Le classement joue la carte de la fonctionnalité

@ Fotolia

Contrairement aux idées reçues, le papier reste le support privilégié par de nombreux collaborateurs dans les entreprises. En effet, qui, lorsqu'il reçoit un document électronique important, n'a pas le réflexe de l'imprimer? Cette question a été posée par la société Elba, fabricant de fournitures de bureau, lors d'un sondage mené en collaboration avec l'institut BVA. Intitulé «Les Français et le classement», il révèle qu'aujourd'hui, malgré la forte avancée de la haute technologie dans la vie courante des Français, seuls 23% d'entre eux reçoivent des documents par mail et 59% les impriment pour en conserver une copie. Le rangement et le classement restent donc une préoccupation constante, 62% des Français s'y attellent au moins une fois par semaine.

Le papier reste roi

Dans les entreprises, bien que le nombre de mails reçus soit sans conteste plus élevé, le réflexe «impression» est loin d'avoir disparu. Les bureaux ne sont pas prêts d'être débarrassés des montagnes de papier que le développement d'Internet était supposé chasser. Pour beaucoup, la lecture d'un document à l'écran est source de fatigue pour les yeux, pour d'autres le contact du papier est indispensable. Enfin, pour certains, la lecture d'un texte sur une feuille de papier ne peut se faire sans quelques annotations. Ces habitudes sont loin de disparaître, et ce au grand soulagement des fabricants et des distributeurs de fournitures de bureau. Certes, ces acteurs ont ressenti une baisse de leurs ventes, d'abord à la suite de l'explosion d'Internet, aussi soudaine que généralisée et à laquelle il était difficile de trouver une parade, ensuite à cause de la chasse des coûts organisée par les directions achats. La principale conséquence a été la baisse des prix et le tassement de la demande, au début des années 2000. Mais force est de constater que la situation s'est stabilisée: le «tout-dématérialisé» n'est pas pour tout de suite.

L'avènement d'Internet et ces nouvelles exigences des entreprises ont surtout servi d'électrochoc au petit monde de la fourniture de bureau. La diversification, l'extension de gamme, la recherche permanente de solutions toujours plus pratiques et de nouvelles matières sont désormais les mots d'ordre. Gérard Viquel, président de la société fondée par son père en 1949, tient un discours allant dans ce sens: «Des efforts importants sont menés par les fabricants, notamment Viquel, en faveur de la création et l'innovation. Par exemple, le polypropylène, matière plastique recyclable, ne dégage pas de fumée toxique en brûlant II est utilisé pour la quasi-totalité de notre gamme. Il permet des créations originales, colorées et respectueuses de l'environnement à des prix intéressants.» L'originalité à petits prix est un moyen de se différencier sur un marché aussi difficile. La preuve, Viquel a connu, en 2006, une hausse de ses ventes grâce à des produits hauts en couleur et toujours plus fonctionnels.

Preuve que l'environnement est une préoccupation grandissante, la gamme Touareg de L'Oblique propose des dossiers suspendus entièrement écologiques en kraft 100% naturel. Ils sont fabriqués sans chlore à partir de pâte à papier issue de forets certifiées (a partir de 16 euros HT les 10). Sa gamme de classement Nomad vient, elle, d'être complétée par de nouveaux produits: le Nom@d Multifile, un protège-documents avec crochets de suspension rétractables assurant la fonction de fermeture du produit (à partir de 8 euros HT), le Nom@d Divider, un range CD suspendu utilisable à l'intérieur des tiroirs (4,10 euros HT), sans oublier des bacs de classement et valisettes pouvant contenir jusqu'à 6 CD.

PropyGlass est la gamme «phare» de fournitures de bureau de la société Viquel. Fabriquée en polypropylène transparent, elle se caractérise par des couleurs vitaminées et dynamiques apportant un peu de fantaisie dans le bureau. Les nouveautés de cette année sont la chemise 3 rabats de format A5 (1,15 euro HT), le coffret de classement composé de 8 sous- dossiers (14,13 euros HT), le sous-main avec et pastilles antidérapantes (7,10 euros HT), les boîtes de classement Maxidoc d'une grande capacité avec 2 porte-étiquettes (8,53 euros HT) et le lot de 3 boîtes de rangement (30,60 euros HT).

Extension des gammes

Fonctionnel, voilà un terme qui fait mouche pour les fournitures de bureau. Il existe aujourd'hui une multitude de produits de classement et de rangement facilitant le quotidien des collaborateurs. Le plus connu est la pochette, en polypropylène ou en carton, toujours aussi pratique pour le transport de documents. Les reliures plastifiées, à mi-chemin entre la pochette et le classeur, ont de plus en plus la cote. Elles permettent un classement et une lecture simplifiés des documents. Quant aux classeurs à levier, d'importants efforts ont été fournis pour améliorer leur facilité d'utilisation mais aussi leur aspect visuel, les deux principales lacunes de ce produit. Enfin, les dossiers suspendus présentent les mêmes qualités fonctionnelles malgré un léger essoufflement des ventes ces dernières années. Pour les relancer, les fabricants ont quelque peu innové avec des attaches velcro et de nouvelles matières. Les produits de classement de cartes de visite, eux, conservent une place de choix dans les catalogues, lesquels voient apparaître des solutions pour le rangement de CD et de DVD.

Un autre aspect de la vie de l'entreprise avec lequel les fabricants ont dû jongler est la mobilité. Selon l'étude Worldwide Mobile Worker Population menée, en 2005, par le groupe de conseil IDC, les travailleurs mobiles sont près de 1,5 million en France et passent en moyenne 80% de leur temps hors de leur entreprise. D'après cette même étude, plus de 850 millions d'employés de bureau dans le monde seront des travailleurs mobiles en 2009. Pour le fabricant Esselte, «de cette évolution émer gent de nouveaux besoins, surtout lorsqu'il s'agit des outils de travail, qui doivent allier praticité et performance avant toute chose». Le fruit de sa réflexion est le classeur 180° Active Pro permettant le classement de divers documents (CD, cartes de visite, etc.).

Le monde de la fourniture de classement semble avoir trouvé un second souffle et un certain équilibre. Les fabricants sont plus en phase avec les attentes des consommateurs et des acheteurs. Et tant qu'ils poursuivent leur démarche innovatrice, ils peuvent envisager l'avenir avec davantage de sérénité.

Esselte, via sa marque Leitz, a lancé le classeur à levier 180° en polypropylène doté d'un mécanisme à grande ouverture. Son nom? Le 180° Active Pro. En plus de ses formes arrondies qui offrent une bonne prise en main, il dispose d'un porte-étiquette sur le dos et la couverture, d'une pochette intérieure de rangement pour feuilles, CD ou cartes de visite, mais aussi d'une pochette à soufflet pour feuilles volantes... (à partir de 4,93 euros HT).

Fellowes vient de lancer le pack de 50 enveloppes en papier recycle pour CD. Disponibles en cinq coloris, ces enveloppes sont dotées d'une fenêtre de 10 cm pour pouvoir visualiser les CD (4,99 euros HT).
Autre nouveauté plus traditionnelle, la boîte ultra-résistante en carton 100% recyclé avec double épaisseur de carton sur deux côtés et au fond (à partir de 6,99 euros HT le pack de deux rangements).

Le classeur Visifix Centium de Durable en PVC noir peut accueillir 400 cartes de visite au format 57x90 mm, grâce à 20 pochettes transparentes en polypropylène. Son index 12 touches imprimées A-Z offre une recherche rapide (29,42 euros HT). Quant au Visifix Flip, c'est un fichier rotatif qui permet de classer et consulter les cartes de visite. La molette, avec ses grips souples, facilite la recherche parmi 400 cartes de visites (52 euros HT).