Les outils de gestion de flotte mobile au coeur des achats télécoms?
Le développement d'outils applicatifs sur les terminaux nomades des collaborateurs a fait émerger des logiciels de plus en plus sophistiqués. Sont- ils pour autant adaptés aux besoins des acheteurs télécoms? Ne sont-ils pas le reflet d'une tendance à la dépossession des acheteurs de leur périmètre fonctionnel? Enquête.
Je m'abonneMobiquité. Association des termes mobilité et ubiquité, qui correspond à la capacité à être connecté partout et tout le temps. Voilà ce que les collaborateurs nomades réclament à leur entreprise. Une nouvelle exigence qui s'explique par une consumérisation des terminaux mobiles qui permettent de stocker des données grâce aux applications embar-quées. Et cette tendance n'est pas prête de s'estomper, puisque dans sa dernière étude sur le marché mondial de la tablette
Parallèlement, les entreprises sont témoins d'un dé-cloisonnement des usages privés et professionnels des outils de bureautique. À commencer par le top management, la première population de l'entreprise à avoir adopté ce nouveau mode d'utilisation des outils mobiles. Désormais, les nouvelles technologies permettent d'accéder depuis son smartphone privé à sa messagerie professionnelle ou encore de naviguer sur un réseau social depuis sa tablette corporate. Ces facteurs tendent à se renforcer avec la tendance "bring your own device", c'est-à-dire la capacité du collaborateur à travailler directement sur ses outils personnels, qui se développe dans tous les secteurs d'activité. Or, le cabinet de conseils en achats Leyton remarque que les deux tiers des entre-prises auditées ne savent pas quel type de données sont stockées sur les terminaux. 40 % d'entre elles ne connaissent pas les applications installées et, plus préoccupant, 15 % seulement estiment être protégées contre le vol ou la perte de ces mobiles. Com-ment parvenir à répondre aux attentes des collaborateurs sans exploser le coût total de possession du parc de terminaux nomades ? Voilà le dilemme que les acheteurs IT devront tenter de résoudre pour l'année 2012.
230 dollars par an et par terminal
Par définition, ces solutions, encore appelées mobile device management (MDM), permettent d'optimiser les fonctionnalités et la sécurité des données et des communications mobiles tout en réduisant les coûts et les risques de rupture de données. Hébergé sur l'infrastructure de l'entreprise ou d'un prestataire, le MDM est un outil de pilotage qui assure au maître d'ouvrage la mise à jour instantanée des logiciels sur smartphones, le monitoring, la prise de contrôle à distance et la gestion d'inventaire des terminaux en circulation. Niveau protection, les logiciels MDM permettent la construction de points de restauration, l'élaboration de diagnostics, le blocage des mobiles perdus et, surtout, l'installation d'applications sur des terminaux se trouvant hors d'un territoire géographique donné. Bien qu'il n'y ait pas d'étude européenne sur le sujet, les solutions MDM auraient un TCO estimé à plus de 230 dollars par an et par terminal, d'après une enquête réalisée outre-Atlantique en 2010 par l'institut américain VDC research
Un objectif de refacturation à la clé
«En novembre 2011, nous avons signé un accord avec notre opérateur pour mettre en place pendant un an un outil test de gestion de parc de terminaux mobiles, explique Olivier Jourdain, directeur informatique et de la maîtrise d'ouvrage à la Caisse d'Epargne Ilede-France. La solution SFR Business Team «pilotage financier et gestion de parc» va nous permettre de contrôler et de sécuriser l'ensemble des consommations de nos 850 GSM et 180 smartphones de la marque BlackBerry. » Hébergée chez l'opérateur, la solution en mode SaaS ne devrait nécessiter qu'un équivalent temps homme de 0,1 sur toute la durée de la contractualisation. L'objectif? Permettre à la caisse régionale d'améliorer la maîtrise des coûts de son parc mobile et envisager une refacturation aux différentes entités. A l'instar de la Caisse d'Epargne d'Ile-de-France, les entreprises peuvent en effet se tourner vers les opérateurs télécoms pour trouver des solutions d'optimisation des coûts de téléphonie mobile, mais qui seront surtout adaptées aux besoins de maîtrise des coûts. Ainsi, l'offre destinée aux entreprises d'Orange Business Services, Business téléphonie mobile, permet au gestionnaire de flotte de bénéficier d'une vision globale de la maîtrise des coûts de télécom. Cependant, elle ne semble pas apporter de réponse suffisante en matière de sécurité de la donnée. «Mais il existe aussi des sociétés de services, comme Econocom, qui prennent en charge de manière externalisée tous les aspects de la gestion de la flotte mobile, que ce soit en termes d'approvisionnement de terminaux, de gestion de lignes de communication et de données ou encore de sécurité», ajoute Jean-Pierre Corniou, ancien président du comité des dirigeants d'entreprise Cigref (Club informatique des grandes entreprises françaises) et actuel directeur général adjoint du cabinet Sia Conseil. Face à ces prestataires de services, qui se caractérisent par une parfaite maîtrise de l'optimisation des coûts de télécoms, interviennent également des éditeurs de gestions d'inventaires de bases de données sur les flottes mobiles, que l'acheteur se doit de connaître pour effectuer son référencement. Selon le dernier Magic Quadrant de Gartner
Laurent Carette, Lyonnaise des Eaux
Expérience
«L'accès à la donnée contextualisée est amélioré»
En 2011, Laurent Carette, chef de projet SI et responsable du pôle usines-mesure à la Lyonnaise des Eaux, se trouve confronté à un besoin bien connu de l'entreprise: équiper les techniciens chargés des interventions sur le patrimoine visible de la Lyonnaise des Eaux d'un PDA et superviser cette nouvelle flotte. Il opte alors pour le modèle Intermec CN50 qui intègre le système d'exploitation Windows Mobile. 1 500 unités seront commandées et livrées jusqu'à fin juin 2012. Une flotte homogène qui nécessite le recours à une solution adaptée en matière de télédistribution des informations et de gestion d'inventaire des terminaux et des cartes SIM. «Nous avons donc réalisé une étude de marché et nous nous sommes finalement tournés vers la solution de gestion de mobilité développée en interne et déjà utilisée par deux autres entités du groupe», déclare le chef de projet. Sans surprise, le déploiement s'est révélé économique puisque les investissements en middleware avaient été supportés au moment du développement par GDF Suez. Mais la solution a déjà fait ses preuves. La réduction du coût global des PDA est de l'ordre de 30 %, incluant le matériel, l'infrastructure, l'administration du dispositif ainsi que la formation de l'équipe support. «Ce qu'on attend avant tout, c'est une amélioration de l'accès à la donnée contextualisée: pouvoir disposer sur le terrain de l'ensemble des informations relatives à une intervention», ajoute Laurent Carette. Un projet dans lequel les achats ont été impliqués, dès le démarrage, pour apporter leur expertise sur les aspects tarifaires. «Avec leur concours, nous avons négocié des forfaits de data illimitée pour les métiers, précise le responsable. Ces dépenses télécoms font d'ailleurs toujours partie du périmètre fonctionnel de l'acheteur »
Responsabiliser les collaborateurs
Reste à encadrer la politique de déploiement de la solution. Deux critères d'analyse sont à privilégier. D'abord, réaliser une étude d'opportunité du déploiement de la solution de gestion de flotte. «Il faut cibler le nombre de terminaux concernés par le déploiement du MDM en fonction de leur nature, mais aussi de la criticité des données qui y sont consultées», conseille Patrick Honorien (Leyton). Chez un grand équipementier aéronautique français a été déployé un outil MDM pour assurer la sécurité des données d'une dizaine de terminaux mobiles. Et pour cause: ces terminaux sont détenus par les autorités éminentes du groupe. Seconde recommandation de Jean-Pierre Corniou (Sia Conseil), mettre en pratique une politique de responsabilisation des collaborateurs, comme le font les gestionnaires de flotte automobile avec l'éco-conduite. «Il faut concevoir une stratégie de gestion en fonction des outils de communication et des applications embarquées sur les tablettes ou les smartphones », explique l'expert. Pour cela, l'acheteur devra engager une collaboration très étroite avec la DRH et la DSI. Un moyen d'éviter de voir migrer le portefeuille achats de téléphonie mobile vers la direction des systèmes d'information. Car la crainte est justifiée. Dans un grand groupe pharmaceutique français ayant beaucoup fait parler de lui, le déploiement d'un MDM aurait fait basculer vers la DSI l'entière responsabilité de la gestion du parc des terminaux mobiles, historiquement confiée à l'acheteuse.
Gilles Croizat, Dekra Industrial
Expérience
«Peu d'outils permettent d'initier l'administration des données directement depuis les terminaux
Lors de l'acquisition en novembre 2011 d'une flotte de 900 PDA Motorola MC65 avec option 3G destinés aux techniciens, le spécialiste de la prévention des risques humains Dekra Industrial s'est interrogé sur l'opportunité de migrer leur outil de gestion de flotte mobile vers la version 5.0 de MediaContact pour accompagner ce déploiement. L'objectif? Optimiser l'administration des données et applications de diagnostic embarquées sur les terminaux mobiles. Gilles Croizat, responsable de la méthodologie et de l'indexation, en charge de la méthodologie et de l'industrialisation du poste de travail, a participé à l'appel d'offres visant à trouver la solution la mieux adaptée à ce besoin. «Nous avons donc fait une étude interne et réalisé un appel d'offres à l'issue duquel nous avons retenu l'offre MediaContact de Telelogos», explique-t-il. Un choix qui s'est motivé à partir de la réalisation d'un test proof of concept sur les applications utilisées par les techniciens sur le terrain: synchronisation des applications et redémarrage des terminaux. «Nous avons également jugé du niveau de compression des transferts client/serveur de la solution Telelogos », ajoute Gilles Croizat. Acteur historique de la gestion de télédistribution, l'éditeur français a ainsi formulé une proposition davantage adaptée au besoin métiers de Dekra Industrial. «L'outil doit pouvoir proposer un déclenchement des transferts à l'initiative du terrain, continue le responsable. Or, peu d'outils permettent d'initier l'administration des données directement depuis les terminaux. » Si aucune étude de rentabilité n'a encore émané du déploiement de la solution Telelogos, un bilan humain a toutefois mis en lumière l'impact positif de la solution sur le travail des collaborateurs équipés des terminaux.
