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Négocier des tarifs hôteliers avantageux

Publié par Sébastien de Boisfleury le 1 mai 2007

Les dépenses hôtelières représentent, en moyenne, 17% des budgets voyages des entreprises. Une famille d'achats particulièrement difficile à optimiser, une majorité de collaborateurs ayant encore l'habitude de réserver eux- mêmes leurs hôtels, en dehors des tarifs négociés par les acheteurs.

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Le budget voyages des entreprises peut être élevé. En témoigne celui de France Télécom, qui avoisine les 100 millions d'euros par an. La part des réservations hôtelières représente 17%, soit 156000 nuitées en moyenne chaque année. Près de 600 hôtels sont référencés partout dans le monde, des établissements où l'entreprise bénéficie de tarifs négociés par la direction achats. «Le marché hôtelier est très compliqué car essentiellement local, explique Pierre Rostaing, acheteur corporate en charge des voyages chez France Télécom. Il faut négocier avec chaque hôtel, l'impact des chaînes hôtelières étant limité.» Les critères de sélection sont très variables d'un pays à l'autre. «Des conditions de sécurité et de salubrité minimales sont requises», poursuit Pierre Rostaing. Une large majorité de collaborateurs semblent réserver leur(s) nuit(s) d'hôtels dans les établissements référencés. «Le taux de conformité est relativement bon, de l'ordre de 70%, indique Pierre Rostaing. Là encore, il existe des différences selon les pays. Notre objectif est d'homogénéiser les pratiques au sein du groupe.»

Dans l'univers des voyages, les dépenses hôtelières sont les plus difficiles à appréhender. «Ce n'est pas aussi simple que je le pensais», reconnaît Pierre Rostaing. Selon le baromètre EVP 2006 d'American Express, l'hôtellerie représente un volume d'achats suffisamment intéressant pour s'y attaquer. Avec plus ou moins de réussite.

Jouer l'effet de volume

«Les entreprises cherchent à mettre en place des accords tarifaires, mais ceux- ci ne sont guère appliqués en pratique, témoigne Marc-Pierre Lebault, directeur ventes et développement chez American Express. Les voyageurs ont conservé beaucoup de latitude et continuent de réserver leurs nuitées dans des établissements non référencés par le service achats.» Selon ce dernier, près de 50% des réservations s'effectuent encore en dehors des GDS (Global Distribution System, ndlr), ces plateformes électroniques de gestion des réservations qui permettent aux agences de voyages (American Express, CWT, HRG...) de connaître les disponibilités des prestataires (compagnies aériennes, chaînes d'hôtels, sociétés de location de voitures, tour-opérateurs...). Les tarifs pratiqués par les hôtels indépendants ne sont pas nécessairement plus élevés. En revanche, les données échappent au service achats, qui ne peut les consolider et faire jouer ensuite l'effet de volume.

William Rousseau, Carlson Wagonlit Travel

«Le marché est trop diffus, particulièrement en Europe où il y a beaucoup de petites chaînes hôtelières et d'hôtels indépendants.»

Une économie moyenne de 6,5%

Dans une étude réalisée en mars dernier par Carlson Wagonlit Travel (CWT), il apparaît que la consolidation des dépenses hôtelières permet aux entreprises de réaliser une économie moyenne de 6,5%, un pourcentage qui grimpe jusqu'à 12% pour les organisations les moins matures sur le sujet. Encore faut-il arriver à le faire. «Le marché est trop diffus, particulièrement en Europe où il y a beaucoup de petites chaînes hôtelières et d'hôtels indépendants», relève William Rousseau, directeur du développement des ventes hôtels chez CWT. Dans ce contexte, l'effet de volume doit porter sur le nombre de nuitées réservées annuellement auprès de chaque hôtel et non sur le volume global alloué à une chaîne hôtelière. Pour négocier, il faut donc un nombre significatif de nuitées dans une même ville. Le seuil à partir duquel une entreprise va pouvoir négocier un tarif fixe avec un hôtelier dépend de plusieurs facteurs: le nombre de chambres dans l'hôtel, la part des voyageurs d'affaires dans la clientèle de rétablissement, le contexte du marché local et national, l'appartenance ou non à une chaîne... «En fonction de ces critères, le seuil nécessaire pour négocier se situera entre 40 et 150 nuitées par an», estime William Rousseau.

Négocier un tarif fixe avec un hôtelier se révèle particulièrement important à l'heure actuelle, car les prix des nuitées ont tendance à s'enflammer. Dans son enquête annuelle, American Express prévoit en Europe une augmentation tarifaire des hôtels de catégorie moyenne comprise entre 2 et 5%. Idem pour la catégorie supérieure, avec une inflation de 3 à 6% pour l'année 2007. L'agence de voyages HRG a publié pour sa part en janvier dernier une étude portant sur les tarifs hôteliers dans les principales villes mondiales. D'après les résultats, 19 de d'entre elles ont enregistré une hausse à deux chiffres de leur tarif moyen par chambre. Moscou, pour la deuxième année consécutive, remporte la palme de la ville la plus chère, avec une augmentation de 25% de ses tarifs, à 336 Euros la nuit. La capitale russe est suivie par New York City (+ 15%) à 282 Euros, puis Bangalore en Inde (+ 8%) à 254 Euros. Paris occupe la quatrième place de ce classement, avec un tarif moyen de 235 Euros, soit une hausse de 8% sur une année. Hong Kong (+ 20%), Milan (+ 8%), Dubaï (+ 12%), Londres (+ 7%), Stockholm (+ 12%) et Rome (- 8%, la seule ville dont les prix ont baissé en 2006) font également partie de ce classement des dix villes les plus chères au niveau mondial.