Les fournitures se serrent la ceinture

@ GOODSHOOT/FOTOLIA/LD

Le fabricant américain du Post-it, 3M, a donné le ton, en décembre dernier, lors de l'annonce de ses prévisions pour 2009. Le marché des fournitures de bureau a souffert en 2008 et continuera à souffrir cette année. La raison? Un net ralentissement de la demande de la part des entreprises, celles-ci préférant tailler dans leurs frais généraux plutôt que de sacrifier leurs achats de production. «Les ventes de mobilier ont chuté au deuxième semestre 2008, tandis que celles des biens de consommation courante - papier, consommables d'imprimante et d'écriture - sont restées à peu près stables. Au final, nous avons enregistré une baisse de 3 à 4% de notre chiffre d'affaires en France. C'est la tendance du marché», analyse Michel Milcent, directeur général du groupe Office Depot dans l'Hexagone.

Franck Suhit, Lyreco Depot

«Nous restons attachés aux marques des fabricants. Nous ne sommes pas entrés dans une logique de discount à tout prix.»

Des catalogues restreints

Cette érosion des ventes intervient alors que les prix du papier et des consommables informatiques, qui représentent à eux seuls la moitié de la facture de fournitures des entre prises, ont fortement augmenté: + 15% en moyenne en 2008 pour les cartouches d'imprimante, + 6% pour le papier, selon Office Depot et Lyreco. Une hausse due à un euro fort et aux coûts élevés du transport.

Dans ce contexte, il peut sembler difficile, voire impossible, de réaliser des économies sur le poste fournitures. Pourtant, des solutions existent. Aujourd'hui, les épais catalogues papier sont progressivement remplacés par des catalogues électroniques. Selon les fournituristes, les entreprises peuvent espérer réaliser près de 15% d'économies avec une telle solution d'e-procurement. Au-delà des coûts administratifs, c'est surtout le respect de la politique achats de l'entreprise, avec des remises accordées sur des produits référencés, qui favorise l'obtention d'un tel résultat.

Si certaines entreprises permettent à leurs salariés d'accéder à l'ensemble des produits présents dans le catalogue de leur fournituriste, avec comme seule contrainte de respecter le budget qui leur a été alloué, les services achats les plus matures sur le sujet préfèrent constituer un catalogue restreint de fournitures, dont les prix auront été négociés par leurs soins. Les processus de validation sont alors réduits à leur strict minimum. Les salariés peuvent continuer de commander des fournitures hors catalogue mais, dans ce cas, ils ont besoin d'une autorisation expresse. C'est l'option retenue par AGF. «Nous avons limité le nombre de produits référencés. Idem pour le nombre de collaborateurs habilités à corn- mander des fournitures», explique Philippe Demeulle, responsable du département travaux et services généraux. Lorsqu'un collaborateur choisit un produit dans le catalogue restreint, la direction achats sait qu'il s'agit d'une fourniture économique. «Par conséquent, nous n'exerçons pas de contrôle spécifique. En revanche, si elle sort de ce catalogue, sa commande doit être validée par le responsable de gestion de la direction concernée», précise l'acheteur.

Pour susciter l'adhésion des collaborateurs, le contenu d'un catalogue restreint est primordial. Il est ainsi conseillé que ce dernier contienne 90% des fournitures achetées dans l'entreprise. Afin de parvenir à cet objectif, les services achats peuvent s'appuyer sur l'historique des consommations dans l'entreprise. Grâce à l'e-procurement, ils disposent aujourd'hui de statistiques détaillées pour les aider à corriger le tir. Dans ce domaine, les fournituriste s proposent également leurs conseils. Enfin, si la solution du catalogue électronique est retenue, la communication autour de sa mise en place est un facteur très important. Ainsi, certaines entreprises organisent des formations courtes pour familiariser les collaborateurs avec le nouveau processus de commande. D'autres vont même plus loin en faisant tester les futurs produits présents dans le catalogue par les utilisateurs eux-mêmes.

Le succès des sites d'enchères inversées

En outre, faire jouer la concurrence reste le meilleur moyen de réaliser des économies sur les fournitures. Mais l'exercice peut s'avérer difficile. «Pour les acheteurs, il est fastidieux de comparer des offres sur des produits à fort volume et à faible valeur unitaire. Il est également difficile de connaître le «juste prix» des produits achetés», estime Isabelle Fine, consultante chez Sérénia, société de conseil spécialisée dans l'optimisation des achats «catalogables». Cependant, toutes les entreprises n'ont pas les moyens de recourir à un cabinet de conseil pour optimiser leurs achats de fournitures. Dès lors, certaines préfèrent s'orienter vers des sites d'enchères inversées qui fleurissent sur Internet. Autrefois réservés aux commandes de grands groupes, ces portails sont de plus en plus souvent utilisés pour des achats de fournitures de quelques milliers d'euros. Les acheteurs peuvent y comparer les offres de tous les fournisseurs sur chaque produit, et choisir sur un panier de fournitures l'offre la plus basse.

Autre tendance: les entreprises négocient de plus en plus des accords tripartites (acheteur, fournituriste, fabricant) pour certains produits. «Pour les cartouches d'imprimante, nous avions opté pour des produits remanufacturés, meilleur marché. Mais lors de la dernière négociation tri- partite, nous avons obtenu des tarif s moins élevés de la part des fabricants. Nous sommes alors revenus à des produits de marque», illustre Philippe Demeulle (AGF).

Michel Milcent, Office Depot

«Aujourd'hui, il est possible de perdre un appel d'offres pour une différence infime de prix, même en proposant une qualité de service supérieure.»

Prime aux marques de distributeur

Face à toutes ces nouvelles pratiques, les distributeurs n'ont d'autre choix que de s'adapter. «Nous sommes dans un environnement extrêmement concurrentiel, reconnaît Michel Milcent (Office Depot). Aujourd'hui, il est possible de perdre un appel d'offres pour une différence de prix infime, même en proposant une qualité de service supérieure. Les entreprises veulent désormais les produits les moins chers, un point c'est tout.» Afin de répondre à cette demande de premiers prix, le groupe a décidé d'étoffer sa marque de distributeur de 300 nouvelles références cette année. «Nous avons, d'une part, renforcé nos marques distributeur et, d'autre part, diversifié les produits et services, en particulier en proposant des produits dits «de confort» tel s que café, eau , viennoiseries, produits d'hygiène, périphériques informatiques. L'objectif restant clairement d'augmenter le panier moyen», explique Michel Milcent. L'un de ses principaux concurrents sur le marché français, Lyreco, met lui aussi en avant sa marque de distributeur. «Le contexte actuel nous encourage effectivement à offrir des solutions plus économiques. Cela dit, nous restons attachés aux marques des fabricants. Nous ne sommes absolument pas entrés dans une logique de discount à tout prix», nuance Franck Suhit, son directeur marketing. Toute fois, la chasse aux coûts pousse bel et bien les entreprises vers ces marques de distributeurs, réputées moins chères pour un usage équivalent. «De plus en plus, ce sont elles qui tirent leur épingle du jeu», confirme Isabelle Fine (Sérénia).

Anna Kuentz (Bouygues): «Pour la première fois, Alstom et Bouygues ont négocié ensemble leurs achats de fournitures de bureau.»

Expérience
Alstom et Bouygues retiennent le même fournituriste au niveau mondial

Au second semestre 2008, le groupe Alstom et toutes les filiales du groupe Bouygues - Colas, Bouygues Construction, Bouygues Telecom, TF1 et Bouygues Immobilier - ont pris la décision de lancer un appel d'offres conjoint sur leurs fournitures de bureau, pour un montant global de près de 20 millions d'euros. «Pour la première fois, Alstom et Bouygues ont négocié ensemble et sur plusieurs pays leurs achats de fournitures de bureau, en lançant un appel d'offres à l'échelle mondiale», expliquent Samira Bordo et Anna Kuentz, acheteurs pilotes de l'appel d'offres, respectivement pour Alstom et Bouygues.
Afin de se concentrer sur la stratégie et la négociation, les deux groupes ont décidé d'externaliser l'analyse des données à un cabinet de conseil en achats de fournitures, Sérénia. Ce qui représente plus de 6 000 références à négocier sur 12 pays. «Sur la base des outils et de la méthodologie d'analyse des données apportés par ce cabinet, nous avons ensuite défini la stratégie, mené les négociations avec les fournisseurs et décidé de retenir un prestataire unique pour les deux groupes sur les trois prochaines années», expliquent Samira Bordo et Anna Kuentz. C'est ainsi que Lyreco a remporté cet appel d'offres historique sur le marché des fournitures de bureau. Une belle victoire pour le prestataire d'origine française.