Organiser un bon séminaire achats

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Le retour sur investissement d'un séminaire doit pouvoir se mesurer. Pour évaluer vos résultats post-séminaire, vous devez définir précisément ce que vous voulez accomplir et les moyens que vous voulez employer. S'agit-il de faire un bilan de fin d'année? D'aborder une ou plusieurs problématiques achats? De rapprocher vos équipes dans une ambiance plus conviviale? Ou plutôt de réunir acheteurs et fournisseurs? Veillez à cibler le public visé (juniors/seniors/dirigeants, ensemble du service, acheteurs d'une ou plusieurs famille(s), donneurs d'ordres, utilisateurs, fournisseurs, etc.). Si la maturité et l'image du service achats en interne s'y prêtent, faites venir des intervenants extérieurs au service afin de promouvoir la fonction achats. Des échanges informels entre directions achats et clients pourront déboucher sur une meilleure collaboration. Pour que tous les participants soient satisfaits, enquêtez en amont sur les attentes des participants, leurs expériences, leurs liens.

Par Olivier Wajnsztok, directeur associé du cabinet AgileBuyer, spécialisé dans les équipiers achats, le conseil stratégique et le coaching d'acheteurs.

Bien répartir activités et séances de travail

D'abord réglez tous les aspects logistiques (lieu, nombre de participants, choix du traiteur et transport des personnes). Cette partie est généralement gérée par l'assistante du service ou est déléguée à un prestataire extérieur. Puis accordez une attention particulière au fond et au message à faire passer. Veillez à bien répartir activités et séances de travail. Le lieu choisi doit correspondre au thème du séminaire. Un séminaire de cohésion pourra ainsi se faire dans un lieu lointain et/ou insolite. Visitez les lieux avant de réserver et demandez des précisions sur la dernière date de rénovation des lieux et les équipements à disposition. Pour un séminaire d'une journée, privilégiez le milieu de semaine, afin de limiter l'absentéisme des participants.

Lors des séances de travail, évitez tout déséquilibre entre manque et abondance de données qui génèrent souvent de la frustration chez les participants. Les séances de travail doivent alterner brainstorming, présentations, travaux de groupes et activités plus ludiques. Attention également à ne pas négliger les rythmes biologiques des participants. On ne placera pas, par exemple, une conférence après le déjeuner. Il est également intéressant de débuter le séminaire par une activité ou une « surprise» afin de «détendre l'atmosphère» et de réveiller les participants. Cela permettra également de les convaincre de la valeur ajoutée du séminaire auquel ils participent, pas toujours de bon gré.

Enfin, adaptez les séances de travail pour délivrer les bons messages et prévoyez des «cas pratiques» pour mettre en relief des idées et fédérer les équipes.