, l’équipe est tellement obnubilée par les détails qu’elle perd de vue l’objectif final. Replacer les choses dans leur contexte en expliquant le «?pourquoi?» et le «?comment?» de la transformation permet de rappeler à chacun la raison pour laquelle elle a été décidée et à quel stade du processus vous en êtes.

Convaincre de la pertinence de la feuille de route

Vous connaissez la raison pour laquelle la transformation de la Direction Achats est importante pour la réalisation des objectifs globaux de l’entreprise, mais vous devez en convaincre une direction qui est susceptible de ne voir que les coûts que cela engendre en se demandant pourquoi l’entreprise y consacre autant de temps et d’argent.

Si vous êtes responsable de mener à bien cette transformation, vous devez être tout à fait clair avec les personnes auxquelles vous la présentez. La gestion des dépenses et les performances des fournisseurs constituent peut-être une priorité absolue à vos yeux, mais il est possible que ce ne soit pas le cas au sein de toutes les unités opérationnelles. Chaque fois que vous la présentez à une unité opérationnelle, vous devez répondre aux besoins spécifiques de ses membres en expliquant en quoi cette transformation les aidera et aidera l’entreprise dans son ensemble.

Si vous la présentez à la Direction, votre argumentaire doit faire le lien entre ces différents enjeux. Après tout, vous lui demandez d’investir dans des choses telles que la formation, la technologie, des consultants, des recrutements, etc. Vous devez mettre en avant le fait qu’il ne s’agit pas d’une stratégie limitée aux achats, mais d’une stratégie qui bénéficiera à l’entreprise dans son ensemble. La clarté est essentielle, vous devez donc veiller à bien préciser les ressources nécessaires, à quels membres de l’équipe il sera fait appel et à quel moment, quel budget y sera consacré, etc.

Lorsque vous faites votre présentation, à chaque fois, pensez à évoquer les points suivants?:

• retour sur investissement – Les achats sont l’une des rares unités opérationnelles pour lesquelles il est rapide et facile de calculer le retour sur investissement (réductions des coûts, gains d’efficacité, augmentations importantes des recettes grâce aux liens tissés avec les fournisseurs, etc.). Présentez un argumentaire solide associé à des données chiffrées précises qui non seulement démontre la valeur stratégique des achats et justifie sa pertinence pour chacune des unités, mais présente en détail la manière dont toute l’entreprise en bénéficiera.
• Soutien – L’une des conséquences annexes d’une transformation de ce type est une modification éventuelle de la structure opérationnelle. Cela signifie que certaines responsabilités confiées à une unité seront transférées à la Direction Achats… et cela peut être ressenti comme une menace. Il est possible que vous avanciez alors en terrain miné et la Direction Achats doit s’attendre à une opposition. Cela vient s’ajouter à la gestion du changement qui doit être mise en place à chaque fois qu’une transition majeure est entamée. C’est pour cette raison que vous devez obtenir le soutien de la direction qui devra clairement expliquer à tous les protagonistes la raison pour laquelle cette décision est si importante.
• Vision du résultat final – Chaque fois que vous faites cette présentation, vous devez être clair concernant le résultat final escompté pour l’entreprise une fois la transformation achevée. Montrez de quelle manière cela donnera lieu à une optimisation de l’ensemble des unités de l’entreprise et expliquez en quoi cela lui conférera, dans le secteur, un avantage sur ses concurrents. Mettez en avant la manière dont cela vous permettra de vous démarquer.

Si vous réussissez à susciter l’adhésion autour de votre feuille de route, vous avez gagné

La transformation est toujours un processus réfléchi. Oui, elle doit être liée à un retour sur investissement spécifique au secteur d’activité, mais, en fin de compte, la présenter selon le bon angle signifie que vous devez être clair quant à la nature des défis et à la manière dont cette transformation est le meilleur moyen non seulement de relever ces défis, mais aussi de devancer tous vos concurrents.

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