Le groupe Audiens prend soin de ses achats

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Les attentes d'Audiens

Précédemment, les commandes étaient établies sous Excel, puis saisies dans un logiciel de gestion budgétaire. Une gestion à l'ancienne en somme. Mais dès le 1^er jan vier 2003, date de la fusion avec le groupe IPS-Bellini-Gutenberg, une évolution - plutôt une optimisation - semblait indispensable. Avec 818 employés et cinq sites à gérer, le service achats de la nouvelle entité a rapidement exprimé le besoin de se doter d'un outil de gestion des achats et des infrastructures.

Dans un premier temps, Bernard Feret, directeur du pôle support, a pourvu le poste de responsable achats du groupe, préalable nécessaire au développement du futur outil de gestion des engagements de dépenses. Les conditions étaient ainsi réunies pour définir les exigences d'Audiens dans le choix de l'outil. Celles-ci étaient nombreuses: standardiser et sécuriser les pratiques; faciliter le suivi budgétaire, les engagements de dépenses et le respect des procédures; favoriser l'interchangeabilité des ressources à l'intérieur du groupe; répondre aux engagements pris auprès des fédérations; et enfin réduire les coûts. «Après l'appel d'offres, B.A. Logiciels a été sélectionné par Audiens et Cigma-GCA, notre partenaire informatique, car il répondait complètement au cahier des charges préalablement établi», précise Virginia Varin, responsable achats du groupe.

La réponse de B.A.Logiciels

B.A. Logiciels édite la solution BALachat. «Produit multisite, multisociété, cet outil couvre le parcours de la demande d'achats jusqu'à la gestion des stocks et permet d'optimiser la chaîne jusqu'à la facturation, confie la responsable achats d'Audiens. Il centralise et donne accès à toutes les informations saisies dès la demande d'achat. Ces dernières sont ensuite exploitées pour la rédaction du bon de commande avec imputation incrémentielle directe de la charge sur les budgets.» La mise en production remonte à juin 2004, suivie de six mois d'expérimentation, puis en 2005 d'une année de réelle prise en main.

Aujourd'hui, dix personnes utilisent le logiciel quotidiennement et seize consultent régulièrement les informations centralisées concernant les budgets, les commandes en cours, les contrats et les stocks. «Cette solution permet d'assurer le suivi des achats du groupe et de ses institutions, mais aussi ceux de son centre de santé dont les gestionnaires visualisent maintenant des informations précises, à l'origine de substantielles économies», ajoute Virginia Varin. Audiens travaille également avec BALstock et BALparc, le premier gérant le réapprovisionnement actualisé des réserves, et le second ayant notamment permis d'effectuer l'inventaire physique du mobilier lors de l'emménagement dans de nouveaux locaux, en mars 2005. Les modules D@net et Dinet, pour l'expression des demandes d'achats et d'intervention, complètent la solution.

Virginia varin, responsable achats.

Audiens

- Groupe créé le 1^er janvier 2003
- 818 salariés
- 30 000 entreprises adhérentes, couvre 1 20 000 retraités, 500 000 salariés et leur famille
www.audiens.org