Référencement hôtelier: des économies à la clé

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Les commerciaux d'une société spécialisée dans les installations climatiques basée à Lyon ont l'obligation de retenir leur chambre d'hôtel sur une liste établie par l'entreprise. Celle-ci a ainsi négocié avec une grande chaîne un tarif unique pour les nuitées de tous les collaborateurs, petit-déjeuner compris. «Cela n'a pas été évident de leur imposer des règles. Ils avaient l'habitude de réserver dans l'établissement de leur choix, témoigne le responsable des frais généraux. Finalement, ils y ont trouvé leur compte, et l'entreprise aussi!» Un an après cet accord-cadre, celle-ci estime, en effet, avoir réalisé plus de 10 % d'économies sur son budget hôtellerie. Cet exemple est presque une exception. Mis à part les très grands comptes, peu d'entreprises définissent des règles en la matière et négocient le prix de la nuitée avec une grande chaîne ou des établissements indépendants. «Les sociétés se sont attaquées en priorité à l'aérien. Une catégorie de dépenses beaucoup plus importante et donc plus visible que l'hôtellerie, d'où un certain retard dam ce domaine, explique Jean-Marc Dandurant, directeur conseil chez American Express Voyages Affaires. En général, seules quelques chaînes sont référencées, voire des établissements indépendants, mais cela ne va pas plus loin. » Pourtant l'enjeu est de taille. Selon Carlson Wagonlit Travel (CWT), les entreprises peuvent économiser 21 % en moyenne sur leur budget hôtellerie, en mettant en place un certain nombre de bonnes pratiques, dont celle du référencement. Mais cette méthode va souvent à l'encontre des usages dans les entreprises. «Une nuit passée dans un hôtel touche à la sphère intime et relève d'un choix personnel, même dans le cadre d'un déplacement professionnel, avertit Christophe Drezet, consultant au sein du cabinet de conseil en achats Epsa. Les collaborateurs ont souvent l'habitude de fréquenter les hôtels qu'ils apprécient, sans tenir compte des établissements référencés ni des tarifs négociés par l'entreprise. Il n'est donc pas facile d'imposer des choix en la matière. »

Ne pas négliger les établissements indépendants

Sur le terrain, les sociétés disposent d'un choix très vaste pour répertorier des hôtels. En effet, on estime qu'il existe plus de 250 000 établissements dans le monde, dont 60 % sont des indépendants et 40 % appartiennent à de grandes chaînes hôtelières. Négociations et référencements dépendent donc du volume de nuitées que l'entreprise envisage sur telle ou telle destination. Selon CWT, il faut réaliser au moins 7 000 euros d'achat auprès d'un même établissement pour obtenir de bonnes conditions tarifaires. Contrairement à une idée reçue, les spécialistes des voyages d'affaires recommandent de s'adresser directement aux établissements - indépendants ou non - plutôt que de négocier un contrat global avec une chaîne sur plusieurs destinations. «Après avoir identifié les villes où les collaborateurs de l'entreprise séjournent le plus souvent, il faut négocier le prix des chambres avec trois ou quatre établissements par destination avant de les référencer», conseille Jean-Marc Dandurant (American Express).

Des offres sur mesure pour les voyageurs d'affaires

Certains hôtels indépendants arrivent à tirer leur épingle du jeu en misant sur la proximité et le service individualisé. «Le prix des nuitées n'est pas nécessairement plus élevé», rappelle Jean-Marc Dandurant (American Express). Plus visibles, notamment grâce aux centrales de réservation (CDS Groupe, HRS, Hotel.Info...) qui ont fortement développé leur offre à destination des entreprises, ces établissements ne sont cependant pas toujours intégrés dans les systèmes des agences de voyages d'affaires ou dans ceux des entreprises (quand elles possèdent un self booking tools, SBT). De leur côté, les chaînes hôtelières ont développé des offres packagées pour les voyageurs d'affaires. «Pour ces grandes enseignes, cette clientèle est une cible privilégiée, qu'il s'agisse de l'organisation de séminaire ou de la réservation de nuitées, indique le cabinet Coach Omnium, auteur d'une étude annuelle sur l'activité hôtelière en France. Les indépendants, eux, attirent davantage les particuliers. » Restauration, wi-fi, location de salle de réunion, facilité de paiement, service de conciergerie, programme de fidélité, salle de sports, etc. L'offre de ces grands groupes répond parfaitement aux besoins des voyageurs d'affaires. Il n'est donc pas étonnant que les entreprises préfèrent ce type d'établissements et les privilégient dans leurs référencements.

Christophe Drezet, Epsa

«Les collaborateurs ont souvent l'habitude de fréquenter les hôtels qu'ils apprécient. Il n'est donc pas facile d'imposer des choix en la matière.»