10 fonctionnalités et avantages à rechercher dans les solutions Procure-to-Pay

La recherche d’une solution P2P (Purchase-to-Pay ou Procure-to-Pay) peut être complexe, voire déconcertante. Trouver l’outil idéal pour les processus métier de votre entreprise, les besoins de vos utilisateurs et les attentes de vos parties prenantes peut être un vrai challenge, surtout si vous n’avez jamais déployé de solution tierce.

En connaissant les fonctionnalités et les avantages qu’une solution P2P digne de ce nom devrait vous offrir, vous pourrez rendre vos recherches moins ardues et permettre à votre organisation de choisir un outil qui plaira à tout le monde. Ici, nous ne parlons pas d’outils ERP ou comptables “à l’ancienne” qui proposaient le P2P en complément. Les entreprises d’aujourd’hui ont besoin d’une solution Procure-to-Pay conçue pour le monde moderne, qui offre les caractéristiques énumérées ci-dessous. Mais avant toute chose, commençons par les bases.

Qu’est-ce qu’une solution Procure-to-Pay ? 

Une solution Procure-to-Pay (ou Purchase-to-Pay) est une suite logicielle ou un système qui rationalise le processus d’achat et de paiement de biens ou de services. Cela signifie qu’elle comprend des solutions pour la demande d’achats, l’achat lui-même, la réception et le paiement de biens et de services. Par exemple, Corcentric propose un logiciel Procure-to-Pay visant à intégrer les équipes Achats aux écritures comptables tout au long du processus P2P.

Les caractéristiques d’une bonne solution Procure-to-Pay

1. Hébergement cloud de la solution Procure-to-Pay

Les logiciels P2P se présentent sous différentes formes. Certaines organisations choisissent de créer un outil en interne, tandis que d’autres achètent des logiciels auprès d’entreprises SaaS qui sont ensuite implémentés et hébergés sur site.

Ces deux options s’accompagnent d’un coût de possession plus élevé et, souvent, d’une configuration peu fluide. Une solution P2P de pointe offrira un logiciel dynamique basé sur le cloud. Avec un logiciel hébergé dans le cloud, le fournisseur reste responsable de la fonctionnalité globale de l’outil et s’associe aux organisations pour prendre en charge leurs besoins et processus métier au fil du temps.

2. Bons de commande automatisés

Si vous cherchez actuellement un logiciel Purchase-to-Pay, vous souhaitez probablement rendre vos opérations quotidiennes plus efficaces. Et bien sûr, il n’y a aucun mal à rendre les choses plus faciles pour vous et votre équipe d’achats.

Cela étant dit, l’automatisation est la voie à suivre. Toute solution que vous étudiez doit proposer un processus d’achats automatisé, audité, validé et exempt d’erreurs, de la demande d’achats au bon de commande jusqu’au flux d’envoi aux fournisseurs.

3. Configurable

L’une des fonctionnalités les plus difficiles à trouver dans une solution P2P viable à long terme est la configurabilité. Comme chaque organisation a ses propres processus métier, il peut être tentant de choisir un logiciel standard et soi-disant « universel ».

Malheureusement, ce type d’offre nécessite généralement beaucoup d’adaptation des processus et de gestion du changement du côté de l’utilisateur final. Une bonne solution P2P s’adaptera aux flux de travail et aux besoins de vos utilisateurs, et non l’inverse.

Toutes les solutions P2P doivent être configurables en fonction de la structure actuelle de l’entreprise et offrir une bonne expérience utilisateur, pour faciliter leur intégration.

4. Une seule source de données

Si vous travaillez dans les achats depuis un certain temps, vous avez probablement entendu des anecdotes cauchemardesques où l’ensemble du flux Purchase-to-Pay était réparti entre divers outils, services et approbateurs. En disposant d’une source de données unique, vous bénéficierez de nombreux avantages, par exemple :

• Une meilleure collaboration entre les demandeurs et les fournisseurs
• Une meilleure adoption par les utilisateurs
• Un meilleur contrôle sur les dépenses et les acheteurs indisciplinés
• Le suivi des performances, de la conformité et des risques

Heureusement, à l’ère des solutions e-Achats, la majorité, voire la totalité des logiciels Procure-to-Pay créent une source unique de données.

5. Visibilité sur les flux de travail des processus et des données

Le cycle catalogue-paiement est une réaction en chaîne, c’est-à-dire un ensemble de processus s’exécutant en série et/ou en parallèle à la fois pour le traitement des marchandises ou des services et le traitement des commandes/des paiements.

La solution P2P idéale fournira une sorte de tableau de bord, donnant au personnel concerné une visibilité sur chaque étape du processus tout en rationalisant la gouvernance, en capturant les économies et en collectant des données pour une analyse ultérieure. Cette visibilité accrue permet à votre équipe d’achats d’être plus intentionnelle dans l’achat de biens et services, tout en développant les efforts de réduction des coûts.

6. Gestion des catalogues dans la solution Procure-to-Pay

À quoi sert une nouvelle solution d’achats sophistiquée si elle ne vous facilite pas la tâche ? La gestion des catalogues est à la mode ces jours-ci (du moins dans le secteur des achats).

Les meilleures solutions achats offriront aux utilisateurs des fonctions de recherche et d’achat simples et conviviales. Vous pourrez ainsi chercher et acheter en toute simplicité dans votre logiciel P2P, comme vous le faites déjà sur Google ou Amazon : c’est l’expérience idéale.

7. Facturation électronique

Bien que toutes les solutions d’achats n’incluent pas la facturation électronique, certaines l’offrent. Pour faire simple, la facturation électronique consiste à automatiser et aligner les achats et les écritures comptables. Elle permet d’accélérer la partie paiement du cycle Purchase-to-Pay tout en maintenant la visibilité et la conformité.

Il se peut que cette fonction ne vous semble pas indispensable pendant vos recherches, mais elle vous sera très utile si vous souhaitez améliorer le contrôle des paiements et la réactivité globale vis-à-vis des factures.

8. Fonctionnalités de reporting intégrées

La création de rapports automatisés et la possibilité de créer des rapports indépendants sont des fonctionnalités très recherchées par les professionnels des Achats. Les rapports intégrés offrent aux utilisateurs des informations et un contrôle stratégiques sur les économies et la gestion des dépenses en temps réel.

Les outils P2P qui collectent des données importantes tout au long du cycle Procure-to-Pay vous aident à surveiller les performances, la conformité et les risques…

9. Analyse des dépenses

Quelle est votre quête ? La quête du Saint Graal ! Pour Arthur et ses chevaliers, oui. Mais pour les Achats : la quête des économies ! Les meilleures solutions P2P auront des fonctionnalités de reporting intégrées pour centraliser des données en temps réel sur les économies, les dépenses des fournisseurs, les dépenses par région et bien plus encore.

Ces données sont ensuite analysées et présentées dans un format convivial afin que vous et votre équipe puissiez améliorer l’efficacité et la conformité des processus tout en éradiquant les achats sauvages.

10. Intégration à d’autres outils

Les avantages d’une bonne solution P2P en place peuvent aller bien au-delà des achats, surtout si l’outil est capable de s’intégrer à d’autres systèmes et/ou existe sur une plateforme proposant d’autres modules qui peuvent avoir un impact sur les processus achats et l’efficacité, tels que l’automatisation des écritures comptables, la gestion des contrats, la gestion des fournisseurs et le sourcing.

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