Travailler avec ses fournisseurs privilégiés

En fonction de sa consommation et de sa stratégie achats, une entreprise peut se doter de plusieurs fournisseurs ou d'un seul par typologie de déplacement. Pour des raisons de gain de temps et de facilité de gestion, la tendance est à la consolidation afin d'identifier un nombre limité de fournisseurs: les prestataires privilégiés. Cependant, cette approche peut omettre de prendre en compte et de couvrir certains besoins de l'entreprise. En effet, une compagnie aérienne ne dessert pas toutes les destinations. Un loueur de véhicules n'est pas présent dans toutes les villes, un hôtel n'a pas toujours de chambres disponibles. La question est donc de savoir quel(s) prestataire(s) privilégier pour répondre aux besoins de l'entreprise tout en bénéficiant des conditions avantageuses découlant d'une concentration des périmètres auprès d'un même fournisseur.

Une gestion centralisée des voyages

Une gestion centralisée des voyages s'appuie sur la connaissance de ses besoins (état des lieux, définition du besoin), la définition et la communication de règles claires afin d'adapter les comportements des voyageurs à la stratégie achats retenue. Associée à une agence proactive, elle permet de guider les collaborateurs vers un prestataire privilégié et de respecter les engagements pris auprès de celui-ci. Ensuite, il faut décliner la stratégie de référencement par typologie de prestations afin de prendre en compte la structure du marché. Pour l'aérien, une stratégie efficace consiste à encourager les bonnes pratiques, à savoir anticiper les commandes et à utiliser des billets à contraintes plutôt que d'avoir recours à des tarifs négociés plus coûteux. Pour les commandes urgentes, la mise en place de contrats limités et couvrant les principaux besoins permet de contrôler ses coûts, par exemple en s'adressant aux alliances (Star Alliance, Sky Team, One World) qui intègrent de plus en plus les offres de compagnies membres. Pour les prestations hôtelières, la qualité des tarifs négociés proposés par les hôteliers dépend de façon significative des engagements pris par l'entreprise en nombre de nuitées. Il faut donc tâcher de restreindre le panel de prestataires dans chaque ville tout en proposant un choix suffisant pour tenir compte des périodes de fort remplissage. En matière de location de véhicules, une entreprise est encouragée à concentrer ses accords sur le plus petit nombre de loueurs offrant une couverture répondant à ses besoins. Cela peut se faire auprès d'un loueur unique («preferred») ou bien auprès de deux, en précisant lequel doit être privilégié afin de ne pas trop répartir les volumes.