Digitalisation des achats de services : tirer les bénéfices d'une approche globale

La tendance à la concentration des solutions de Sourcing, Gestion des Contrats et Procure-to-Pay via une approche « Plateforme » démontre que la digitalisation des achats de services permettra de générer d’importants gains financiers et d’efficacité.

Les achats de services ne constituent pas un silo, mais font partie d’une approche plus globale pour la gestion des dépenses complexes

La tendance à la concentration des solutions de Sourcing, Gestion des Contrats et Procure-to-Pay via une approche « Plateforme », ainsi que les prévisions globales de croissance de l'économie des services démontrent que la digitalisation des achats de services permettra de générer d’importants gains financiers et d’efficacité.

La complexité des achats de service

Comme nous l'avons évoqué dans de récents articles, il est clair que l'acquisition de services (c.-à-d. l’expertise/temps de personnes) diffère des marchandises : vous ne pouvez pas mettre une personne dans une case, et vous ne le pourrez jamais. La nécessité de gérer des éléments complexes, comme le temps et l’expertise, requiert une grande collaboration entre les parties concernées et, souvent, l'implication de tiers. Appréhendez les complexités comme : un processus de sélection de ressource complexe, une analyse des ressources et une surveillance des performances.

Durant la dernière décennie nous avons pu observer deux tendances :

• Les outils Achats traditionnels ont tenté sans grand succès d’aller aller au-delà des processus classiques avec facturation se heurtant à des problèmes d’adoption.
• De nouveaux éditeurs se consacrent presque exclusivement à l’achat de services pour des projets spécifiques mais représentent souvent un investissement supplémentaire dans le cadre de projets Source-to-Pay plus globaux.

Cela est en partie dû à la finalité de ces solutions. Comme Andrew Bartels de Forrester l'a expliqué dans son dernier rapport sur la digitalisation des achats de services aux Etats-Unis, le travail temporaire constitue une infime partie des achats de services. Par exemple, selon une enquête de 2015 du US Census Bureau, l’intérim représentent 119 millions USD, contre 2 455 millions USD pour les autres types de prestation de services (ex : services en ingénierie informatique et innovation, sous-traitance, conseil etc.). L’augmentation des dépenses liées aux services s'est traduite en une immense opportunité pour les entreprises d'améliorer la façon dont elles capturent ces prestations à forte valeur ajoutée (c.-à-d. des dépenses basées sur les énoncés de travaux/accords-cadres de services).

Les limites des solutions spécialisées en digitalisation des achats de services

Même si les éditeurs spécialisés en achats de service évoluent en développant des fonctionnalités pour gérer d’autres types de services : freelances, missions basées sur des énoncés de travaux, etc. leur « spécialisation » implique que les dépenses en achats de services ne sont pas intégrées dans un « système commun » avec la gestion des achats de biens, la gestion des fournisseurs et la gestion des contrats. Qui plus est, gérer les dépenses de biens et services dans des silos séparés ne permet pas d’avoir une visibilité sur l’ensemble des dépenses de l'entreprise et peut potentiellement remettre en cause l'intérêt d’une approche globale de mise sous contrôle des dépenses et des processus.

Gérer efficacement les achats de services avec des budgets complexes

Les organisations qui comptent un grand nombre de services, notamment dans les secteurs qui consacrent en moyenne plus de 80 % de leurs dépenses aux services (p. ex. les services financiers, les assurances, les services de santé, les médias/divertissements) doivent pouvoir non seulement gérer les dépenses liées aux services, mais également gérer efficacement ces dépenses avec des budgets complexes.

Qu'il s'agisse de dépenses opérationnelles, d’investissement ou liées à un projet, l’alignement des dépenses peut nécessiter leur association avec des catégories d’achats en fonction d'un budget plus important. Ainsi, pouvoir corréler plusieurs catégories de dépenses au sein d’une même solution permet de gérer efficacement les dépenses de l'entreprise.

Par exemple, à l'aide de fonctionnalités de gestion budgétaire pour un budget OPEX, un système Source-to-Pay complet affichera clairement et en temps réel des informations relatives au processus sourcing et achat pour toutes les dépenses liées à un département, une business unit ou un type de dépense. Avec un budget CAPEX, le système pourra traiter un plus large éventail de dépenses, mais les lignes achats seront toujours attribuées aux bons codes du Grand Livre.

En comparaison, un budget axé sur un projet est largement tributaire de la saisie et du contrôle de toutes les dépenses réalisées au cours d'une période donnée. Une Plateforme Source-to-Pay complète telle que Determine permettra à l'entreprise de gérer les processus (référencement, feuilles de suivi des temps, jalons, suivi des performances, etc.) et de saisir toutes les dépenses remboursables. Elle fournira la transparence nécessaire à une attribution et à un contrôle efficace des fonds du projet, quel que soit le type de dépense. En conclusion, les écrans et méthodes permettant de saisir et d'attribuer les dépenses peuvent varier en fonction du type de budget, mais le résultat final issu des données exploitables reste identique, que vous gériez des services ou des produits.

Si vous voulez en savoir plus sur la digitalisation des achats de services et leur évolution, je vous invite à visionner le webinar en anglais du conférencier Andrew Bartels, Vice-président et Analyste principal au sein de Forrester Research, et Julien Nadaud, Responsable produits chez Determine. Durant ce webinar, vous explorerez les difficultés liées aux dépenses de services, et comment mieux les comprendre et les gérer au sein de votre organisation.

Pour savoir comment Determine vous permet de gérer vos achats de services, demandez une démonstration gratuite à nos équipes !