Simplifier les achats en fournitures de bureau

Plus de 8 000 produits, en moyenne, proposés par catalogue de fournisseur, 30 % de références supplémentaires apparaissant sur le marché chaque année. Une profusion face à laquelle vous -acheteurs- avez du mal à vous y retrouver. Il est donc intéressant d'établir les besoins réels de votre entreprise en dressant une liste exhaustive des articles de consommation courante. Puis, dressez une liste restreinte et standardisée des gammes de produits par famille. Après avoir diminué le nombre de références, mettez les fournisseurs en concurrence. C'est le levier le plus simple et le plus rapide pour faire des économies.

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Par Alexandra Augé, responsable du développement de Sérénia, cabinet de conseil spécialisé dans l'optimisation des achats directs et indirects et dans des achats et de la recherche d'avoirs.

Analyse des produits et maîtrise des prix

Pour un même produit, les conditionnements peuvent varier d'un fournisseur à l'autre. Idem pour les contenants. Seuls 20 % des produits sont identiques entre deux fournisseurs. Il est également complexe de déterminer si l'article coté est une marque propre ou celle d'un distributeur. De plus, pour réduire les coûts, les fournisseurs ont tendance à proposer des articles à des prix moins élevés, potentiellement de qualité inférieure, ce qui peut être le cas pour les grammages ou les couleurs du papier.

Sans outil adapté, impossible de comparer les offres. Le recours à des logiciels dédiés peut s'avérer être une bonne solution pour analyser les informations fournisseurs. Autre obstacle: les tarifs, qui sont difficiles à maîtriser étant donné que les distributeurs les personnalisent. Brouillant ainsi l'évaluation du «juste prix» des articles achetés. Il est donc nécessaire d'effectuer un benchmark et d'assurer un suivi régulier des variations tarifaires. Pour vos imprimantes, les cartouches compatibles reconditionnées peuvent être une alternative aux grandes marques. Leur qualité est suffisante et leur prix inférieur de 30 %. De même, négociez les tarifs du mobilier de bureau. Si vous souhaitez renouveler moins de dix postes, vous pouvez exiger 20 % à 30 % de remise, livraison et installation comprises. Au-delà, n'hésitez pas à demander 50 % de réduction minimum.

Traque au gaspillage et préférence pour les fournitures «vertes»

Observez les quantités consommées et comparez-les aux besoins réels. C'est le préalable à la mise en place d'un contrôle interne. Pour gagner du temps, proposez aux salariés de commander leurs produits via une plateforme internet personnalisée, que le fournisseur aura préalablement construite pour votre société, avec des références standardisées aux tarifs négociés. «Consommer écologique» c'est aussi un moyen de réaliser des économies. Il existe des produits recyclés, rechargeables et réutilisables, à l'excellent rapport qualité-prix. Dans la même optique, sensibilisez vos équipes en les incitant à proscrire l'impression systématique et en couleur, paramétrez l'impression recto verso en standard et privilégiez les formulaires électroniques en interne... Déclinable pour de nombreux produits, la piste verte doit faire l'objet d'une minutieuse exploration.