La révolution copernicienne des achats hospitaliers

Lancé par la direction générale des soins (DGOS) au dernier trimestre 2011, le programme Phare (Performance hospitalière pour des achats responsables) se développe autour de trois axes principaux: la valorisation du responsable achats au sein des établissements, la création d'un dialogue prescripteur-acheteur dans l'établissement sur toutes les catégories de dépenses et l'accès du plus grand nombre des hôpitaux à des marchés groupés. Pour y parvenir, il va falloir activer l'ensemble des leviers de la négociation, de la standardisation ou de la limitation des référencements des produits achetés et le raisonnement en coût complet (TCO).

Philippe Pin, directeur des achats des Hospices civils de Lyon (lire l'encadré p. 63) met l'accent sur la nécessité de se donner les moyens pour atteindre les objectifs fixés par cette réforme. Ainsi, pour appliquer le programme d'économies «Optima H», un plan de formation ambitieux, sur trois ans, est prévu pour poursuivre les efforts de professionnalisation des acheteurs. Le directeur achats explique que l'enjeu est de passer d'une culture axée sur les processus et la conformité au Code des marchés publics vers une fonction porteuse d'une réflexion stratégique globale et anticipée. «Notre démarche inclut également le pilotage de nos achats par les objectif et les résultats, le déploiement d'outils achats, la rationalisation des commandes, des livraisons et des circuits de décision, au sens large. Elle doit nous permettre d'identifier les enjeux, les risques et les besoins avec plus de précision afin d'apporter les meilleures réponses, lors de la construction des appels d'offres», résume Philippe Pin. Le directeur des achats des Hospices civils de Lyon souligne également l'importance de la conduite du changement dans le programme Phare. Dans certains établissements, le pli est déjà pris mais pour d'autres, il faudra s'y atteler avec énergie en anticipant le cycle de vie des produits achetés, leurs conditions d'utilisation et de maintenance, tout en mettant aussi en place un marché fournisseurs.

Philippe Portier, EM Lyon

« Les achats dans le secteur hospitalier manquent de maturité: il y a une dizaine d'années, le respect budgétaire n'était pas encoreune priorité. »

Les enjeux de l'approche performancielle

L'alignement stratégique des modes de gestion des établissements hospitaliers relève d'une véritable révolution et d'une mise à plat des process. «Si le ministère de la Défense ou le service des achats de l'Etat ont mis en place des actions d'optimisation, les achats publics se caractérisent encore par un manque de maturité relativement partagé d'une entité à une autre. Le secteur hospitalier ne fait pas exception, il y a une dizaine d'années, le respect budgétaire n'était pas encore une priorité », précise Philippe Portier, professeur en marketing achats à l'EM Lyon. Ce dernier insiste également sur les implications du paiement à l'acte, très structurant dans ce secteur. Avant la réforme, la recette correspondait au paiement d'une dépense, « désormais, l'établissement hospitalier doit mettre en cohérence les actes de soins réalisés et les dépenses engagées pour les dispenser à ses patients », développe-t-il. Traditionnellement, les cliniques ont pris les actes les plus rentables tandis que les hôpitaux publics ont pris en charge ceux qui le sont beaucoup moins, le bilan n'est pas simple à équilibrer...

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Philippe Pin, Hospices civils de Lyon

Témoignage
« L'acheteur doit challenger ses interlocuteurs métiers mais aussi les fournisseurs »

Présents dans le trio de tête des plus grands établissements hospitaliers français, les Hospices civils de Lyon illustrent parfaitement les grands enjeux de la réforme en cours de déploiement dans l'Hexagone. « Avant le lancement du programme Phare, la direction des Hospices civils de Lyon avait déjà la volonté de faire de la fonction achats un levier de performance permettant un retour à l'équilibre budgétaire », affirme Philippe Pin, son directeur des achats. Après avoir constaté, en 2008, qu'il n'y avait pas de ligne métier claire car les prescripteurs des grands corps techniques (pharmacie, ingénierie, dispositifs biomédicaux, etc.) passaient commande directement, la direction des hospices a décidé de déployer un plan d'optimisation incluant la création d'une direction des achats très intégréeLe service achats des Hospices civils de Lyon s'est vu décerner le prix spécial de la rédaction aux Trophées Décision Achats 2011. et l'accompagnement de sa montée en compétences via un plan de professionnalisation. « L'acheteur doit challenger ses interlocuteurs métiers et les fournisseurs. Aujourd'hui, les prescripteurs internes comprennent mieux les enjeux économiques de leur métier et la valeur ajoutée de l'acheteur Ils le constatent au quotidien, quand ce dernier leur offre plus de choix et met en relief les écarts économiques des offres des fournisseurs. » Cette première marche gravie, reste encore au service achats de Philippe Pin quelques défis à relever C'est pourquoi un nouveau programme de pilotage de la performance des achats baptisé "Optima H" a été mis en place. « Nous nous sommes fixé cinq axes de travail. Réaliser des gains d'achats de 50 millions d'euros d'ici à la fin de l'année 2013, mieux organiser la gouvernance des achats et mieux communiquer sur son apport à la performance globale des Hospices, optimiser la sécurisation des approvisionnements, accroître la part d'achats durables, faire du management des fournisseurs un levier de la performance hospitalière et approfondir notre ancrage local car nous sommes le premier employeur et donneur d'ordres lyonnais. », précise le directeur achats des Hospices civils de Lyon.

Créer un dialogue prescripteur-acheteur

Les établissements hospitaliers sont invités, dans le cadre du programme Phare, à désigner un responsable unique achats, qui mettra en réseau les compétences de l'établissement. Une fonction «achats» professionnalisée, ayant dépassé la simple dimension de l'économat et des approvisionnements, devra savoir mobiliser un plus grand nombre de leviers: achats spots et achats projets, coûts complets de possession, décomposition des prix pour démontrer sa contribution à la performance de l'hôpital. Seront ainsi prioritaires le développement de compétences en achats et la mise en cohérence des pratiques selon les acquisitions (produits de santé, fournitures récurrentes, services, investissements). Les agences régionales de santé (ARS) assureront le suivi des politiques d'établissements et inscriront les indicateurs de suivi du plan dans les prochains CPOM (Contrats pluriannuels d'objectifs et de moyens), jouant un rôle d'animateur, notamment afin de faciliter les échanges de pratiques entre les établissements d'une même région.

« Le point-clé du programme, c'est la mise en place d'un responsable achats unique dans les établissements de santé, dont la mission sera d'animer une dynamique de recherche de gains entre les prescripteurs et les acheteurs », déclarait Hervé de Trogoff, responsable des achats hospitaliers à la DGOS à Patrick Juillard et Patrick Le Laouénan dans une interview parue dans Profession Achat (numéro 44), le magazine de la Cdaf ( Compagnie des dirigeants et acheteurs de France). Mais la dimension humaine de la conduite du changement est un chantier en soi selon Philippe Portier. L'acheteur, quand il existe, peut avoir du mal à établir ce dialogue. L'hôpital est un lieu de formation et de recherche, souvent sponsorisé par les grands laboratoires, où les services - placés sous la direction d'éminents spécialistes et professeurs - vivent les uns à côté des autres. Les pharmaciens, qui ont su mettre en place avant les autres des groupements d'achats et constituent parfois une sorte d'Etat dans l'Etat, ont parfois vu d'un mauvais oeil la création d'un service achats susceptible d'empiéter sur leur pré carré. Face à une forte hétérogénéité des comportements (des prescripteurs aussi acheteurs), à l'inertie statutaire et au manque de cartographie des achats, l'acheteur est tenu d'apporter le message de la performance au sein des filières métiers avec diplomatie. Il ne doit pas se créer un écart trop grand entre lui et les métiers prescripteurs car la bonne entente de ces deux univers est d'autant plus essentielle que les risques et la spécificité technique des achats hospitaliers sont accrus. «Si les acheteurs savent apporter de l'in novation, cela pourra aussi renforcer leur crédibilité aux yeux des prescripteurs métiers», fait remarquer Philippe Portier.

Bruno Carrière, UniHA

« En 2012, nous proposerons à nos adhérents des prestations de consulting pour les accompagner dans la conduite du changement. »

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Accéder aux marchés groupés

Tous les établissements hospitaliers doivent pouvoir accéder à un groupement afin de bénéficier des meilleures conditions d'achats. L'objectif du programme Phare représente un gain moyen sur achat de 5 % par an. Pour les achats à gains rapides (téléphonie mobile, papier, contrôle obligatoire des installations techniques, bureautique, véhicules), l'Ugap, le Resah-IDF et UniHA proposeront aux établissements des achats groupés compétitifs. Selon Bruno Carrière, directeur général d'UniHA, de nouveaux achats groupés sont appelés à se structurer en 2012: dispositifs médicaux et équipements biomédicaux, achats groupés de prestations intellectuelles, maintenance des installations techniques et énergie. «Le transfert des bonnes pratiques pourra s'organiser aussi au niveau du réseau des adhérents de notre groupement», souligne le directeur général d'UniHA, qui présentera des cas pratiques lors du séminaire «Leviers et innovations en achats hospitaliers», à Marseille, les 29 et 30 mars prochains. Le réseau UniHA s'est notamment fixé comme objectifs 2012 de renforcer ses gains sur les achats et de contribuer plus activement à la professionnalisation de la fonction achats dans les hôpitaux. «En 2012, nous intégrerons un programme de formation, sous la forme de séminaires de deux à trois jours, dédié au pilotage des achats groupés et proposerons aussi à nos adhérents des prestations de consulting pour les accompagner dans la conduite du changement», développe Bruno Carrière. A noter aussi que la centrale d'achats a mis en place un site internet à destination de ses fournisseurs. Cette nouvelle plateforme a pour vocation de faciliter la relation entre les acteurs d'UniHA et le monde des entreprises en publiant sur le site les appels d'offres du secteur et en permettant aux entreprises de faire connaître leurs gammes de produits. «Mais entendons-nous bien. Cela n'aura aucune valeur de référencement officiel ou de présélection pour les appels d'offres à suivre», précise Bruno Carrière.

Comme le résume Bernard d'Ortho, directeur associé de Factea Healthcare, « aujourd'hui, certaines actions sont globalement identifiées comme la massification des achats, la sécurisation juridique des marchés ou encore l'appartenance à un groupement d'achats. Cependant, d'autres thèmes restent encore à valoriser comme la mesure de la performance achats, la cartographie des achats, le partage des objectifs de gains à tous les niveaux, etc. Outre la formation des acheteurs, il est important de sensibiliser le management de toutes les parties prenantes aux actes d'achats, du corps médical à la direction financière des établissements, en passant par la direction des ressources humaines ou la logistique pour ne citer qu'eux. »

De l'avis d'Hervé de Trogoff, responsable des achats hospitaliers à la DGOS, interviewé dans Profession Achat (numéro 44), «2012 sera une année tournant avec l'introduction de la fonction achat dans les agences régionales de santé (ARS), une montée en puissance sur les échanges de bonnes pratiques, un déploiement des dispositifs de formation adaptés aux différents publics cibles et la mise en place dans chaque région d'un responsable achats et d'un plan d'action achats. » Une occasion à n'en pas douter de revenir prochainement sur le sujet.