Réservations hôtelières: l'atout des centrales en ligne

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Pour réserver leurs hôtels lors de leurs déplacements professionnels, les collaborateurs d'Air France passent, depuis mars dernier, par la centrale de réservation hôtelière TravelRes. Un système qui permet à la compagnie aérienne de mieux maîtriser ce poste de dépenses et à ses salariés de réserver, sur un site privatisé, leurs nuits d'hôtels dans 210 000 établissements à travers le monde. Air France bénéficie de tarifs négociés par la centrale et peut également intégrer ses propres accords-cadres avec les chaînes hôtelières sur la plateforme, ainsi que ses règles de déplacement en la matière (catégorie, limite de prix, etc.). Des atouts de taille pour le travel ma nager qui peut, en out re, analyser de manière précise les réservations effectuées et obtenir une maîtrise complète des déplacements grâce à un module de statistique en ligne.

Une meilleure couverture du marché hôtelier

La compagnie aérienne n'est pas un cas isolé. EADS, Vodafone, Securitas, Deutsche Telekom... De plus en plus de sociétés se rapprochent de ces centra les de réservation hôtelière sur Internet. Selon un sondage réalisé par TNS Sofres avec HRS (leader européen de la réservation hôtelière qui concentre plus de 225 000 établissements dans 180 pays) sur les attentes des entreprises en matière de réservation hôtelière, les acheteurs accordent en effet de l'importance à la facilité de réservation, la densité de l'offre, ou encore sa transparence. Or, «Le budget voyages des entreprises doit augmenter de près de 5% dans les années qui viennent. L'optimisation des coûts reste néanmoins le maître mot en matière de voyages d'affaires. Mais pas toujours satisfaites du choix proposé et du manque de conseil des agences, près de la moitié des entreprises utilisent d'autres moyens de réservation», révèle l'enquête. Un créneau de choix pour les centrales en ligne, qui semblent mieux répondre aux attentes des entreprises. «Le marché est en forte croissance», confirme Guillaume Ridolfi, directeur des ventes France de TravelRes, qui emploie 400 personnes et enregistre plus de 400 000 réservations par mois. Les voyages d'affaires représentent d'ailleurs 80% de l'activité de la centrale, filiale de Hotel de depuis sa création en 2001. Et pour cause: les systèmes électroniques de réservation hôtelière regroupent en un seul portail plusieurs qualités recherchées par les entreprises. A commencer par un accès entièrement gratuit que proposent les principales centrales comme BSI, TravelRes ou encore HRS. «Notre système de rémunération se base sur les commissions hôtelières», justifie Guillaume Ridolfi (TravelRes). Mais la gratuité du service n'est pas son seul intérêt. En effet, disponibles 24 h/24 et dans plusieurs langues - 32 pour HRS comme pour TravelRes -, les centrales de réservation hôtelière en ligne proposent aux sociétés de personnaliser leur accès afin de faire de leur lien un site privatif. L'entreprise peut ainsi intégrer dans la base l'ensemble de ses critères et de ses souhaits. Des critères qui s'ajoutent à la base de données de la centrale. «Une fois configuré et personnalisé, le process de réservation devient beaucoup plus simple pour l'utilisateur, estime Olivier Mouchet, directeur commercial de HRS. Le travel manager peut ainsi contrôler plus facilement les réservations de ses collaborateurs. Et mettre au point une réelle politique voyages.»

Gratuites et personnalisables, les bases de données des centrales de réservation hôtelière en ligne sont, en ce qui concerne les principales d'entre elles, trois à quatre fois plus importantes que celles des systèmes de réservation informatique (GDS) des agences. «L'acheteur qui réalise un gros volume voyages se retrouve généralement face à un marché très fragmenté, qui n'inclut souvent que 40% du marché hôtelier global. Passer par une centrale en ligne peut lui offrir une vision élargie aux 60% restants, et donc une connaissance des petites chaînes ou des indépendants avec lesquels il ne peut pas négocier individuellement», analyse Guillaume Ridolfi (TravelRes).

Pour s'assurer de la cohérence du contenu et de la mise à jour de leur base, les centrales n'hésitent pas à placer des équipes dans chacune des destinations qu'elles proposent. En outre, pour répondre à la demande des sociétés désireuses d'avoir connaissance de ce qu'elles réservent, elles peuvent mettre à leur disposition un portail statistique offrant en temps réel la vision de l'hôtel choisi. «Les voyageurs se montrent de plus en plus soucieux de connaître en détail l'établissement qu'ils réservent: ses prestations, ses services annexes, etc.», note Olivier Mouchet. HRS publie ainsi près d'un million d'évaluations d'hôtels déposées par ses clients. Et si l'offre des centrales en ligne s'avère plus large que celles des agences ou des données internes des sociétés, elle est également plus intéressante financièrement. Et ce, en raison notamment de l'importance de son contenu. «Notre modèle économique ainsi que notre expérience de plus de 35 années sur le marché de l'hôtellerie nous permettent de proposer des tarifs attractifs», assure Olivier Mouchet (HRS).

Simplifier le processus de réservation

Des tarifs négociés qui peuvent être jusqu'à 40% inférieurs aux prix de base affichés par les hôtels. «Les commissions hôtelières que nous percevons sont moins lourdes que celles des agences de voyages, de l'ordre de 8% en moyenne», explique Guillaume Ridolfi (TravelRes). Un avantage par rapport au service offert par une agence de voyages, «dont les commissions proches de 15% coûtent plus cher à l'hôtel.» Pour Olivier Mouchet, cette différence s'explique par le volume d'affaires annuel des centrales et l'augmentation de 30% du chiffre d'affaires des hôtels affiliés. «Pour proposer les meilleurs prix en temps réel, nous sommes également connectés à tous les canaux de distribution», ajoute-t-il. Un critère non négligeable pour l'acheteur, pour qui la visibilité du marché se trouve ainsi améliorée.

Outre les tarifs négociés, c'est aussi le gain de temps lors du process de réservation qui intéresse les entreprises. «Le voyageur paie directement les nuitées à l'hôtel et peut annuler ou modifier sa réservation jusqu'au jour d'arrivée. De plus, il peut réserver sa chambre en quelques clics et en moins de trois minutes, avance Olivier Mouchet (HRS). Notre volonté est de simplifier la vie de l'utilisateur, par exemple en synthétisant l'offre pour lui donner une vision plus large et plus directe du marché.» Les centrales n'affichant que les seules chambres disponibles aux dates choisies, l'utilisateur n'a, par exemple, plus besoin de demander confirmation auprès de l'hôtel.

D'autre part, pour offrir un produit global incluant le transport et l'hébergement, les centrales peuvent parfois préparer le séjour en partenariat avec des agences de voyages. «Cela permet de simplifier davantage la réservation et le déplacement d'un collaborateur», explique Guillaume Ridolfi (TravelRes). Dans ce cas, les agences de voyages peuvent profiter de la base de données de la centrale. Un process ainsi simplifié en phase avec les attentes des services achats et des voyageurs.

Yannick Herrmann, contrôleur de gestion à la direction des achats indirects, Auchan France

Témoignage

«Nous avons simplifié nos réservations hôtelières»


Dans le cadre de l'optimisation de sa politique de gestion des voyages d'affaires, Auchan France a souhaité mettre en place un outil de réservation d'hôtels en ligne. Début avril, le groupe a fait le choix de s'appuyer sur l'outil de HRS. Son objectif était triple: «Nous cherchions une solution qui pouvait intégrer nos tarifs déjà négociés ainsi que nos critères de réservation comme le prix ou le nombre d'étoiles, explique Yannick Herrmann, contrôleur de gestion à la direction des achats indirects d'Auchan France. En outre, il nous fallait un outil qui offre une visibilité ciblant directement les chambres disponibles afin de faciliter les recherches et gagner du temps. Par ailleurs, nous souhaitions un système ergonomique.» Selon lui, grâce à l'outil de HRS, une réservation s'effectue désormais en deux ou trois minutes, contre parfois plusieurs jours auparavant. Un avantage de poids par rapport au fonctionnement précédent quand le groupe se contentait de passer par sa base de tarifs négociés avec les chaînes hôtelières. Sur un potentiel de près de 10 000 personnes, 500 ont d'ores et déjà testé cette solution. «C'est un succès. Les collaborateurs ont bien intégré l'outil et le trouvent réellement plus simple d'utilisation», se réjouit le contrôleur de gestion, qui supervise un budget annuel d'achats de voyages de 12 MEuros dont 3,5 millions pour l'hôtellerie. Soit 48 000 nuitées.

Olivier Mouchet, HRS

«Notre volonté est de simplifier la vie de l'utilisateur, par exemple en synthétisant l'offre pour lui donner une vision plus large et plus directe du marché.»

Virginie Lons, acheteuse prestations de services marketing et ventes chez Merck Santé

Témoignage

«Passer par une centrale nous donne une meilleure visibilité sur nos dépenses»


Merck Santé vient de réorganiser sa gestion des déplacements professionnels en complétant son outil de réservation en ligne. Début juin, la filiale française du groupe pharmaceutique et chimique Merck KGaA a en effet mis en place un outil de réservation hôtelière appuyé sur la solution de la centrale TravelRes. «La partie hôtels de notre précédent outil était incomplète. Nous avons donc souhaité intégrer un outil ergonomique, avec en parallèle une centrale téléphonique», explique Virginie Lons, acheteuse prestations de services marketing et ventes. Les bénéfices de la solution ne se sont pas fait attendre. «Regrouper l'ensemble de l'offre en un seul point nous offre une meilleure visibilité et nous permet de mesurer les économies», se félicite Virginie Lons. L'entreprise bénéficie sur TravelRes des tarifs internet préférentiels de la centrale, auxquels elle a pu ajouter ses propres tarifs négociés. Et pour que ses collaborateurs puissent s'en servir simplement, la société a procédé au préchargement des différents profils utilisateurs. Près de 150 personnes au siège et 500 commerciaux sont concernés. Chaque année, ce sont ainsi 7 000 nuitées qui sont achetées.