Achats de services pour le service Achats : Comment bien chausser le cordonnier ?

Les achats de services ne peuvent pas être considérés comme une catégorie homogène. Comment s’assurer que les Achats de services pour le service Achats soient exemplaires et prouvent le contraire du vieil adage « Les cordonniers sont toujours les plus mal chaussés. »

Sur notre blog nous avons beaucoup parlé des particularités relatives aux achats de services. Dans un podcast en anglais, le Responsable produits de Determine, Julien Nadaud, a parlé du fait qu’en termes de spécifications/d’exigences et de processus de qualification, l’achat de services diffère fondamentalement de l’achat de produits. Kelly Barner a écrit une série de blog en plusieurs parties sur le fait que les achats de services ne peuvent pas être considérés comme une catégorie homogène, car ils englobent un large éventail de domaines de compétences, de modèles de coût et de prestations rendues pour l’entreprise. À ce stade, je pense que nous pouvons nous accorder sur le fait que les achats de services sont un cas à part. Mais qu’en est-il des services que les équipes Achats acquièrent pour leur propre utilisation ? Ou en d’autres termes, comment s’assurer que les Achats de services pour le service Achats soient exemplaires et prouvent le contraire du vieil adage « Les cordonniers sont toujours les plus mal chaussés. »

De plus en plus, les équipes Achats font appel à des prestataires de services. Nous externalisons les missions tactiques, les contrats pour la création de contenu informatif et embauchons des spécialistes lorsqu’une opportunité de mettre sous contrôle les dépenses ne correspond pas aux compétences disponibles en interne. La question à laquelle nous devons nous préparer est de savoir si les outils Achats que nous utilisons aujourd’hui sont assez avancés pour nous aider à sélectionner et gérer efficacement les prestataires de services qui travaillent directement pour nous.

Dans un guide en deux parties rédigé par le Directeur de la recherche de Spend Matters, Pierre Mitchell, le contexte et les difficultés du marché des Achats de services sont présentés, ainsi que les « 7 bonnes pratiques des consommateurs de services ». Ces guides nous apprennent en premier lieu que tous les services dépendent des tendances et motivations des personnes et, par conséquent, une gestion et une supervision méticuleuses sont requises (que les services soient fournis par des employés ou des prestataires tiers).

Les Achats de services pour le service Achats : Qu’achetez-vous ?

C’est généralement la principale difficulté annoncée dans le cadre d’un projet d’achat de services : les spécifications et exigences diffèrent totalement des produits. La première étape consiste à définir la limite entre ce que l’équipe Achats continuera à faire et ce qui sera effectué par un prestataire de service, deux cas de figures sont alors possibles :

• Pour les catégories d’achats spécifiques mais non stratégiques, l’équipe Achats peut conclure un contrat avec un prestataire de service pour exécuter le processus de sourcing relatif à catégorie de dépenses spécifique mais non stratégique. Au travers du contrat, l’équipe Achats « fait l’acquisition » de capacité, lui permettant ainsi de choisir parmi différentes options de fournisseurs qualifiés.
• Avec les dépenses stratégiques, l’équipe Achats « achète » l’expérience et l’expertise requises pour effectuer une mission nécessitant des connaissances particulières, comme par exemple une meilleure gestion des fournisseurs associée à un besoin métier.

Les attentes, modèles de consommation et contrats régissant l’achat de services (capacités ou compétences) peuvent grandement varier. Gérer l’un ne prépare pas forcément les achats à en gérer un autre.

Qu’obtenez-vous ?

Le résultat attendu issu des contrats d’achats de services varie selon la nature des services eux-mêmes. Le service est-il requis pour gérer une partie tactique des responsabilités des Achats ou pour gérer un élément si stratégique qu’un spécialiste peut être légitimement sollicité ? Les Achats travaillent-ils avec un prestataire de service pour générer des résultats pour leur propre compte ou pour profiter de l’expérience et des compétences du prestataire ? Dans tous les cas, les critères utilisés pour déterminer la réussite de l’accord doivent être alignés avec ceux utilisés pour déterminer la performance du département Achats dans sa globalité. Ainsi, les Achats peuvent s’assurer que le résultat souhaité est obtenu, car chacun connaît parfaitement les attentes.

Allez-vous atteindre vos objectifs à long terme ?

Les achats de services (quel que soit le type) sont parfois utilisés pour répondre à des besoins à court terme. Et pourtant, les équipes Achats savent très bien que tous les objectifs à court terme doivent également être liés étroitement aux objectifs à long terme de l’entreprise. Des structures et mesures supplémentaires peuvent être nécessaires pour s’assurer d’une réussite à long terme, lorsqu’il y a un risque de rotation intensive des consultants, ou qu’ils soient influencés pour protéger la propriété intellectuelle. Un manque de productivité ou d’engagement de la part du prestataire de service est impensable, si l’on veut que le résultat soit aussi efficace que prévu.

Les Achats doivent garder à l’esprit que lorsqu’ils gèrent des prestataires de services leur étant destinés, ils ne doivent pas agir en simple consommateur ; ils doivent également montrer l’exemple au reste de l’entreprise. Si les Achats ne définissent pas des objectifs clairs pour les tâches et missions réalisées par les prestataires et qu’ils ne gèrent pas efficacement leur propre demande, ils ne peuvent pas espérer des autres départements qu’ils le fassent. Ils doivent viser des standards réalistes, mais élevés, pour eux-mêmes et pour les prestataires de services avec lesquels ils travaillent.

Pour plus d’informations sur la solution de gestion des achats de service Determine, n’hésitez pas à nous contacter, nos équipes se feront un plaisir de vous faire une démonstration gratuite.