Mettre en place un réseau d'acheteurs publics
L'animation d'un réseau d'acheteurs est l'un des principaux outils de professionnalisation des achats. Au sein d'une entité publique, ce réseau revêt d'autant plus d'importance qu'il doit porter le développement d'une «culture achats» et la valorisation du métier d acheteur public.
Je m'abonneLes entités publiques visent trois grands objectifs pour leurs achats: optimiser les processus afin de mieux acheter, réaliser des économies sans diminuer la qualité, et enfin obtenir l'adhésion et mobiliser les acteurs liés à la fonction achats. La création et l'animation d'un réseau d'acheteurs au sein de l'organisation sont un moyen efficace pour atteindre ces objectifs. A condition de respecter trois facteurs-clés de succès.
La première étape consiste à choisir les membres du réseau. Le choix s'effectue en deux temps: une cartographie des achats permet d'abord de dégager les services plus naturellement «pilotes» d'une ou plusieurs familles; reste ensuite à identifier, dans ces services pilotes, des personnes capables d'assumer le rôle d'un acheteur public et motivées par ces responsabilités. Dans le cas d'une famille achats déjà pilotée par un service, il s'agit souvent d'officialiser une fonction d'acheteur public assumée depuis plusieurs années. Dans les autres cas, il est important de nommer un service pilote et un acheteur responsable d'une famille dans la durée, sans succomber à la règle du «plus gros consommateur pilote». En effet, en cas de variation de consommation d'une année sur l'autre, le pilote change, diminuant ainsi la capitalisation des connaissances.
La seconde étape consiste à choisir l'animateur du réseau. Il s'agit, en général, du responsable achats ou de son adjoint, légitime en tant que coordinateur des achats au sein de l'organisation. Un minimum de préparation est néanmoins indispensable. Les compétences de management et d'achat sont supposées acquises. Il faut donc se concentrer sur les techniques d'animation et de communication: savoir parler en public et ajuster sa communication écrite (e-mails, courriers, présentations) sont indispensables pour animer les débats, convaincre et motiver les acheteurs. L'animateur doit, par ailleurs, rédiger un document formalisant l'organisation du réseau: fréquence des réunions, mode d'animation, etc. Il définit ensuite la liste prévisionnelle des thèmes à aborder et les planifie sur un an en fonction des problématiques rencontrées par les acheteurs sur le terrain.
Développer et partager les outils achats
Les rencontres dans le cadre du réseau pourront être mis à profit pour développer et partager les outils achats. On peut les classer en cinq thématiques: techniques achats (grilles d'analyse des offres, fiches de recensement des besoins, etc.); communication (Intranet achats, newsletter, etc.); capitalisation des connaissances (bases de données fournisseurs, données marchés, etc.); organisation et processus achats (annuaires des acheteurs, guide des bonnes pratiques achats, etc.); et enfin, pilotage (tableaux de bord financiers, suivi de performance fournisseurs, etc.).
L'expert
David Moore est manager au sein de Factea Sourcing, un cabinet de conseil en stratégie et en amélioration de la performance, spécialisé notamment dans l'optimisation des achats des entreprises et des collectivités territoriales.
Les clés
- Nommer des acheteurs responsables d'une famille achats sur la durée permet de mieux capitaliser les connaissances - L'animateur du réseau doit bien maîtriser les techniques de communication écrite et orale - Développer, partager et faire vivre des outils achats dans le cadre d'un réseau favorise son dynamisme et sa pérennité.
Par David Moore, de Factea Sourcing
