Salles de réunion: l'agencement soumis aux nouvelles technologies

Iles Fidji, Futuna ou Luang Prabang. Des destinations paradisiaques où les salariés se rendent lors de brainstormings et autres réunions. Du moins, lorsque l'entreprise choisit de nommer ainsi ses espaces d'échanges. Si baptiser ces salles ne représente aucun coût, leur agencement constitue un poste de dépenses important, notamment à cause des nouvelles technologies. Mais, « le coût d'investissement de l'aménagement des salles de réunion est négligeable par rapport à leur coût d'inutilisation », rappelle Olivier de Lavalette, dg d'Europe-Sud chez Regus, spécialisé dans la location de salles de réunion clés en main. En raison du prix élevé au mètre carré, ce type d'espace doit être rentable. Les salles de réunion deviennent donc adaptables.

Des salles de réunion modulables

Dans cette optique, «il est conseillé d'opter pour du mobilier pliant et facilement démontable», d'après Jean-Vincent Richard, architecte DPLG et directeur du cabinet d'architecture Xolf. Si les sièges se déplacent aisément, la configuration des salles de réunion peut rapidement être réorganisée en U, en amphithéâtre, etc. Un lieu de stockage pour les tables, les chaises... est une option à envisager. Le mobilier doit être pensé de manière à laisser passer câbles et branchements. Pour aménager ce type d'espace, les responsables des services généraux doivent aussi se montrer vigilants sur l'éclairage, le système de ventilation/climatisation et l'acoustique. «L'ambiance phonique est très importante à l'intérieur comme à l'extérieur de la pièce», précise Jean-Vincent Richard (Xolf). Autre détail important: le système de réservation. Si celui-ci est intégré à la messagerie de l'entreprise, les salariés peuvent ainsi retenir une salle d'un simple clic. « Ce qui compte dans un espace de réunion c'est l'aspect technologique: un réseau wi-fi avec des prises pour brancher les portables et une technologie de projection intégrée avec écran», développe Olivier de Lavalette (Regus).

@ SEDUS STOLL AG

Contraintes d'aménagement

Si pour Marco Antonio Hormazabal, chargé du développement des solutions de téléprésence chez Cisco, «la télérésence répond aux promesses que la visioconférence n'a pas tenues», d'autres solutions existent comme les tableaux numériques interactifs, qui permettent de transférer sur l'ordinateur des participants la présentation projetée. Côté budget, il faut compter entre 10000 et 25000 euros pour un système de vidéoconférence. Un prix qui grimpe jusqu'à 150 voire 200000 euros pour un système de téléprésence. Aujourd'hui, cette technologie dite immersive donne l'impression d'être en présence des participants qui s'affichent en taille réelle sur les écrans. « Cette technologie se base sur les standards de la nouvelle génération plus collaborative sans remettre en cause le système d'information du bâtiment», précise Marco Antonio Hormazabal (Cisco). Le directeur des systèmes d'information (DSI) n'a donc pas à repenser le déploiement de son organisation pour installer ce type de technologie. La configuration des salles de réunion dépend néanmoins des technologies adoptées. A cet égard, si la téléprésence engendre des contraintes liées à la taille des lieux et à l'équipement informatique (accès à Internet très haut débit, écran plat, etc.), du côté de la vidéoconférence, les exigences sont souples. En juillet 2011, la mairie de Drancy s'est équipée d'un système de téléprésence Cisco. Courant 2012, d'autres villes de la communauté d'agglomération de l'aéroport du Bourget devraient s'en doter. «Nous avons lancé un marché à procédure adaptée (Mapa) en 2009 pour équiper les villes de la communauté d'agglomération, mais les travaux d'aménagement des salles de réunion ont été conséquents», explique David Larose, DSI de la communauté d'agglomération du Bourget en charge du projet. Des travaux d'aménagement qui ont représenté deux tiers du budget du marché. «Le cahier des charges de laménagement des salles de réunion pour installer de la téléprésence dite «immersive» est très normé», précise David Larose. Cisco a donc sollicité un cabinet d'architectes pour se charger du projet. «Nous souhaitions un système de visioconférence pour six personnes avec une image en taille réelle. Nous avons retenu la téléprésence car la qualité d'image est supérieure à la vidéoconférence. C'est aussi donner une image professionnelle et se rendre attractif auprès d'entreprises comme Airbus. A moyen terme, nous les louerons aux entreprises environ 250 euros de l'heure», détaille David Larose. Une façon originale de rentabiliser ces salles high-tech.

Marco Antonio Hormazabal, Cisco

« La téléprésence répond aux promesses que la vidéoconférence n'a pas tenues. »

Murielle Allinquant Novalis

Témoignage. «Nous avons aménagé six catégories de salles de réunion»

Les 680 collaborateurs de Novalis ont intégré leurs bureaux à Montreuil en juillet. Le bâtiment de cinq étages comprend six catégories de salles de réunion aménagées par le cabinet d'architecture Xolf. Si des salles de 8 et 12 places équipées de vidéo projecteurs et de PC sont réparties à chaque étage, d'autres espaces n'existent qu'à certains niveaux. Au rez-de-chaussée se trouve la salle du conseil de 80 places orientée high-tech. Le premier étage, classé ERP (Etablissement recevant du public) possède trois salles de réunion d'une capacité de 20 à 30 personnes avec du matériel plus sophistiqué pour projeter des présentations. «Une fois réunies, ces salles modulables peuvent accueillir près de 100 personnes», précise Murielle Allinquant, responsable du projet d'aménagement. Deux salles de 16 personnes, deux de visioconférence et deux réservées aux formations sont réparties sur l'ensemble du premier niveau. «Le cinquième étage est réservé à la direction. Il comporte une petite salle de quatre places et une plus grande, de 18 places, pour le Codir», précise-t-elle. Pour le mobilier, et notamment les tables équipées de trappes, c'est Majencia qui a été retenue.


Novalis


ACTIVITE
Groupe de protection sociale (retraite complémentaire Agirc-Arrco et prévoyance pour particuliers)


CHIFFRE DAFFAIRES 2010 955 millions d'euros de cotisations encaissées


EFFECTIF FRANCE 2 200 salariés


VOLUME D'ACHATS ANNUEL Plus de 50 millions hors production


EFFECTIF ACHATS 12 personnes, dont quatre dédiées aux études, appels d'offres et au marketing achats