Dans un contexte où les réglementations et les exigences de conformité sont de + en + nombreuses, les entreprises soumettent leurs fournisseurs à des examens plus approfondis. Encore aujourd'hui, - de 25 % des entreprises ont intégré efficacement + de 50 % de leurs fournisseurs à leurs SI achats.

Dans un contexte où les réglementations et les exigences de conformité sont de plus en plus nombreuses, les entreprises soumettent leurs fournisseurs à des examens toujours plus approfondis. Toutefois, il est fréquent que la gestion des informations fournisseurs soit rendue presque impossible par leur incapacité à relier facilement ces données avec des solutions Procure-to-Pay et leur incapacité à en mesurer l'impact.

Ainsi, selon une étude récente de PayStream Advisors, les relations avec les fournisseurs sont souvent tendues en raison de processus inadaptés liés à un manque d’automatisation dans leur gestion. Dans le Rapport P2P de 2016 sur les dépenses indirectes (rapport en anglais), plus d’un tiers des participants considèrent les problèmes dus à une mauvaise gestion des données fournisseurs comme un défi majeur dans la gestion des relations avec ces derniers. Les recherches menées par PayStream montrent également que moins de 25 % des entreprises ont intégré efficacement plus de 50 % de leurs fournisseurs à leurs systèmes achats et d’écritures comptables.

Comme nous l’avons déjà vu sur le blog de Determine, la gestion des informations fournisseurs est devenue un défi majeur pour les entreprises qui ne sont pas en mesure d’appréhender totalement l’impact de la gestion des fournisseurs sur les dépenses.

Qu’il s’agisse de référencer un nouveau fournisseur, d’essayer de comprendre la nature de votre relation business, ou simplement de régler la facture d’un fournisseur, ces relations peuvent comporter de nombreuses dynamiques. En voici quelques exemples :

Aller au-delà des profils fournisseurs basiques

Bien que la création d’un profil fournisseur puisse faire partie des bases de la gestion fournisseurs, de nombreuses entreprises gèrent encore ces données avec des feuilles de calcul ou des bases de données de référence fragmentées, et ne sont donc pas en mesure de créer des identifiants fournisseurs allant au-delà d’une adresse ou d’un contact. Dans le contexte économique actuel, il est essentiel, pour une grande variété de parties prenantes et dans de nombreuses situations, de pouvoir associer une adresse postale et des conditions de paiement, une méthode privilégiée d’expédition des commandes et un lieu spécifique, ou encore un profil fournisseur et des coordonnées bancaires valides pour éviter la fraude sur les paiements.

Assurer le suivi des documents dotés d’une date d’expiration

Pour réduire son exposition aux risques, il est également crucial pour une entreprise de pouvoir accéder aux documents appropriés d’un fournisseur en lien avec leur relation, et de pouvoir les évaluer. Cela inclut notamment l’étude de documents liés à des informations fiscales, qui peuvent comporter une date d’expiration ou être examinés par des organismes de règlementation, la vérification de la présence d’un certificat d’assurance valide, ou encore la confirmation de l’existence de garanties (telles qu’un accord de non-divulgation) avant la signature d’un nouveau contrat avec ce fournisseur.

Comprendre l’impact de la gestion des fournisseurs sur les dépenses

La mise en relation du sourcing et de l’activité achat (transactions) en lien avec les processus de gestion fournisseurs devient un avantage concurrentiel lorsqu’il s’agit de comprendre à quel point la relation avec un fournisseur est importante pour l’entreprise. Parmi les avantages de cette mise en relation, il est notamment possible de consulter rapidement les fournisseurs approuvés parmi les fournisseurs représentant 80 % des dépenses, le nombre de demandes ou de factures associées à un fournisseur, ou les articles achetés auprès d’un fournisseur au cours des douze derniers mois.

Promouvoir la flexibilité dans les processus achats

Enfin, lorsqu’il est nécessaire, dans une situation d’urgence, de référencer rapidement un nouveau fournisseur, les entreprises peuvent gagner du temps, garantir leur conformité et réduire les risques en ayant des processus clairement définis dans lesquels les différentes parties prenantes peuvent être impliquées pour initier un processus. Les équipes juridiques ont ainsi la possibilité de préparer les nouveaux contrats nécessaires avec le fournisseur (accord de non-divulgation, accord de niveau de service, etc.) pendant qu’un utilisateur au même moment crée une demande pouvant être immédiatement « assignée » à ce fournisseur, afin qu’il puisse la satisfaire dès la fin du processus de référencement et la signature des contrats.

Rejoignez la conversation

Le recueil de toutes ces informations fournisseurs et la mise en place de processus flexibles dans le contexte du P2P sont actuellement un sujet brûlant pour de nombreuses entreprises. Si vous souhaitez en savoir plus sur le sujet, je vous conseille de visionner le webinar en anglais sur la gestion des fournisseurs et les solutions P2P intitulé « 5 processus qui vont réinventer l’approche P2P de la gestion fournisseurs ».

Au cours de ce webinar ont été abordés :

• Certaines statistiques récentes de PayStream ;
• Le cinq processus à la fois fondamentaux et essentiels qui vont réinventer l’approche P2P de la gestion fournisseurs ;
• comment de vraies entreprises ont transformé ou transforment ces processus pour une meilleure gestion de leurs fournisseurs.

Vous découvrirez comment :

• Identifier et hiérarchiser les objectifs les plus urgents en lien avec la gestion de vos fournisseurs
• Évaluer la situation actuelle de votre base de fournisseurs et préparer leur référencement
• Réduire les risques cachés, les risques réglementaires et les risques en matière de conformité

Pour visionner ce webinar (en anglais), rendez-vous ici.
Si vous souhaitez en savoir plus sur les solutions Determine de gestion des informations fournisseurs et gestion des dépenses n’hésitez pas à demander une démonstration.

Article original ici