Un processus efficace pour garantir le règlement fournisseur

A ce jour, la Charte des Relations inter-entreprises compte près de 400 signataires. Ce qui permet à la Médiation Inter-entreprises d'animer des groupes de travail entreprises ou donneurs d'ordres publics sur des thèmes précis et faire évoluer les pratiques.

Conscientes de l’intérêt réciproque qu'il y à construire une relation durable et responsable avec leurs fournisseurs, une douzaine d’organisations publiques et privées se mobilisent depuis début 2013 pour identifier ensemble les pistes d’amélioration de leurs processus de paiement des factures fournisseurs. Ces organisations ont accepté de croiser leurs expériences et leurs pratiques à la recherche d’un processus encore plus efficace en constituant un groupe de travail spécifique sur ce sujet. L’objectif de ces travaux, co-animés par Bruno Frel d’Afnor Solutions Achats (agréé par la Médiation), est de formaliser une restitution écrite de ces bonnes pratiques qui sera diffusée à l’ensemble des signataires. Une restitution partielle des résultats a été faite aux signataires lors du comité de pilotage de la Charte, le 8 avril 2013 à Bercy pour les 3 ans de la Charte.

Le contexte légal

La loi de modernisation de l'économie (LME) limite, depuis le 1^er janvier 2009, le délai pour régler les sommes dues par les donneurs d’ordres à quarante-cinq jours fin de mois ou soixante jours à compter de la date d'émission de la facture, afin de favoriser le développement des petites et moyennes entreprises. La dernière analyse trimestrielle diffusée par Altares sur les comportements de paiement des entreprises pour le 4^ème trimestre 2012 indique que seulement 31,5 % des entreprises respectent les délais de paiement en France. Les retards s’établissent en moyenne à 12,1 jours en augmentation par rapport aux deux derniers trimestres. Ce comportement payeur est très particulier à la France puisque par exemple, en Allemagne, les retards s’établissent en moyenne à 6,0 jours en baisse par rapport aux deux derniers trimestres. On constate qu’un gros travail reste à faire pour réduire les délais cachés, lutter contres les pratiques de contournement de la loi et éviter le dépôt de bilan d’un fournisseur (1 entreprise sur 4 aujourd’hui).

Les avancées du groupe de travail

Les processus achats des organisations participantes au groupe de travail ont été passés au crible. L’objectif de ces lectures critiques est de détecter, à chacune des étapes, les forces et les faiblesses des processus de facturation de ces organisations.
Le groupe de travail fait des propositions qui amènent à proposer de faire évoluer les décrets sur le sujet comme par exemple pour considérer l’envoi des factures en pdf.
Si les retards se concentrent essentiellement sur les étapes de réception et de contrôle des factures, on peut noter déjà plusieurs bonnes pratiques mises en place pour y palier :
- L’édition d’une Charte Factures qui sensibilise et informe les fournisseurs sur les règles à respecter lors de l’élaboration et de la transmission des factures. Le nombre de factures non-conformes aux attentes du client s’en trouve réduit, ce qui entraîne une validation immédiate et une réduction significative des délais de réception des factures.

- La dématérialisation fiscale évite les erreurs de saisies et les étapes chronophages, elle permet de mieux maitriser la relation avec les fournisseurs clés. Le système apparaît efficace mais sa mise en œuvre est longue et onéreuse. La dématérialisation fiscale des factures consiste à remplacer l’échange de factures papier par l’échange « de bout en bout » de factures électroniques, valant preuves fiscales, sous condition d’un respect strict du cadre réglementaire fixé par le code général des impôts.

Selon le constat du Ministère de la Défense, la dématérialisation fiscale permettrait aux entreprises d’économiser plus de 20 milliards d’euros par an et à l’État plus de 45 millions d’euros par an. Seuls deux modes de dématérialisation des factures sont reconnus par l’administration fiscale : un document comportant une signature électronique, un document dans un format d’échange structuré (XML, EDI,…). La numérisation des factures assure rapidité et traçabilité de l’information. Dans le processus étudié, elle permet une réduction des délais de paiements d’environ 10 jours. Les objectifs sont :
- Unifier le processus de traitement de la facture quel que soit le mode de transmission (papier/ électronique).
- Accroître la traçabilité de la facture dans le processus de traitement,
- Faire bénéficier les fournisseurs adressant leurs factures au format papier des mêmes fonctionnalités de suivi que les fournisseurs adressant leurs factures au format électronique,
- Améliorer la productivité sur la chaîne de traitement de la facture.

En termes de coûts et d'avantages, on peut notamment souligner les éléments suivants :

1. Rapidité de mise en œuvre,
2. Capacité à s’adapter au plus juste aux volumes reçus,
3. Coût de traitement réduit

L’utilisation de la carte d’achats pour des achats récurrents et à faibles montants afin de régler directement ses fournisseurs dans un délai moyen maximum de 5 jours. Les achats de petits montants (moins de 1 500 €) et de faible enjeu génèrent un travail beaucoup trop important, vu l'enjeu financier qu'ils représentent.

La carte achat est une carte bancaire internationale à autorisation systématique, elle est plus particulièrement destinée aux achats simples et répétitifs, l’utiliser comme outil de paiement permet :
- d'effectuer des commandes auprès de fournisseurs référencés,
- d'organiser et simplifier les paiements,
- de sécuriser les paiements.

L’ouverture d’un portail en ligne permet aux fournisseurs de suivre, à tout moment, l’état d’avancement et de traitement de ses factures tout au long du processus. Il pousse le fournisseur à devenir le contrôleur du bon cheminement de la facture dans le processus. La tolérance d’un delta (même important) entre les montants contractés et les montants facturés sous réserve de l’approbation de conformité par l’opérationnel.

La finalité de ce groupe de travail va être de redessiner un processus idéal qui serait construit sur l’ensemble des bonnes pratiques relevées pour accélérer les délais de paiement et mieux se conformer à la loi LME.
Au-delà de se mettre en conformité avec la loi, toutes les études montrent aujourd’hui que réduire les délais de paiement c’est aussi renforcer la relation entre le donneur d’ordre et son fournisseur. Un fournisseur qui n’a pas de problème de trésorerie peut se consacrer à son cœur de métier et prend le temps pour innover. Le donneur d’ordre a tout à y gagner. C’est un enjeu essentiel de la compétitivité des entreprises.