Infographie Les nouveaux modes de travail rebattent les cartes de l'immobilier des entreprises

Bureaux retrouvés "vides" suite à la mise en place du télétravail, besoin de marge de manoeuvre économique, elles sont aujourd'hui 76% à envisager une évolution de leurs surfaces actuelles, à court/moyen terme, et pour 71% d'entre elles une réduction de m².

La pandémie, la période de confinement et, plus récemment, le renforcement des mesures sanitaires en Ile-de-France, accélèrent et pérennisent l'adoption des nouveaux modes de travail et par conséquent, la transformation organisationnelle des entreprises. La 4e édition de l'étude annuelle de Parella (acteur du conseil en immobilier d'entreprise et en aménagement d'espaces de travail) qui étudie l'évolution de l'aménagement des espaces et modes de travail des entreprises présente cette année un focus particulier sur la place et le rôle du siège social.

40% des entreprises interrogées estiment que leur aménagement n'est pas en adéquation avec leur stratégie (vs 29% en 2019) et pour 90% d'entre elles ce sont les nouveaux modes de travail qui ne "matchent" plus avec l'aménagement de leur bureau. Une tendance préexistante qui ne fait qu'augmenter (+30% en 3 ans). Les autres raisons évoquées sont les modes de management à hauteur de 50% (n°3 en 2019 avec 57%) et l'image à 37% (n°2 en 2019 avec 59%).

Au-delà de l'aménagement, les nouveaux modes de travail restent le principal bouleversement auquel les entreprises doivent faire face pour leur immobilier : déjà critère n°1 en 2018 avec 72%, il bondit à 91% en 2020, avant même la crise sanitaire et économique (67%). Les nouvelles aspirations des travailleurs (56%) et le digital (36%), sont quant à eux relégués respectivement à la 3e et 4e place alors qu'ils occupaient la 2e position en 2018 (ex-aequo à 51%).

C'est la marque d'une accélération de la transformation des espaces de travail qui va influer sur les stratégies immobilières et les usages.

Comment se compose l'immobilier des entreprises aujourd'hui/demain ?

La mixité de lieux va se renforcer avec l'augmentation du télétravail. Une évolution qui va transformer le rôle du siège social et l'expérience collaborateur.

La représentation du siège social dans la composition immobilière des entreprises est en baisse : 75% en 2020 vs 85% en 2018 (-10% en 2 ans). Cette tendance va se poursuivre puisque les entreprises estiment que leur siège social ne représenterait plus que 59% en 2025.

Bénéfice direct de la crise sanitaire, le home office est en forte progression (19% vs 10% en 2018) et passerait le cap des 30% en 2025.

Les tiers lieux quant à eux représenteraient 11% en 2025. Une moindre progression par rapport à ce que les entreprises imaginaient en 2018 pour 2025 (17%), notamment dû à la forte hausse du home office. "La crise du Covid-19 acte la fin du principe d'unicité du lieu de travail. L'immobilier devient agile et flexible. Il faut aujourd'hui imaginer des lieux en fonction des usages. Le nomadisme interne et externe devient la norme. Le "bureau" n'est plus un territoire formel de l'entreprise, mais un service qui se consomme désormais au gré des besoins et des activités et au plus près de là où se trouve le collaborateur", commente Patrick Pelloquin, associé Parella.

Les surfaces des locaux en pleine mutation

Pour plus de 76% des entreprises interrogées, une évolution des surfaces actuelles est envisagée à court ou moyen terme. La majorité d'entre elles (71%) va réduire les surfaces soit en restituant des m² au sein de leurs locaux (48%) ou en déménageant (23%). 20% souhaitent conserver le même nombre de m² qu'actuellement, et enfin, seules 9 % envisagent une augmentation des m². La principale solution envisagée par ces entreprises est le réaménagement des espaces à hauteur de 67%.

"Au-delà de la réduction de m², réside un véritable enjeu de transformation pour apporter plus de valeur. Les usages doivent être au coeur du questionnement des entreprises afin que les lieux de travail soient en adéquation avec ceux-ci", indique Ludovic Legendre, associé Parella.

Pratiques de travail : aujourd'hui & demain

Progression du télétravail - 79% des entreprises répondantes ont mis en place une politique de télétravail (vs 59% en 2018), principalement pour favoriser le bien-être des collaborateurs (critère n°1), mais aussi pour réduire les coûts (critère n°2) et les surfaces (critère n°3). On constate une progression du nombre de jours envisagé, de 1,2 jours avant la crise sanitaire à 2,23 jours à moyen/long terme, ainsi qu'une évolution de la proportion des collaborateurs concernés passant de 48% à 70%. De plus, 47% des entreprises envisagent également de participer aux frais de leurs équipes dans le cadre du télétravail.

Accélération du flex office - En 2020, plus de 38% des entreprises répondantes ont mis en place le flex office, soit 15% de plus qu'en 2019 (vs 23% en 2019, 22,5% en 2018 et 61% d'intention en 2017). 65% d'entre elles l'ont mis en oeuvre par département/service, un chiffre stable par rapport aux années précédentes.

"Pour chacune des entreprises que nous accompagnons, nous calculons un indice de maturité à l'évolution des modes de travail qui nous permet d'évaluer le potentiel de flexibilité et d'agilité de leurs espaces et le degré d'accompagnement au changement nécessaire. Le télétravail augmente, le flex office s'impose, nous pouvons alors franchir un cap en matière d'aménagement des espaces et d'optimisation des surfaces si les baux le permettent", précise Olivier Neuman, associé Parella.

Un siège social à réenchanter, une nouvelle raison d'être à trouver

Bien qu'en baisse de 16% par rapport à aujourd'hui, le siège social représenterait encore, en 2025, 59% du mix immobilier des entreprises répondantes. Il reste un lieu d'encrage fort, néanmoins son rôle doit être repensé et l'expérience collaborateur revisitée. Il devra être à la fois vecteur de l'image, garant de l'attractivité et un Hub social (critères n°1), favoriser la sociabilisation des équipes (critère n°2) et être le lieu de travail de référence (critère n°3).

Repenser l'expérience collaborateur- Selon les entreprises répondantes, les facteurs clés de succès d'une expérience collaborateur réussie sont en 1er lieu la diversité des espaces de travail au sein des bureaux, les outils et l'infrastructure digitale (2e), l'animation de la vie d'équipe (3e), la diversité des lieux proposés (télétravail, tiers-lieux... 4e) et enfin, les services proposés (5e).

De plus, 81% des interrogés sont d'accord avec l'affirmation "il faut réenchanter le siège social"."Il faut repenser l'expérience collaborateur, sortir du poste de travail uniformisé pour offrir des alternatives en s'appuyant sur la technologie. Le serviciel doit lui aussi être réinventé, ne plus être uniquement attaché au siège afin de répondre à la porosité vie professionnelle / vie personnelle et au nomadisme. Le siège social devra être le lieu de la collaboration et de l'échange, incarner l'image, la culture, les valeurs de l'entreprise. Nous sommes en train de construire une nouvelle équation où nous n'avons pas un mais des lieux de travail, une expérience collaborateur qui doit être renforcée et "sans couture", une nouvelle raison d'être pour le siège social", conclut Ludovic Legendre, associé Parella.

Cette explosion de tendances préexistantes amène une révision du rôle du siège social et une réflexion sur l'expérience collaborateur. Le siège social de l'entreprise change de nature et doit prendre sa place dans cette nouvelle organisation du travail.