Préparer une renégociation contractuelle dans les règles de l'art

Une renégociation contractuelle doit être précédée d'un tour du marché visant à produire la meilleure solution alternative : l'acheteur sera ainsi fort et pertinent dans cette négociation délicate.

La préparation d'une renégociation contractuelle dépend essentiellement de la motivation qui pousse à renégocier. L'acheteur devra donc obtenir de ses collègues (mandants hiérarchiques, prescripteurs du besoin, clients internes, etc.) l'exhaustivité de leurs points d'insatisfaction.

S'il s'agit de pousser le contrat vers une meilleure intégration mutuelle avec un fournisseur dont on est satisfait, l'acheteur stimulera une créativité conjointe en vue d'une création commune de valeur à se répartir ensuite dans un climat d'équité. En revanche, la renégociation d'un contrat en cours est souvent envisagée en raison d'une insatisfaction sur la performance du fournisseur ou de l'idée que l'on paye trop cher ou d'un mélange diffus de ces deux éléments.

Dans ce cas, au delà de sa quête habituelle des meilleures conditions auprès du meilleur fournisseur, l'acheteur restera lucide et pèsera de façon pragmatique les risques qualitatifs inhérents à un changement de fournisseur, le risque économique à travailler avec un fournisseur peu compétitif, et le temps à consacrer à ce marché au regard de sa dimension stratégique.

Préparer un plan B, préciser les objectifs et fidéliser le fournisseur

La question de la performance devra être objectivée afin de reposer sur des paramètres mesurables, mais l'idée qu'il existe ailleurs le même niveau de qualité à de meilleures conditions tarifaires ne peut rester à l'état d'intuition. Il est impératif de vérifier cette intuition par la construction d'une solution alternative prête à l'emploi : la fameuse BATNA (Best Alternative To a Negotiated Agreement) de Ury et Fisher ou "plan B", selon la terminologie commune.

Cette démarche, similaire à un appel d'offres classique, permet, via une connaissance actualisée du marché, de tuer dans l'oeuf l'éventuel fantasme d'une herbe qui serait bien plus verte ailleurs : la recherche de la BATNA permet de savoir sur quels paramètres une autre herbe est ou n'est pas meilleure, et surtout où la trouver.

Lors d'une réunion interne autour des résultats de cette recherche, l'acheteur présentera une stratégie de cette renégociation avec des objectifs précis et les différents scénarios à débattre afin de trancher les limites du mandat de cette renégociation : en bref, décider ensemble à quelles conditions on continue avec le fournisseur actuel et de l'éventuel nouveau fournisseur avec qui contractualiser dans le cas contraire.

Quelle que soit sa motivation originelle, la viabilité à terme d'une renégociation contractuelle exigera néanmoins qu'elle résulte d'un accord équilibré et satisfaisant pour chaque partie. Si le fournisseur se sent lésé ou injustement traité, il pourrait stopper discrètement son investissement dans la relation et chercher lui aussi d'autres clients plus fiables et plus rentables.

Les Clés

Pour réussir sa renégociation, l'acheteur devra :

• mener une réflexion préalable sur les éléments gains potentiels/risques encourus/temps investi
• mener un appel d'offres rapide et trouver la meilleure solution alternative du marché
• s'en servir comme levier pour fixer les limites du mandat de sa renégociation

Par Rodolphe Agay, ingénieur diplômé de l'Agro de Paris, il a dirigé pendant plus de 10 ans les achats de sa business unit au sein des groupes Tetra Pak puis Alstom. Il crée en 2013 son entreprise de formation / conseil en achat et négociation à destination de l'enseignement supérieur et des entreprises.