Comptabilité fournisseurs: Comment passer d’un centre de coût à un centre de profit?
La comptabilité fournisseurs est souvent considérée comme un simple centre de coûts à contrôler et de nombreuses organisations y voient un mal nécessaire. Historiquement, c’est vrai : le service en charge de la comptabilité fournisseurs s’assurait que les factures étaient inscrites dans les livres comptables, approuvées et payées.
Cela n’est plus le cas aujourd’hui et il faut que cette mentalité change. Pour y parvenir, le service comptabilité doit arrêter de gérer uniquement la paperasse et commencer à utiliser ses ressources de manière stratégique.
La première chose à se demander, c’est : qu’est-ce qui intéresse la direction ? Les cadres supérieurs et directeurs financiers supervisant le pôle comptabilité fournisseurs mentionnent souvent un ou plusieurs de ces trois indicateurs lorsqu’ils sont interrogés:
- Durée du cycle de facturation,
- Productivité de l’équipe en charge de la comptabilité fournisseurs (c’est-à-dire nombre de factures traitées par membre d’équipe),
- Pourcentage de factures payées dans les délais.
Le point commun entre ces trois indicateurs est qu’ils insistent uniquement sur le coût. Ce sont des indicateurs importants, mais ils ne montrent que le coût de la comptabilité fournisseurs, sans en souligner la valeur.
Pour rendre la comptabilité fournisseurs rentable, la clé est de penser stratégiquement au-delà de ces indicateurs et d’identifier les domaines où l’équipe peut aider l’entreprise. Tout rapport destiné à un cadre doit inclure des indicateurs supplémentaires détaillant l’argent économisé par le service. Voici quelques exemples clés:
- Identifier et éliminer les factures en double ou autres fraudes ;
- Négocier et respecter des conditions de paiement anticipé.
Si le premier indicateur est important pour toute équipe de comptabilité fournisseurs et démontre une valeur incontestable, le deuxième indicateur peut être utilisé comme base d’une transformation de la comptabilité fournisseurs et faire passer le service de centre de coûts à centre de profits potentiel.
Imaginez une entreprise avec 200 millions d’euros de paiements de factures qui dépense 300 000 euros pour un service de comptabilité fournisseurs. Si le service peut démontrer comment il a négocié 3 % de remise pour paiement anticipé sur 25 millions d’euros de dépenses, le service a rapporté 750 000 euros à l’entreprise.
Un ROI de 2,5 ne serait pas très satisfaisant pour un service générateur de recettes, mais il permet à la comptabilité fournisseurs de devenir un service en mesure d’améliorer directement les résultats au lieu d’être un centre de coûts.
En plus de réfléchir au processus, il convient de disposer de données claires pour rendre compte de ces KPIs sur la comptabilité fournisseurs. Sans cela, les dirigeants remettront constamment en question leur validité.
L’amélioration de la comptabilité fournisseurs demandera de gros efforts et nécessitera un changement de fonctionnement pour tous les employés de l’organisation (le travail à domicile est un moment idéal pour une transformation du processus de comptabilité fournisseurs).
Si votre organisation fonctionne presque entièrement avec des processus papier, il faudra probablement digitaliser la comptabilité fournisseurs pour optimiser les processus, améliorer l’efficacité et ainsi booster la création de valeur. Les bénéfices que vous pouvez en attendre sont nombreux:
- Accélération des cycles de facturation et de paiement
- Gestion des exceptions automatisées
- Transaction des données automatiques
- Plus de factures traitées chaque mois
- Écosystème plus engagé et amélioration de la satisfaction globale
- Rapports précis basés sur des informations en temps réel pour une meilleure gestion de la trésorerie, plus de visibilité et une meilleure analyse des dépenses
- Processus automatisés intégrant toutes les exigences de conformité réglementaire
- Conformité de la piste d’audit et conformité des audits internes garanties
- Efficacité des processus, visibilité sur la trésorerie et meilleure gestion du fonds de roulement
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