Management Stagiaire: rôle doit jouer son tuteur?

Par Sophie Sanchez. Avec Emmanuel Desercy, consultant au sein du cabinet de conseil Talman.

L'époque des stages «photocopieuses» est révolue. Il ne s'agit pas non plus de faire plaisir à un proche ou à un collaborateur en accueillant son fils ou sa fille. D'ailleurs, les chefs d'entreprise et autres directeurs achats sont parfois échaudés par des stagiaires peu motivés ou inadaptés au travail demandé, au secteur d'activité et à la philosophie de la société. Ces échecs peuvent être en partie imputables aux entreprises qui n'accordent pas assez de temps et d'encadrement à ces novices, pour qui la connaissance du monde de l'entreprise se résume, dans le meilleur des cas, à quelques heures de cours... Pour une relation gagnant-gagnant, il est donc important de préparer l'arrivée de la jeune recrue et de bien l'intégrer à l'équipe achats.

@ RAOUL FESQUET/FOTOLIA

1. Déterminer les besoins respectifs

Avant d'accueillir un stagiaire, le responsable du service achats doit réfléchir en amont aux missions qui peuvent lui être confiées. Cela nécessite la mise en place d'une véritable procédure de recrutement. A son futur responsable de poser les bonnes questions: Quels sont les besoins du service achats? Quels peuvent être les objectifs de ce stage? Quel profil peut y correspondre? Quelle est la durée de la mission à accomplir? Quelles tâches peuvent être confiées à un stagiaire? Quels outils, méthodes et leviers de motivation mettre en place pour obtenir le meilleur de lui-même? Cela est d'autant plus important lorsqu'il s'agit d'un stage de plusieurs mois. S'il n'est pas nécessaire de déployer toute la batterie de tests, inhérente à l'embauche d'un salarié, un ou plusieurs entretiens (selon la dificulté de la mission) seront pourtant nécessaires pour bien cerner le profil, les capacités et les motivations du futur stagiaire. Mais attention, si ce dernier doit prendre une place à part entière dans l'entreprise, avec une vraie mission à mener, il est essentiel que cette expérience garde sa visée pédagogique et s'inscrive bien dans son cursus. A l'inverse, il n'est pas non plus question de lui confier des objectifs trop faciles ou de tomber dans le stage "monotâche". C'est aussi de la responsabilité du service achats de faire en sorte que cette expérience soit intéressante et enrichissante pour le jeune.

2. Impliquer les collaborateurs

Le stagiaire doit devenir, pendant ces quelques semaines, un acteur à part entière du service achats et doit avoir un véritable rôle à jouer. Pour que son intégration se passe au mieux, il faut prendre le temps d'impliquer les collaborateurs qui accueilleront le professionnel en herbe, dans la définition des besoins notamment, et dans le processus de recrutement pour le manager en charge du service. Le stagiaire ne doit en aucun cas être imposé aux collaborateurs qui ont souvent tendance à le considérer comme une charge. Au contraire, il doit apparaître comme un appui, une aide pour accomplir des objectifs clairement définis. Le responsable achats doit, par ailleurs, choisir parmi les membres du service (à moins de l'être lui-même) un tuteur, ou maître de stage, qui devra l'encadrer tout au long de sa mission. Le tuteur, qui est parfois en contact avec l'école, doit être volontaire et capable de transmettre ses connaissances. Il faut qu'il fasse preuve d'écoute et de patience tout en étant en mesure d'évaluer la progression du jeune et de le recadrer si besoin est.

3. Prévoir un processus d'intégration

En poussant les portes de la société, le stagiaire ne va pas se mettre immédiatement au travail. Il aura une phase d'adaptation. A son tuteur de le rassurer dès le premier jour et de lui mettre le pied à l'étrier en lui présentant l'entreprise et ses différents services, l'organisation de l'unité qui l'accueille, les produits, les clients internes, les outils et les méthodes de travail, ainsi que les us et coutumes de la société. L'entreprise peut également lui offrir un programme de formation si cela est prévu pour les nouveaux entrants. Par ailleurs, le tuteur doit, dès son arrivée, repréciser au stagiaire ses missions et lui fournir une feuille de route. Il doit avoir une idée précise de ce que l'on attend de lui. Son rôle est de l'emmener d'un point A à un point B avec différents paliers de progression et d'évaluation. Il faut lui laisser le temps de s'adapter, d'observer et d'assimiler son environnement. Mieux vaut commencer par lui confier des tâches simples, puis, au fur et à mesure de son avancement, ne pas hésiter à faire évoluer sa mission selon son degré d'autonomie et ses capacités d'adaptation et d'acquisition des méthodes.

4. Suivre et motiver le stagiaire

Il ne faut jamais laisser une nouvelle recrue dans la nature ou en observation passive. Pour ce faire, le tuteur doit mettre en place des debriefings réguliers, au moins une fois par semaine, ce qui permettra notamment de prendre le pouls : Est-il satisfait de ses missions ? Assimile-t-il les informations et les outils fournis ? A-t-il des idées pour améliorer tel ou tel process ou document ? Pour que l'intégration soit vraiment efficace, il ne faut pas hésiter à impliquer le débutant dans la vie du service, en l'invitant par exemple aux réunions. Le tuteur doit penser à l'encourager et à le féliciter dans sa progression. Ce qui peut se concrétiser par une prime en fin de stage, s'il a atteint les objectifs fixés en début de mission. En effet, si le stagiaire ne perçoit pas de salaire, mais une gratification obligatoire dès lors que le stage dure plus de trois mois, rien n'empêche de le récompenser. Par ailleurs, il est conseillé au tuteur de noter toutes les informations le concernant, parmi lesquelles son comportement, pour établir en fin de stage un bilan précis et objectif. Autant de conseils utiles pour l'avenir, à la fois pour le stagiaire mais aussi pour le service achats... En effet, il ne faut jamais perdre de vue qu'un jeune stagiaire sera peut-être un jour un futur collaborateur du service achats.

L'expert
Emmanuel Desercy

est consultant formateur en management, communication et conduite du changement pour le cabinet de conseil Talman. Il intervient auprès d'entreprises souhaitant optimiser la compétence relationnelle de leurs collaborateurs. www.talman.fr