Les leviers de réduction du TCO à la loupe

Coûts d'achat ou de financement des véhicules et des équipements nécessaires, valeurs de revente, frais fixes, assurances et taxes (TVA, bonus-malus, carte grise, taxe carbone, TVS ou TVTS...) sans oublier les frais d'utilisation, les entretiens programmés, les pièces d'usure, les coûts de carburant et autres interventions de réparations... Il n'est pas si simple d'anticiper l'ensemble des postes de dépenses générés par une flotte automobile. Pour s'assurer de l'exhaustivité de l'approche TCO, un diagnostic des coûts est fortement conseillé. Seule cette analyse précise vous permettra d'optimiser le TCO en agissant par petites touches sur ces nombreuses variables. L'approche TCO se met en oeuvre dans un premier temps sur un type de véhicule puis d'autres, ou bien, sur toutes les gammes de véhicules du parc. On peut ainsi comparer les différents coûts de détention pour une flotte mono-marque ou pour des combinaisons de marques.

Denis Férault, Arval Consulting

«Nous estimons que le gain peut atteindre entre 15 et 40 %, le retour sur investissement est immédiat. »

Calculer son TCO

La gestion du TCO (Total Cost of Ownership ou coût total de détention) est un outil essentiel pour analyser l'ensemble des coûts associés à une flotte de véhicules d'entreprise en LLD. Pour le calculer, on se penche sur différentes familles ou postes de dépenses. En premier lieu, il faut, bien sûr, considérer le loyer financier lié à chaque véhicule, puis prendre en compte l'ensemble des frais d'entretien ainsi que les consommations de carburants ou encore le montant des primes d'assurance. Il ne faut pas négliger de prendre en considération les taxes et la fiscalité automobile mais aussi ce que l'on peut appeler les coûts cachés, moins évidents comme le management interne de la flotte, les coûts liés aux fins de contrat, etc. Le TCO est devenu pour les entreprises un critère de choix déterminant au moment de la constitution ou du renouvellement d'un parc automobile. « Les gestionnaires de grandes flottes se sont mis à choisir leurs véhicules en fonction des TCO comparés de véhicules adaptés aux besoins de leur exploitation, explique Philippe Brendel, président de l'OVE. Cette notion de TCO véhicule est prédictive, elle permet de calculer un coût d'usage du véhicule en fonction d'éléments connus ou évalués au départ mais elle ne prend pas en compte l'influence de la conduite du conducteur sur les coûts, ni les frais de gestion administrative d'une flotte », indique également le responsable.

Du TCO prévisible au TCO réel

«Il faut véritablement distinguer le TCO prévisible, qui s'appuie notamment sur les informations fournies par les loueurs et les constructeurs, du TCO réel », explique Denis Férault, directeur d'Arval Consulting, une entreprise spécialisée dans la gestion de flottes, filiale de BNP Paribas. En effet, le TCO réel fait entrer en ligne de compte la somme des coûts prévisibles, pondérée par les frais directs ou indirects, générés par les utilisateurs, dans des conditions normales de conduite. « La surconsommation liée à l'attitude du conducteur, les jours d'immobilisation liés à l'accidentologie ou encore les frais associés à la gestion de la flotte », précise le spécialiste. Plus les flottes sont importantes, plus la gestion de celles-ci engendre des coûts périphériques induits importants. « D'après une étude du magazine belge PMEKMO, la gestion d'une voiture demande environ 26 h de travail par an (soit 720 e) pour accomplir l'ensemble des tâches administratives que requiert sa gestion », rappelle Philippe Brendel. Pour optimiser ce TCO flotte, il conviendra, là encore, de travailler sur les organisations, les processus, les automatisations voire même sur la sous-traitance de certaines tâches. Ce travail représente donc un enjeu important.

Le facteur humain: un levier incontournable

« Il est illusoire de vouloir optimiser le TCO réel sans prendre en considération l'impact du comportement des utilisateurs, affirme Denis Férault. Nous estimons que le gain potentiel peut atteindre entre 15 et 40 %, le retour sur investissement est immédiat. » Pour ce spécialiste, la formation est donc un passage obligé car, en sensibilisant les collaborateurs à l'éco-conduite, l'impact sur les consommations de carburant, les pièces d'usure, l'entretien, les pneumatiques est immédiat. Si la formation ne suffit pas, des dispositifs de contrôle à distance, parfois associés tout simplement aux cartes carburant, peuvent suffire à détecter les comportements inadaptés. « Nous ne sommes pas favorables aux méthodes coercitives, indique Denis Férault, mais il peut être intéressant de challenger les collaborateurs sur la consommation de carburant, par exemple. » Il faut, d'autre part, respecter les préconisations du constructeur automobile du véhicule en matière d'entretien programmé. « L'impact d'un moteur mal entretenu sur la consommation de carburant est colossal », précise, par ailleurs, Denis Férault.

Définir une «company car policy»

Agir sur les comportements du conducteur lorsqu'il appuie sur l'accélérateur ou freine brutalement est une méthode, mais on peut également encadrer les parcours en espérant réduire le kilométrage de vos collaborateurs, voire le nombre de véhicules utiles. « En définissant ce que l'on appelle une company car policy, vous écrivez la loi, explique Denis Férault. Dès lors il est plus simple d'avoir une règle tangible sur laquelle s'appuyer. » Cette loi pose les fondements de l'utilisation «mécanique» des véhicules, mais aussi sur l'organisation et l'optimisation des trajets! Posez-vous les questions suivantes: les kilométrages de vos salariés sont-ils adaptés à leurs besoins? Peut-on imaginer de partager les voitures, de favoriser les déplacements en transports en commun, la visioconférence, le travail à domicile? Autant de pistes pour optimiser le TCO.

Agir sur les contrats d'assurance

Le kilométrage parcouru à l'année a été réduit? Les comportements routiers ont progressé et l'accidentologie a baissé? Il est sans doute temps de vous orienter vers votre compagnie d'assurances pour faire réévaluer le montant de votre contrat. Puisque les efforts consentis sur la formation ont porté leurs fruits et que le risque associé à l'utilisation de la flotte par vos collaborateurs a diminué, il est normal que votre assurance consente à son tour un petit effort. Ainsi, pour optimiser votre TCO, vous pouvez envisager de faire jouer la concurrence, tous les trois ans, par exemple. Il est toujours judicieux de relire attentivement votre contrat pour repérer les clauses abusives (ou du moins inutiles) qui ne sont pas du ressort de l'entreprise: garantie bris de glace, assurance des effets personnels...