Ma meilleure négo «Un transfert réussi grâce à l'équipe projet»

Le 25 mai 2010, les 320 collaborateurs lyonnais d'Intrum Justitia, une société spécialisée dans les services de crédit management et de gestion et rachat de créances, se sont installés dans les 4 200 m² de leurs nouveaux bureaux. Cet emménagement est le fruit d'une coopération réussie avec DTZ, un cabinet de conseil en immobilier d'entreprise. Tout commence en septembre 2009, quand une équipe projet est constituée afin de sélectionner un prestataire pour la recherche de nouveaux locaux. Elle est composée de quatre personnes : un membre du comité de direction, un chef de projet, un responsable informatique et télécoms et la responsable des achats. Avant le lancement d'un appel d'offres, une analyse des lieux d'habitations des salariés est réalisée pour définir un périmètre géographique de recherche.

L'acheteuse

Evelyne Grandjean, 48 ans, a été assistante juridique pendant six ans, en charge de la gestion des dossiers de recouvrement de la région parisienne chez Cofreco. Puis elle a intégré le pôle recouvrement amiable en tant que responsable durant huit ans. Depuis 2004, elle occupe le poste de responsable des achats chez Intrum Justitia

Un cahier des charges bien precis

Une fois ce diagnostic établi, un appel d'offres est lancé sous la conduite de l'équipe projet et d ' Evelyne Grandjean, la responsable des achats. Le cahier des charges se veut des plus précis. Ainsi, la zone géographique est limitée à Lyon Sud et Est, où sont domiciliés près de 80 % des collaborateurs de l'entreprise. La date limite de déménagement est fixée à la fin du mois de mai 2010. Les locaux recherchés doivent être récents, avec une particularité : des bureaux sur deux ou trois étages maximum pour favoriser la communication entre les services. « Nous cherchions à améliorer les échanges entre les salariés car, auparavant, nous étions répartis sur cinq niveaux », explique Evelyne Grandjean. D'autres critères tels des parkings, un ascenseur pour les personnes à mobilité réduite, un environnement de travail agréable entouré de verdure ou encore des matériaux orientés développement durable, comme le bois, sont inscrits au cahier des charges. Quatre prestataires ont été présélectionnés et sont venus exposer leur projet. A l'issue de ces présentations, DTZ a remporté l'appel d'offres en proposant à l'équipe projet de visiter une sélection d'une dizaine d'immeubles. Intrum Justitia a donc été accompagné jusqu'à la signature du bail et l'emménagement dans les locaux. Pour les travaux ou l'installation électrique, la société a réalisé des appels d'offres propres à chaque corps de métier. Pour coordonner le tout, elle s'est appuyée sur un architecte chargé de réaliser des devis auprès de chaque entreprise. « Nous avons joué sur la concurrence et misé sur la confiance. Cela a parfaitement fonctionné », conclut la responsable des achats.