Les limites des ERP en mode cloud

Février 2012, le leader des solutions professionnelles, lance Business ByDesign, le Lier progiciel de gestion ;ré (ERP) en mode cloud destiné aux PME et aux filiales des grands comptes. Une décision qui fait suite au rachat de SuccessFactors, éditeurs de progiciels en mode SaaS (Software as a Service). Dans le même temps, la dernière étude du cabinet américain Panorama ConsultingEnquête annuelle 2012 ERP Report, réalisée par Panorama Consulting entre janvier et décembre 2011 auprès de 246 entreprises dans 64 pays. révèle que les ERP en mode SaaS ne séduisent qu'une entreprise sur cinq. Pourtant, force est de constater que le progiciel de gestion intégré - traditionnellement conçu, géré et hébergé sur le SI de l'entreprise présente encore des faiblesses. En effet, toujours selon Panorama Consulting, 40 % des entreprises interrogées critiquent le manque de flexibilité du logiciel, et 60 % concèdent avoir dû modifier leur processus métier pour s'adapter à cet outil. Et pour cause, sous cette appellation se cache une palette de modules fonctionnels: comptabilité, finances, ressources humaines, administration des ventes, CRM... Sans oublier leur coût élevé. Panorama Consulting observe, en effet, une hausse moyenne de 20 % entre le coût effectif et les estimations initiales des entreprises. Pourtant, les perspectives de dépenses informatiques sont loin de suivre cette inflation. Ainsi, le cabinet Pierre Audoin Conseils (PAC) table sur une croissance de 0,9 % entre 2012 et 2013. La raison? Les directions informatiques veulent désormais refacturer leurs prestations auprès des métiers pour ainsi effacer leur image de poste de coût. En parallèle, les prestations externalisées devraient connaître une progression de 4,1 %, estime le cabinet PAC, soutenues par un engouement certain pour les applications en mode SaaS. Un contexte idéal pour que l'acheteur IT étende son périmètre fonctionnel.

Pascal Antonini, Ernst & Young

« On estime que le mode SaaS permet de dégager une économie de l'ordre de 20% sur le coût de déploiement d'un ERP.»

Des gains sur les coûts de déploiement

Si l'acheteur IT n'est pas forcément sollicité sur l'ensemble des modules qui composent le progiciel de gestion intégré, il reste un décisionnaire privilégié sur les briques relatives à la comptabilité, au contrôle de gestion, à la passation de commande et à la facturation. Mais quels sont véritablement les bénéfices escomptés? « D'après quelques observations, on estime que SaaS permet de dégager une économie de l'ordre de 20 % sur le coût de déploiement d'un ERP, précise Pascal Antonini, consultant associé chez Ernst & Young. Cette économie s'opère essentiellement en réduisant le temps d' implémentation de la solution et de l'infrastructure. Mais elle se mesure également par la capacité des entités organisationnelles à se concentrer directement sur l'amélioration et le développement des processus métier. » Didier Mamma, directeur des opérations cloud pour SAP EMEA, ajoute que «moyennant un forfait facturé au mois et par utilisateur, les entreprises font l'économie d'un investissement en infrastructures, en licences propriétaires, en gestion de serveurs et de mise à jour des versions». Autrement dit, une réduction du coût total de possession de l'outil assez significative, quand on sait que la licence propriétaire et la maintenance représentent à elles seules un tiers du coût global de l'ERP.

Priorité à la sécurité des données

Quid de la relation avec le prestataire de service? «Nous hébergeons chez nous la solution Business ByDesign à laquelle le client, que ce soit une PME ou la filiale d'un grand groupe, peut se connecter via Internet», complète Didier Mamma (SAP). A l'instar de SAP, les solutions développées par Infor, Oracle ou encore Microsoft ne répondent pas aujourd'hui à l'ensemble des besoins métiers des grands comptes. Mais, pour maître François-Pierre Lani, avocat associé chez Derriennic & Associés, les craintes des grands comptes face à la virtualisation des ERP constituent un faux débat. Il affirme que des entreprises acceptent désormais de porter sur un nuage les éléments qui composent un ERP de gestion et de refacturer la prestation à chaque entité utilisatrice. «La mise en oeuvre du projet et la conduite du changement sont les véritables et principaux points d'achoppement. Une contrainte observée, quel que soit le mode d'usage d'un ERP. Les offres de cloud computing permettent, aujourd'hui, de garantir à l'utilisateur une haute disponibilité des systèmes et des données, tout en préservant leur confidentialité et leur sécurité. Il suffit pour cela d'obtenir les bonnes garanties contractuelles», souligne-t-il. Un point de vue que partage Didier Mamma (SAP). Lui prône un renforcement de la protection des données au moyen de solutions de cryptage, de chiffrement ou encore de contrôle d'accès. «Et pour assurer un taux de disponibilité de l'application de 99,5 %, nous réalisons régulièrement des séries de tests de résistance pour parer à toute attaque de nos infrastructures, complète le directeur des opérations cloud de SAP. Des mesures qui vont souvent bien audelà des contraintes que s'appliquent les entreprises pour leur propre système d'information. »

Didier Mamma, SAP

Pour assurer un taux de disponibilité de l'application de 99,5 %, nous réalisons des séries de tests de résistance pour parer à toute attaque de nos infrastructures. »

Un amortissement des solutions propriétaires handicapant?

Mais, selon Sylvie Lesaint, directrice générale et fondatrice de la société de conseil en ingénierie informatique Project'One, la problématique du cloud est avant tout une question de maturité des entreprises clientes. «Elles ne sont pas en mesure de réaliser des virtualisations d'ERP car elles manquent de visibilité et de pratique des solutions virtuelles. » Autre source de réticence évoquée: la trop grande durée de l'amortissement des solutions propriétaires. En effet, il faut en moyenne cinq ans pour amortir un ERP, selon l'étude Panorama Consulting, ce qui retarde le passage des entreprises vers des usages à la demande. Ces dernières veulent pouvoir exercer un contrôle complet sur leur outil.

Autre frein, les doutes sur l'interopérabilité et la compatibilité ascendante, notamment avec les process métiers, dissuadent les entreprises de recourir à l'ERP en version SaaS. Didier Mamma (SAP) reconnaît que l'ERP en mode cloud n'offre qu'une personnalisation de la solution limitée par rapport à une licence propriétaire. Reste encore à élucider la problématique de la gouvernance, car les avis sont partagés.

D'un côté, Pascal Antonini (Ernst & Young) considère que le choix d'un module fonctionnel d'ERP en cloud peut se faire à l'initiative d'une direction métier mais il apparaît nécessaire de nouer une collaboration avec la direction des systèmes d'information. De l'autre, maître François-Pierre Lani (Derriennic & Associés) estime que cette transition dans la gouvernance est un phénomène lié à l'évolution des processus métier. En se faisant le médiateur entre les directions techniques et les directions utilisatrices des modules ERP, l'acheteur parviendra- t-il à s'imposer comme un gestionnaire des ressources internes et, par là même, à étendre sa couverture achats aux outils informatiques métiers? Une évolution à surveiller...

@ David Grincourt, BMW groupe France

Témoignage: « Nous avons doublé notre couverture achats grâce à ce déploiement»

Début 2010, David Grincourt, chef de service achats, participe à la mise en _uvre de trois modules fonctionnels du progiciel de gestion intégré SAP pour la filiale BMW groupe France. Ces modules englobent quatre activités : de la demande d'achats à la commande (MM) en passant par la gestion budgétaire (CO) et la facturation (FI).
Sous la houlette de la direction générale et de la direction financière, l'équipe projet constituée de 25 membres mène ce déploiement auprès de plus de 180 "utilisateurs achats". «Pour assurer le bon déroule-ment de ce projet, nous nous sommes appuyés sur le gabarit du projet implémenté par la maison mère», explique-t-il. Le déploiement de la solution dans le système d'information BMW France aura tout de même nécessité plus d'un an de travaux d'études. La mise en production du projet début 2010 a été suivie d'une vague de formations. Pour clôturer le projet, l'équipe a procédé à la mise en ligne d'un tutoriel des modules achats SAP sur l'intranet et à la mise à disposition d'un support technique, géré par un utilisateur-clé, chargé de faire remonter les réclamations auprès du fournisseur et des administrateurs. Avec une mise en exploitation au cours de l'année 2011, le déploiement suscite l'intérêt des autres filiales du groupe, si bien que le service achats de BMW France est consulté pour son expertise dans la maîtrise d'ouvrage. «D'autre part, nous avons doublé notre couverture achats depuis la mise en place de ce projet», ajoute David Grincourt. Concernant la refacturation, la responsabilité en incombe à la maison mère. «Le volume d'achats conditionne le coût d'exploitation de chaque entité utilisatrice tandis que le prix de la licence est réparti sur le nombre d'utilisateurs», complète le responsable achats. Quant à prévoir la mise en place à terme d'un ERP en mode SaaS, il reste encore dans l'expectative.