Outils de réservation : en route pour la mobilité

On ne compte encore qu'une poignée d'entreprise du CAC 40 équipée d'outils de réservation dématérialisés. Les avantages d'un tel dispositif ? Gagner du temps, en intégrant les choix de l'entreprise dans la réservation et la confirmation d'un voyage d'un collaborateur. Mais c'est également pour répondre à des impératifs de sécurité que les entreprises choisissent ce type d'outils. Elles sont de plus en plus confrontées à l'instabilité géopolitique, aux crises climatiques et pourraient voir leur responsabilité engagée en laissant leurs collaborateurs seuls et à la merci de ces aléas - climatiques ou humains. La fonction de «travel manager» se mue peu à peu en celle de «mobility manager». Les OBT (on line booking tools) cherchent à aider le «mobility manager» dans ses nouvelles fonctions. Ils intègrent, dans les fiches profils des collaborateurs, l'ensemble des informations indispensables au suivi d'activité ou à la géolocalisation. La nouveauté de 2011, tourne autour des fonctionnalités mobiles à destination des voyageurs et des valideurs. Il s'agit de permettre aux entreprises d'appliquer pleinement leurs politiques de «best buy» tout en intégrant les contraintes des compagnies liées aux dates limite d'émission.

Garder un lien temps réel avec les voyageurs

Dès leur origine, ces outils OBT ont intégré les contraintes de la mobilité. En effet, des informations liées à la réservation, à la conformation et à l'émission du billet circulaient via e-mail. Les utilisateurs de BlackBerry ou d autres smartphones étaient donc informés du traitement de leurs réservations. Dans un second temps, des sites web mobiles, principalement au format HTML, sont apparus avec des informations parfois difficiles à lire, à cause principalement, du téléphone utilisé. Avec la révolution de l'iPhone et des smartphones fonctionnant sous Android sont nées les applications mobiles, BlackBerry suivant la tendance.

Ces dernières ont permis d embarquer des fonctionnalités nouvelles avec un design et une ergonomie complètement repensés pour les usages nomades. En s'inspirant de la célèbre application iPhone TripIt, les éditeurs KDS et Traveldoo proposent - ou offriront dans les mois à venir - de véritables solutions mobiles capables de gérer la validation... Une révolution. La validation via une application est, en effet, plus riche que celle effectuée par e-mail. Elle offre l'avantage de contextualiser le déplacement du collaborateur par rapport à l'offre tarifaire disponible, par exemple, ce qui permet au valideur de prendre une décision éclairée en tenant compte du choix du collaborateur.

La prochaine étape s'annonce déjà. Les entreprises en veulent plus... Elles attendent des informations en mode push, notamment via SMS. Demain, le voyageur sera donc connecté en temps réel, ce qui permettra à l'entreprise de garder le lien avec son collaborateur, notamment pour des questions de sécurité.

@ ArnAud OlszAk

L'expert

Christophe Drezet est consultant au sein du cabinet de conseil Epsa, spécialisé dans les achats hors production et notamment les voyages d'affaires.