Les achats, partie prenante de la stratégie de l'entreprise

« La fonction achats s'installe durablement », commente Patrick Caverivière, consultant formateur achats chez Demos. « Les directions achats ont le mandat de la direction générale pour participer à la performance de l'entreprise et gérer le portefeuille des dépenses. Elles contribuent aux projets transverses et leurs actions sont donc visibles par les autres services de l'entreprise », analyse Leïla Cardot-Fahas, associée chez Logica Business Consulting. La fonction achats est, en effet, de plus en plus perçue comme une fonction stratégique au sein de l'entreprise. Un chiffre en hausse de 11,7 % par rapport à l'année précédente. Les achats sont de moins en moins perçus comme une fonction support comme les autres (- 4,1 %) et ne sont plus une fonction inconnue de la plupart des collaborateurs (- 7,6 %). « On observe une véritable montée en maturité des achats indirects, trop souvent réduits aux services généraux », commente Luc Agopian, senior director du groupe Achats & BFR du cabinet Lowendalmasaï. Les achats sont-ils perçus comme stratégiques grâce à la crise, ou est-ce une tendance de fond? « La crise a aidé la fonction à gagner en visibilité », affirme Leïla Cardot-Fahas. A la question «quelles sont les principales raisons qui vous ont incité à devenir acheteur?», la position stratégique de la fonction est d'ailleurs la deuxième réponse donnée par les jeunes qui occupent ce poste. Le rôle crucial de la fonction achats est cité par 43,6 % des répondants. Soit une hausse de 17,5 % par rapport à l'enquête de l'année dernière. A cette même question, le goût de la négociation a été avancé par 50,9 % des sondés, loin devant le salaire (7,2 %) ou le pouvoir (3,6 %).

@ YVON52 - FOTOLIA

Leïla Cardot-Fahas, Logica Business Consulting

Les directions achats ont le mandat de la direction générale pour participer à la performance de l'entreprise. Elles contribuent aux projets transverses et leurs actions sont donc visibles par les autres services. »

Le goût de la négociation, première motivation des jeunes acheteurs

Les raisons qui poussent à devenir acheteur sont, de plus en plus fréquemment, le goût de la négociation et la position stratégique de la fonction. Cet attrait pour la négociation s'explique notamment par le fait que « la fonction est plus valorisée dans l'esprit des acheteurs. Elle a acquis une reconnaissance qui n'existait pas avant », selon Leïla Cardot-Fahas, de Logica Business Consulting. Cependant, les jeunes acheteurs ne doivent pas se leurrer: « Aujourd'hui, les marchés sont concentrés, donc les marges de négociation se sont raréfiées. Ce levier s'est érodé. Les acheteurs doivent aujourd'hui trouver de nouvelles marges de manoeuvre, comme la révision du cahier des charges, pour découvrir d'autres gisements de gains et contribuer à l'innovation. » Autre donnée de l'enquête: ils ne sont que 21,1 % à souhaiter prendre en charge d'autres familles d'achats dans les deux années à venir. Soit une baisse de 11,7 % par rapport à l'année dernière. Est-ce parce que les achats se complexifient et évoluent vers plus de technicité? « C'est un fait, estime Luc Agopian. Une plus forte expertise est demandée aux acheteurs dans leur domaine de compétence. » D'après Luc Mora, de Big Fish: « Ils sont appelés à davantage se rapprocher des donneurs d'ordres, et donc à maîtriser leur jargon. » L'associée de chez Logica Business Consulting n'est pas du même avis: « Si on va vers plus de spécificités techniques, le métier se banalise. Le jeune acheteur doit être comme un business partner et appartenir à l'écosystème de son entreprise. Il doit bien comprendre les enjeux des marchés et des clients internes. La spécificité requise n'est pas tant celle de sa famille d'achats que celle de l'activité de l'entreprise. »

Enfin, les jeunes acheteurs préféreraient monter en hiérarchie plutôt que d'évoluer en transverse. « C'est très franco-français. Ce n'est pas la même chose en Grande-Bretagne ou en Allemagne», tempère Leïla Cardot-Fahas, de Logica Business Consulting. Peut-on avancer l'hypothèse des traits de caractères spécifiques à la génération Y? Une génération dite volage dans le monde professionnel et peu encline à adhérer aux valeurs de l'entreprise. Pour Leïla Cardot-Fahas, «il n'y a qu'un pas pour qu'une jeune génération d'acheteurs souhaite aller droit aux challenges ».

Des achats responsables encore trop timides

Les achats responsables progressent... mais trop lentement. En cause: « Une demande de temps de retour sur investissement trop long», estime Luc Agopian, de Lowendalmasaï. Dans l'urgence de la crise, les grands comptes ne peuvent plus se permettre le luxe de prendre leur temps. De plus, un manque de réflexion existe sur les achats durables comme générateurs d'économies. Or, «il est possible de conjuguer les deux», souligne Luc Agopian, en prenant l'exemple d'un acteur de la distribution qui utilise des véhicules électriques pour la livraison de ses produits. Pour 60 % des donneurs d'ordres, la mise en place d'une politique d'achats responsables est une priorité, révèle le baromètre 2012 de l'Observatoire des achats responsables (ObsAR). Une politique dont les fournisseurs TPE et PME doivent être conscients et parties prenants. Pour mobiliser les entreprises sur le sujet, l'ObsAr a rédigé un guide pratique sur la question. « Les achats responsables doivent être l'occasion de démystifier la simple relation économique entre donneurs d'ordres et fournisseurs, et d'évoluer en véritable partenariat», plaide Philippe Dutruc, vice-président de l'Assemblée des chambres françaises de commerce et d'industrie (ACFCI).

Malgré les nombreux effets d'annonce, peu d'entreprises ont encore adhéré à un pacte avec les achats responsables (52,2 % ont répondu «non»), et ont signé le pacte PME ou la charte des bonnes pratiques (57,9 % de «non»). Bien qu'au 25 juin 2012, 246 signataires de la Charte des relations interentreprises ont été recensés, selon le site internet de la médiation du Minefi. Dans les appels d'offres, la part du développement durable dans les critères de sélection des fournisseurs est inférieure à 5 % pour 35,7 % des répondants. Or, ils sont 50 % à affirmer que les labels environnementaux sont un critère de sélection. S'ils sont nombreux à travailler avec le secteur protégé (60,1 % ont répondu «oui»), la part du volume d'achats traité est encore faible (< 2 % pour 52,3 % des répondants).

Existerait-il un décalage entre l'off re des prestataires et la demande des donneurs d'ordres? Leïla Cardot-Fahas confirme que « l'off re du marché n'est pas assez mûre ». Même écho pour Luc Agopian, du cabinet Lowendalmasaï: « L'off re est retreinte. Le secteur protégé se limite souvent aux services généraux. »

@ © YAHIA LOUKKAL - FOTOLIA.FR

FOCUS

En 2012, quelle part de votre volume d'achats traitez-vous avec le secteur protégé?

Trois questions à... Alain Chatenet, délégué général de l'Observatoire des achats responsables (ObsAR): «Les acheteurs manquent de curiosité»

Selon l'enquête Demos, près de 60 % des personnes interrogées travaillent avec le secteur protégé, mais la part du volume d'achats traité est encore très faible (<2 %). Peut-on parler de décalage entre l'offre des prestataires et la demande des donneurs d'ordres?
C'est un fait. Il y a un vrai manque de cohérence entre l'offre des fournisseurs et la demande des donneurs d'ordres. Ces derniers, habitués à traiter de gros budgets, ont du mal à trouver de petits fournisseurs sur des secteurs précis. Il en résulte une pressurisation de certaines filières sursollicitées dans le domaine des achats responsables, comme le gardiennage ou l'impression. Tandis que d'autres entreprises compétentes dans le secteur de l'insertion peinent à se faire connaître, faute de moyens.
Quelles peuvent être les solutions? Que conseillez-vous aux acheteurs?
Les acheteurs ne sont pas assez matures sur le sujet. Ils manquent de curiosité. Or, la plateforme Pas@Pas, dédiée aux achats dans le secteur protégé, ou le réseau Handeco permettent de mettre en relation le monde des fournisseurs et celui des donneurs d'ordres.
Quels sont les futurs grands chantiers de l'ObsAR?
travaille actuellement sur quatre grandes thématiques: la création d'indicateurs et le reporting, pour mesurer les achats responsables, le coût global et la création de valeur (TCO, etc.). Mais également les relations PME et donneurs d'ordres, et enfin, une meilleure intégration des problématiques d'insertion dans le domaine des achats responsables. Nous tentons de rétablir des relations équilibrées entre les différentes parties prenantes en déclinant l'ISO 26000 pour les achats responsables.

Des relations plus poussées avec les fournisseurs

Pour la première année, l'enquête Demos s'intéresse à la gestion des relations fournisseurs. Si la part des PME dans le panel fournisseurs est importante (> 20 % pour 47,7 % des répondants), elle n'apparaît pas en augmentation. Les relations entre donneurs d'ordres et fournisseurs évoluent à la vitesse grand V. Les grands comptes sont soucieux de leur panel. « Aujourd'hui, les entreprises travaillent de manière différenciée avec leurs fournisseurs. Elles échangent des roadmaps et les intègrent en amont de la R&D », souligne Leïla Cardot-Fahas. Même l'expression «gestion de la relation fournisseurs» paraît dépassée. « Il faudrait changer cette formule par quelque chose de plus axé sur la motivation. Lui donner un sens attractif orienté sur la réciprocité », suggère Leïla Cardot-Fahas. Le Peak collaborative index, premier indicateur de mesure des relations collaboratives, vient d'être annoncé par Thésame. Selon cette étudeEnquête nationale menée par le réseau technologique Thésame en avril et mai 2012, en décryptant les pratiques de plus de 100 entreprises industrielles (40 clients et 62 fournisseurs)., une marge de progrès incombe encore aux entreprises pour booster le caractère collaboratif de leurs relations. En effet, les fournisseurs comme les clients évaluent le niveau collaboratif de leur relation à 5,9/10 (zéro correspondant à un rapport de force pur et dur, dix à une relation cohérente et stratégique préservant les intérêts de tous). Pour nouer au mieux cette relation, les prestataires citent les valeurs de justice, de respect et de responsabilité. Mais également la considération, la courtoisie, l'intégrité, le respect d'une concurrence loyale. « La richesse naît du goût de l'échange, insiste Leïla Cardot-Fahas. L'enjeu de demain est de se prémunir des risques sur l'ensemble de la chaîne de valeur, et pour cela, de partager des intérêts communs comme le partage des marges par exemple. »

Alexandre Meyer, Teos Powertrain Engineering

Témoignage: « Dans l'aéronautique, le délai et la non-qualité sont les risques fournisseurs les plus dangereux »

« Dans le secteur aéronautique, la certification EN 9100 demande que les sociétés déterminent et gèrent les risques lors de la sélection et de l'utilisation des fournisseurs. Ce qui induit la mise en place d'une analyse systématique du risque fournisseurs », détaille Alexandre Meyer, responsable achats de production et des frais généraux, chez Teos Powertrain Engineering. Spécialisée dans la conception de moteurs pour le secteur de l'aéronautique et l'automobile, la société travaille à l'obtention de cette norme européenne. Pour ce faire, Alexandre Meyer a mis en place une stratégie pour anticiper, prévenir et limiter, voire éviter les risques de son panel fournisseurs. Cette analyse du risque porte sur de nombreux critères, comme la qualité du système, la qualité produit et les aspects financiers. Mais également la capacité technique, les ressources humaines, ou encore le critère environnemental, géographique, etc. Pour ce faire, « nous utilisons la méthodologie AmdecAmdec : analyse des modes de défaillance, de leurs effets et de leur criticité. L'expression anglaise est « Failure mode and effects analysis » (FMEA).,qui permet de déterminer, selon les différents thèmes et pour chaque mode potentiel de défaillance, leurs causes, leurs effets, l'occurrence, la gravité, la probabilité de détection », détaille le responsable achats. Une note est ensuite attribuée pour évaluer ces risques fournisseurs, « afin de mettre en place, en cas de besoin, des plans de surveillance, des contrôles qualité, des plans de sécurisation, etc. ». Quels sont les risques majeurs ? « Le délai est le risque le plus dangereux en ce qui concerne les matières premières dans l'aéronautique. La non-qualité en est un autre », conclut Alexandre Meyer.

@ FROG 974 - FOTOLIA.FR

La gestion des risques fournisseurs: la priorité n°2 derrière la baisse des coûts

« Back to basics ». Telle est la consigne actuelle «des directions achats. Non sans grande surprise, la réduction des coûts est la priorité des services achats à 48,3 %, loin devant l'amélioration de la qualité des produits et des services achetés (33,8 %) et une plus grande intervention en amont dans la définition des besoins (12,9 %). « Des pratiques constantes qui s'ancrent avec le temps », commente Patrick Caverivière, consultant-formateur achats chez Demos. Or, « depuis un an et demi, la réduction des coûts devient une priorité, souvent au détriment des achats responsables... », déplore Luc Agopian, de Lowendalmasaï.

L'évaluation et l'encadrement des risques fournisseurs sont cités comme les secondes priorités, à 12,9 %. Ainsi, la gestion du risque fournisseurs devient une préoccupation majeure pour l'ensemble de la profession. Ce que confirme le baromètre achats 2011 édité par CSC, Challenges et l'Institut TNS SofresLe baromètre 2011 de CSC a été mené auprès de 160 directeurs et responsables achats appartenant à des entreprises européennes et nord-américaines, dont la taille est supérieure à 1 000 salariés Ces dirigeants ont été interrogés sur la position, les préoccupations, les performances et les perspectives des directions achats.. Près de 62 % des directeurs achats placent la gestion des risques parmi leurs priorités. Les raisons? La fluctuation des cours du prix des matières premières, les récentes catastrophes écologiques ou les révolutions dans les pays arabes. « Il faut entretenir l'écosystème de ses fournisseurs pour éviter les coûts de rupture, qui engendrent eux-mêmes des risques en termes d'image », analyse Leïla Cardot-Fahas.

Etat des lieux

Classez par ordre d'importance (du plus important au moins important) les trois critères définissant le caractère innovant de votre panel fournisseur.

« La communication, parent pauvre des achats »

Il reste du chemin à faire sur la reconnaissance de la fonction achats. « La communication reste le parent pauvre des achats », analyse Luc Mora, de Big Fish. Il admet tout de même une évolution dans le profil des acheteurs recrutés, à qui on demande « de mieux maîtriser la communication » dans leur rôle de managers. Les achats communiquent davantage. Pourquoi? « C'est un cercle vertueux. La fonction est perçue comme un métier de plus en plus stratégique au sein de l'entreprise et, par conséquent, communique de manière formelle et informelle avec l'ensemble des autres services », commente, de son côté, Luc Agopian, de Lowendalmasaï. Les services achats semblent se contenter d'utiliser l'intranet pour communiquer (53,2 %). Cependant, encore trop peu d'entre eux utilisent des supports de communication en interne (pas de newsletter pour 66,3 %), ou des plaquettes achats (54,5 %). D'après l'enquête, peu de services achats ont déjà organisé des conventions achats en interne («non» à 52,7 %) ou des conventions fournisseurs («non» à 62 %). De grands groupes, comme Allianz et le Crédit Agricole, organisent leurs propres trophées fournisseurs. Quant à l'extranet, de nombreux efforts doivent encore être fournis, puisque 75,4 % ne l'utilisent pas pour communiquer sur le service achats. Leïla Cardot-Fahas, de Logica Business Consulting, plaide pour « des achats reconnus comme des business partners par les autres services », tout en déplorant une fonction encore trop souvent perçue comme un métier «au service de». « Il faut sortir de la dynamique «les acheteurs parlent aux acheteurs» et de cette communication encore trop «consanguine» », juge-t-elle. De son côté, Pierre Pelouzet, président de la Cdaf ( Compagnie des dirigeants et des acheteurs de France), évoque « une profession encore en mal de notoriété, qui doit sortir de son image caricaturale ».

Benjamin Salat, La Banque Postale

Témoignage: « Nous avons mis en place un chantier de communication globale »

« Communication et partage d'informations ». Tel est le nom du chantier mené par Benjamin Salat, responsable achats, marketing, communication et formation, pour communiquer sur la valeur ajoutée de la fonction achats au sein de La Banque Postale. « Nous avons mis en place ce chantier pour adresser une communication globale à la filière achats ( acheteurs, approvisionneurs, etc.) et à son écosystème », souligne Benjamin Salat. Dans ce cadre, une équipe de trois personnes de la direction des achats a lancé une première newsletter fin 2011. Ce courrier électronique thématique trimestriel est envoyé à une centaine de personnes, soit l'ensemble des acheteurs et collaborateurs de la filière achats. Un intranet achat a aussi été mis en place. Parmi les moyens de communication interne existants, la direction des achats réalise des bilans achats semestriels et annuels personnalisés pour chaque direction prescriptrice. « L'idée est de réaliser et de présenter des bilans permettant aux directions de la banque d'avoir une vision d'ensemble de leurs achats en termes de prestations achetées, de volumes et de performance achats », souligne Benjamin Salat. Des séminaires sont également organisés par domaine ou famille d'achats (prestations IT, frais généraux...). Parallèlement, pour mesurer la valeur ajoutée de la fonction achats, une enquête annuelle est menée en interne auprès des prescripteurs depuis près de deux ans. La direction des achats souhaite étendre ce modèle d'enquête à son panel fournisseurs d'ici à la fin de l'année, « pour avoir un regard croisé sur la fonction achat ».
Les chantiers futurs ? « Nous réfléchissons à mettre en place un challenge achats, pour une mise en lumière des bonnes pratiques », explique Benjamin Salat. Un projet encore en cours de réflexion.