Quelle solution d'archivage électronique pour quels enjeux?

Publié par Nathalie Costa le 1 déc. 2009

Pour l'entreprise, mettre en place une solution d'archivage électronique de documents nécessite de prendre en compte de nombreux paramètres : techniques, juridiques et organisationnels. Présentation des problématiques à examiner avant de choisir le système le plus adapté.

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Pour gagner en efficacité tout en offrant la possibilité à chaque collaborateur de disposer de la bonne information au bon moment, les processus de dématérialisation des documents se sont progressivement imposés dans les entreprises. Avec à la clé une nouvelle problématique à résoudre : quid de l'archivage des documents ainsi numérisés ? «Archiver des documents dématérialisés sur des supports numériques suscite la mise en place d'une nouvelle organisation des flux d'information au sein des entreprises», rappelle Jean-Marc Rietsch, le président de la Fedisa, (Fédération de l'ILM - Information Lifecycle Management - du stockage et de l'archivage), une association qui s'est fixé pour objectif d'informer et d'assister les entreprises sur les nouveaux processus, technologies et réglementations en rapport avec l'archivage électronique.

De multiples enjeux à prendre en compte

Dans les entreprises, les enjeux induits par l'archivage électronique sont multiples. Il existe tout d'abord un axe stratégique qui consiste à décider quelles données doivent être conservées, en dehors des aspects purement obligatoires. En effet, selon son domaine d'activité, il peut être intéressant pour une entreprise de conserver ses différents procédés ou savoir faire, et ce afin de pouvoir les réutiliser ultérieurement ou tout simplement en garder une trace historique. Un second enjeu concerne l'aspect légal et le respect des lois en vigueur. Sur ce point, il s'agit avant tout pour une société de bien connaître ses obligations et l'étendue des sanctions en cas de non respect de ces dernières. Par ailleurs, d'un point de vue organisationnel, une entreprise se doit d'optimiser la structuration de ses données afin d'en faciliter la gestion, de maîtriser la redondance de l'information et de détruire les données inutiles ou périmées qui alourdissent le système. Un autre élément est à prendre en compte : il ne faut pas oublier de favoriser l'accès à l'information des collaborateurs tout en respectant des droits d'accès établis de façon stricte. Quant à l'enjeu juridique, il concerne essentiellement les données conservées à des fins légales et se situe entre organisation et technique. Il est important pour une entreprise de vérifier qu'en cas de contentieux, par exemple, le système d'archivage électronique permettra de retrouver les pièces requises dans les délais impartis et que ces dernières, de plus, pourront être effectivement retenues comme éléments de preuve.

Un dernier enjeu est d'ordre technologique. Le donneur d'ordres va devoir choisir une solution technologique à la fois pérenne dans le temps et capable d'absorber une augmentation naturelle des volumes de données à archiver. « Il est difficile de relier les exigences légales à l'utilisation concrète d'une technologie et d'outils, résume Jean-Marc Rietsch (Fedisa). Sous l'aspect technique se pose le problème délicat du choix d'une solution soumise à une obsolescence extrêmement rapide et pourtant destinée à du moyen ou long terme. Ici réside en fait le véritable paradoxe de l'archivage électronique. »

Elaborer un cahier des charges techniques

Lorsque tous ces enjeux ont été identifiés et pris en compte, l'entreprise peut mettre en place une politique d'archivage électronique. Pour ce faire, elle doit d'abord établir la liste des documents qu'elle souhaite classer. Une fois son besoin identifié, la société peut alors constituer un groupe de travail pluridisciplinaire composé de personnes provenant du service juridique, de la direction informatique, de la direction achats, des archives ou de la documentation.

Une fois cette politique d'archivage électronique validée par la direction générale, la direction achats peut rédiger le cahier des charges. Ce dernier va notamment détailler les critères techniques qui permettront aux donneurs d'ordres de choisir le meilleur système d'archivage. D'une part, l'acheteur doit choisir un prestataire fournissant la partie matériel (serveur et baie de stockage) parmi les constructeurs présents sur ce marché comme IBM, NetApp, Symantec, Hitachi Data Systems, Sun ou EMC. Il est également nécessaire pour le donneur d'ordres de sélectionner une solution logicielle parmi celles proposées par les éditeurs tels que Computer Associates, Docubase, Sun ou EMC. Par ailleurs, pour garantir la signature électronique dans les documents archivés, l'entreprise devra s'adresser à des éditeurs spécialisés comme Cryptolog. «Notre logiciel permet de décorréler la partie stockage de celle concernant la gestion de la preuve. Face à un juge, cette solution peut apporter la preuve que tel document n'a pas été modifié, et ce même s'il a été archivé il y a plus de 20 ans», indique Julien Stern, directeur général de Cryptolog. Autre possibilité : si l'entreprise n'a pas les ressources internes suffisantes pour procéder à l'archivage électronique de ses données, elle peut faire appel à un tiers archiveur tel que CDC Arkhinéo, ChamberSign ou Keynectis. Ces derniers archivent les documents envoyés par les entreprises et les envoient à une autorité de gestion de preuve telle que l'Imprimerie nationale. Celle-ci va vérifier que la signature électronique est intègre et non modifiée, puis rédiger une attestation électronique.

Des risques en fonction du coût

Bien entendu, dans le cahier des charges, l'aspect financier est pris en compte mais ne doit surtout pas être dissocié de la partie juridique. « Il faut savoir mettre le prix de la solution technologique en regard des risques qu'elle permet de couvrir», conseille Jean-Marc Rietsch (Fedisa). Le premier risque concerne la perte d'information et des données si la solution n'est pas pérenne dans le temps. Le second risque a trait à la partie juridique. Si l'entreprise n'est plus capable de prouver que l'information n'a pas été modifiée, elle peut s'exposer à des poursuites pénales. Une bonne pratique achats consiste alors à établir une matrice. Celle-ci reprendra pour chaque solution proposée par un fournisseur à la fois les risques résiduels et le coût. Mais le choix final appartient à la direction générale qui devra trouver le meilleur compromis entre le prix à payer pour la solution retenue et l'acceptation du risque.

Avis d'expert
« La signature électronique engage à respecter une obligation »

A travers ses apports fonctionnels, juridiques et organisationnels, la signature électronique est une brique incontournable des projets de dématérialisation. Ainsi, la signature électronique en droit civil correspond à l'engagement d'une personne physique à respecter une obligation. En effet, l'article 13164 du Code civil et le décret n°2001-272 du 30 mars 2001 posent des conditions strictes quant à l'identifcation de la personne physique qui manifeste son engagement. « Il faut être sûr de pouvoir opposer à cette personne physique le contenu des documents dématérialisés», souligne Sylvain Martin, avocat à la cour d'appel de Paris. En droit fiscal, la signature électronique renvoie au contribuable qui peut être une entreprise. Par ailleurs, elle s'appuie sur un certifcat électronique qui atteste du lien entre l'identité du signataire (personne physique ou morale) et les données de vérifcation de sa signature. «Ce certifcat doit être délivré par un prestataire de services et communiqué au destinataire des fichiers signés (factures, bons de commande...)», précise l'avocat.