Tourisme d'affaires: l'externalisation sous condition

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Croisière sur le Nil, safari dans la brousse africaine ou traversée de la Sierra Nevada en véhicule tout terrain, les voyages d'incentive ou de récompense sont des manifestations très appréciées dans l'univers professionnel. Si les entreprises ont la possibilité d'organiser ce type d'événements en interne, elles peuvent également en confier la gestion à des agences. L'incentive représente d'ailleurs, en moyenne, 12% de l'activité des agences de communication événementielle, selon la dernière enquête annuelle menée par l'Anaé (l'Association des agences de communication événementielle) et Bedouk (société spécialisée dans le tourisme d'affaires et les événements professionnels) sur le marché français en 2007.

Mais recourir à une agence lambda peut néanmoins se révéler problématique. Et pour cause: l'activité est légalement réservée aux détenteurs de la licence d'agent de voyages, depuis la loi du 13 juillet 1992. Or, selon l'Anaé et Bedouk, seules 47% des agences d'événementiel possèdent cette licence! A moins de passer elles-mêmes par un agent de voyages, les agences de communication événementielle qui proposent d'organiser un voyage de motivation ou de récompense, sans détenir le précieux sésame, sont donc hors-la-loi. Et, en cas d'exercice de l'activité, sans autorisation, la loi prévoit une amende s'élevant à 7 500 euros (15 000 euros en cas de récidive), à laquelle s'ajoute une peine de six mois d'emprisonnement. «Ces agences concurrentes se mettent à organiser des voyages à la demande de leurs clients avec lesquels elles entretiennent de bonnes relations, mais en se gardant bien de les informer sur les risques qu'elles encourent, comme l'annulation du voyage», indique Sylvie Pastre, gérante de SoBe Incentive, agence spécialisée dans le voyage d'incentive. Lorsque l'entreprise décide d'externaliser l'organisation d'un voyage d'incentive ou de récompense, le service achats doit donc se montrer particulièrement vigilant sur cet aspect légal. A lors que traditionnellement les acheteurs ne sont sollicités que sur la partie contractuelle, c'est un moyen pour eux d'intervenir plus en amont, en rappelant à leurs clients internes les risques encourus. Par exemple, l'impact public d'un événement organisé illégalement peut avoir des répercussions négatives sur l'image de l'entreprise.

La licence d'agent de voyages, une garantie indispensable

Pour obtenir la licence d'agent de voyages, les prestataires doivent déposer un dossier à la préfecture. Le représentant de l'agence doit justifier d'une aptitude professionnelle, que la préfecture apprécie en fonction de son expérience (au moins deux ans dans le tourisme) ou de ses diplômes (BTS tourisme, etc.). «L'obtention de cette licence est une preuve de notre savoir-faire», estime Sylvie Pastre. L'ouverture d'une agence de voyages est par ailleurs conditionnée à la présentation d'une garantie financière et à la souscription d'une assurance responsabilité civile professionnelle. La garantie financière est au minimum de 99 092 euros. Elle peut être souscrite auprès d'un organisme financier ou d'un organisme de garantie collective habilité. C'est le cas, par exemple, de l'agence SoBe Incentive, membre de l'APS (Association professionnelle de solidarité du tourisme) «En cas de faillite, le voyage est alors réalisé par une autre agence», explique Sylvie Pastre. Quant à l'assurance responsabilité civile professionnelle, elle couvre les éventuels risques financiers résultant de fautes professionnelles commises par l'agent de voyages ou l'un de ses salariés dans le cadre de son activité.

Au-delà de cet aspect réglementaire, recourir à un prestataire titulaire d'une licence d'agent de voyages présente un certain nombre d'avantages. Spécialisées dans le tourisme d'affaires, les agences de communication événementielle ont acquis une expérience et se sont constitué un réseau que l'entreprise ne possède pas en interne. «Un tissu relationnel qui nous permet d'ouvrir les portes et donc d'optimiser l'organisation d'un voyage», assure Catherine Alles-Pernoud, directrice du département voyages d'Accentiv'Kadeos. De son côté, Sylvie Pastre (SoBe Incentive) se targue, par exemple, d'avoir dans son carnet d'adresses des relations classées selon des critères de fiabilité et de garanties dans plus de 80 destinations.

Grâce au volume d'affaires qu'elle génère avec ses autres clients, l'agence titulaire de la licence d'agent de voyages dispose également d'une plus grande force de négociation auprès de ses contacts. Par ailleurs, ces agences peuvent être force de propositions. «On nous demande souvent d'organiser des événements exclusifs. Nous allons jusqu'à privatiser des îles!», raconte Catherine Alles-Pernoud. Au final, ces agences proposent une prestation clés en main, avec une seule facturation sous forme de forfait qui inclut le transport, l'hébergement et les activités. En outre, l'agence de communication événementielle peut proposer au donneur d'ordres une assurance le protégeant en cas de problème lors du séjour, comme la perte d'un bagage ou la blessure d'un participant pendant le voyage. «Cette assurance est indispensable, car les montants peuvent être importants en cas d'accident, estime Pierre Lusinchi, président de l'agence de tourisme d'affaires Alice Evénements. Il faut pouvoir bien se couvrir» Et ce, qu'il s'agisse d'un voyage à la montagne... ou à la mer.

Leila Gharnout, acheteuse hors production, Hager Security

Témoignage
«L'agence nous offre des moyens que nous n'avons pas en interne»

Chaque année, Hager Security, filiale du groupe Hager spécialiste de la dom otique et d e la conception et la commercialisation de systèmes de sécurité, organise, pour ses meilleurs clients, un voyage de récompense à l'étranger.
En février dernier, 20 d'entre eux sont ainsi partis quelques jours au Canada, et, comme depuis trois ans, Hager Security a confi é l'organisation de cet événement à l'agence Accentiv'Kadeos. Pour Leila Gharnout, acheteuse hors-production de l a société, ce choix «répond à nos exigences de proposer, à l'instar de la marque Daitem que nous commercialisons, une prestation sur mesure, originale et de très haut de gamme. En interne, nous n'avons pas forcément les moyens de l'agence en termes d'expertise, de conseil et de réseau. Et, en ce sens, l'agence nous apporte une réelle valeur ajoutée, aussi bien pour la conception que pour l'organisation du voyage.» Aussi, Hager Security implique Accentiv'Kadeos en amont du projet, afin que l'agence aide à la définition d'un concept et conseille l'entreprise quant à la destination. «L'agence nous apporte entière satisfaction, explique Leila Gharnout. Sous-traiter l'organisation de l'événement, c'est aussi une manière de se décharger des imprévus et des mauvaises surprises de dernière minute... notamment pour certaines destinations exotiques ou lointaines.»


L'entreprise
Hager


ACTIVITE
Solutions de gestion d'énergie, de sécurité et de domotique


CHIFFRE D'AFFAIRES (2007)
1 milliard d'euros


EFFECTIF
9 500 collaborateurs