Choisir une Solution Achats : Opter pour des solutions spécialisées ou pour une Suite Source-to-Pay complète

À l’étape de conception d’une roadmap, la question suivante se pose presque toujours : le service Achats doit-il opter pour plusieurs solutions spécialisées, ou pour une suite complète ?

Vaut-il mieux utiliser un ERP avec un ensemble d’outils spécialisés ? Ou plutôt une suite S2P avec des applications spécialisées enrichies ? Le choix d’opter pour une ou plusieurs solutions achats dépend de vos besoins.

Solutions spécialisées

Une gamme d’outils conçus pour répondre à chaque étape du processus Source-to-Pay.

Les avantages

• La Direction Achats peut compter sur un outil répondant à ses besoins métiers particuliers à un moment donné.
• Des fonctionnalités très avancées et pointue adaptées à votre secteur d’activité et vos enjeux métiers

Les inconvénients

• L’utilisation de nombreuses solutions implique la réalisation de nombreuses implémentations et la gestion de multiples relations avec les fournisseurs. L’intégration des données n’est jamais transparente et les rapports peuvent être cloisonnés.
• Les métriques devront être prises en compte longtemps à l’avance, ce qui peut entraîner une certaine rigidité et un manque de réactivité face au changement

Suite complète

Une solution unique qui couvre l’ensemble du processus Source-to-Pay.

Les avantages

• L’efficacité d’une solution unique : Une seule mise en œuvre, un seul point de contact avec le fournisseur, un reporting global. Moins de ressources IT à gérer via les intégrations.
• Les données ne passent pas entre les mailles du filet, peu d’erreurs se produisent et la duplication des tâches entre les systèmes est considérablement réduite.

Les inconvénients

• Toutes les solutions ne se valent pas, et toutes ont leurs faiblesses et des fonctionnalités manquantes.
• Toutes les plateformes ne sont pas de vraies plateformes, c’est-à-dire développées à partir d’une base de code commune ou unifiée pour bénéficier de développements plus rapides et d’un flux de données véritablement transparent entre les applications.

Quelle approche choisir pour votre fonction Achats ?

Pour faire court, cela dépend.

Vous devez faire ce qui est le mieux pour votre organisation en identifiant vos véritables besoins par rapport à ce qui existe sur le marché.

Voici ce que vous devez rechercher dans une sélection de solutions spécialisées, sélectionnez celle qui vous intéresse pour découvrir les fonctionnalités principales :

• Analyse des dépenses
• Sourcing stratégique
• Gestion des contrats
• Gestion fournisseurs
• Procure-to-Pay

Les principales fonctionnalités d’une solution d’analyse des dépenses

Les solutions d’Analyse des Dépenses existent depuis longtemps et presque toutes les équipes Achats en utilisent une. Puisqu’elles sont relativement faciles à mettre en œuvre, elles seront utiles aux organisations qui commencent tout juste à envisager des solutions Achats. Il est toutefois important d’établir une distinction entre les deux types d’outils d’analyse des dépenses.

Les outils plus simples permettent de faire des rapports et de consulter l’historique des dépenses. Les outils plus complets permettent à la fonction Achats de nettoyer, d’agréger et d’analyser les dépenses à partir de plusieurs sources de données.

Les principales caractéristiques de ces outils sont les suivantes :

• Possibilité d’intégrer des données provenant de sources multiples.
• Possibilité de normaliser les fournisseurs, les conditions de paiement et d’autres détails pertinents.
• Possibilité d’enrichir ces données avec des informations externes supplémentaires, le cas échéant.
• Possibilité de classer les données dans un arbre de catégories orienté Achats.
• Possibilité de visualiser, d’analyser, de manipuler et d’exporter des données grâce à une interface de reporting dynamique.

Les principales fonctionnalités d’une solution de gestion des appels d’offres

Les solutions de Gestion des Appels d’Offres constituent un excellent point de départ pour tout département Achats qui cherche à investir dans la technologie, en particulier lorsque les économies sont l’objectif principal.

Même les outils les plus basiques peuvent améliorer l’efficacité et augmenter considérablement le ROI de la fonction Achats. Face à la multitude de logiciels d’Appels d’Offres disponibles sur le marché, les entreprises peuvent simplifier le processus de sélection en examinant trois catégories d’outils :

Basiques

Ils permettent au service Achats de gérer les devis simples de manière plus simple, plus organisée et plus collaborative. Bien qu’ils ne comportent pas très avancés, ils améliorent l’efficacité grâce à des modèles et à d’autres fonctionnalités permettant d’interagir avec les fournisseurs et de les comparer.

Intermédiaires

Ils offrent une flexibilité supplémentaire avec des fonctions de collecte et d’évaluation des propositions ainsi que des fonctionnalités de gestion de projets et de catégories.

Avancés

Ils permettent de recueillir des propositions plus détaillées et de réaliser des scénarios pour trouver la solution optimale. Ces outils sont généralement réservés aux catégories importantes et complexes, afin de favoriser l’agrégation des volumes, d’adresser des problématiques complexes ou simplement de générer plus de valeur.

Les principales fonctionnalités d’une solution de gestion des contrats

S’il est parfois difficile de distinguer les solutions de gestion des appels d’offres par leurs fonctionnalités, la situation est plus simple pour les logiciels de gestion des contrats.

Contrathèques simples

Ces outils offrent une immense valeur aux organisations les moins matures. En dématérialisant les contrats dans une base de données centralisée dotée d’une fonction de recherche, les entreprises peuvent améliorer considérablement leur efficacité et réduire les risques. Le déploiement de ce type d’outil dans les premières étapes de votre feuille de route ne manquera pas de vous aider.

Gestion du cycle de vie des contrats

Les choses commencent à devenir intéressantes lorsque les outils apportent des fonctionnalités permettant de gérer le flux complet de création du contrat jusqu’à son exécution. Plus votre équipe Achats est mature, plus elle bénéficiera d’un processus complet incluant l’approbation, le suivi des versions et la collaboration entre les parties impliquées. Les fonctionnalités de rédaction permettent aux services Achats et Juridique de créer des contrats à partir d’une bibliothèque de clauses et de modèles. Cela s’avérera particulièrement utile pour les entreprises où ces deux services travaillent déjà ensemble pour réduire les risques.

Les principales fonctionnalités d’une solution de gestion des fournisseurs

Tout comme les Solutions de Gestion des Contrats, les Solutions de Gestion des Fournisseurs proposent des fonctionnalités simples et avancées autour de deux grands types :

Référencement et évaluation des fournisseurs

Cette activité peut se résumer à la collecte d’informations pertinentes pour enregistrer les fournisseurs dans votre système et rendre la segmentation et la gestion des documents plus robustes. Elle peut toutefois gagner en complexité rapidement lorsque l’outil ajoute des critères de qualification au niveau de l’organisation et des catégories, ainsi que des contraintes réglementaires en fonction du secteur.

Gestion de la performance des fournisseurs et notation

Une fois que les fournisseurs ont été référencés, évalués et contractualisés, les fournisseurs les plus stratégiques devront être suivis à l’aide de KPIs et par les donneurs d’ordre. Les logiciels de suivi de la performance des fournisseurs peuvent y contribuer en collectant des données dans l’ensemble des outils du service Achats, pour les regrouper dans des fiches de notations et des rapports.

Les principales fonctionnalités d’une solution Procure-to-Pay

Cela nous amène aux Solutions Procure-to-Pay. Là aussi pléthore d’acteurs sur le marché existent et proposent des fonctionnalités standards et plus spécifiques.

Les entreprises qui commencent leur parcours technologique en déployant des solutions P2P pourront s’améliorer dans plusieurs domaines à la fois, mais elles s’exposeront simultanément à des enjeux et défis considérables. Pour déterminer la voie à suivre, il est essentiel de tenir compte de la volonté de changement de l’organisation, de la réputation du service Achats, de la complexité organisationnelle, de l’allocation budgétaire et de la capacité du service Achats à mener à bien ce projet interne sur le long terme. Lors de l’évaluation des outils, le service Achats doit garder à l’esprit tous les éléments suivants :

eCatalogues

Gérés en interne ou en punch-out dans des catalogues de fournisseurs en ligne, ils sont dotés de divers degrés de fonctionnalités et de contrôle.

Évaluez l’effort manuel nécessaire pour les gérer et, si possible, confiez ces tâches à votre fournisseur !

Demandes d’achats

Cela doit inclure les achats de produits et services sur catalogue et hors catalogue

Flux d’approbation

Bien qu’il s’agisse d’une fonctionnalité standard pour toute Solution P2P, son potentiel de configuration varie. Assurez-vous qu’elle est suffisamment flexible pour répondre aux spécificités des Achats de votre entreprise et que le prestataire est capable de guider l’organisation dans la mise en œuvre.

Bons de commande, Réception, Facturation

Le processus du BDC à la facturation englobera un certain nombre d’interactions avec les fournisseurs et sera essentiel à l’adoption.

Facturation électronique

La « vraie » facturation électronique est un sujet central à prendre en compte dans le choix de votre prestataire. Celui-ci devra être en mesure de répondre aux exigences de la réforme actuelle (format Factur-X, eReporting vers le Portail Public de Facturation, etc.). Une combinaison d’IA et de machine learning peut être utilisée pour minimiser le taux d’erreur traditionnel des technologies d’OCR datées. Les tâches administratives de facturation feront l’objet d’une automatisation de plus en plus marquée dans les années à venir.

Rapprochement, automatisation, gestion des exceptions

Ces fonctionnalités (et les gains d’efficacité qu’elles produisent) sont essentielles pour établir une analyse de rentabilité.

Paiement

Si certaines plateformes offrent des fonctionnalités de paiement, la majorité n’en propose pas. Encore une fois, il s’agit d’un domaine à surveiller pour une couverture plus large de vos besoins en matière de processus !

« Le tout est plus que la somme de ses parties ». L’idée est de trouver la bonne solution pour votre entreprise et de vous assurer que vous avez les bonnes personnes en place pour obtenir des résultats optimaux.

Quel que soit le point de départ de votre parcours, la technologie jouera un rôle clé dans la réussite de la fonction Achats. Dans un environnement en constante évolution, elle continuera à montrer sa valeur au fil du temps : l’avenir de la Direction Achats s’annonce prometteur !