La fonction achats dans les entreprises

Dans un contexte de pression concurrentielle accrue et de passage d'une économie de production, avec des forts volumes de vente, à une économie globalisée, les organisations se sont concentrées de plus en plus sur leurs marges. Les prix de vente ne pouvant croître indéfiniment, les achats se sont alors présentés comme la fonction la plus efficiente pour préserver et améliorer les marges des entreprises. Il est communément admis que les achats représentent en moyenne 60 % du chiffre d'affaires dans les entreprises européennes. La baisse des coûts se traduit automatiquement dans leur marge bénéficiaire.

La fonction achats s'est développée en plusieurs étapes, d'abord dans l'industrie, puis dans le tertiaire. La première étape, assez administrative, a consisté à créer des postes spécialisés dans le suivi des approvisionnements. Ces «approvisionneurs», encore présents aujourd'hui, se doivent notamment de connaître les termes des contrats passés avec les fournisseurs, mais il ne leur appartient pas généralement de les référencer. Ce n'est que dans un deuxième temps que la fonction achats, telle qu'on l'entend aujourd'hui, a pris son envol. L'acheteur est devenu celui qui recherche les fournisseurs susceptibles de répondre aux besoins de l'entreprise en termes de qualité, de coûts et de délais. Il passe les appels d'offres et négocie les contrats en lieu et place des prescripteurs internes.

La professionnalisation des achats

A partir de la fi n des années quatre-vingt-dix, le métier d'acheteur connaît une professionnalisation accrue. Grâce à la démocratisation d'Internet, de nouveaux outils ap paraissent: l'e-procurement et surtout l'e-sourcing. Ces deux outils révolutionnent le métier en termes d'organisation et de moyens. L'acheteur devient un cost killer, une image négative dont il mettra plusieurs années à se défaire. Au milieu des années deux milles, le métier s'anoblit. Dans un contexte économique difficile, l'acheteur est celui qui permet à l'entreprise de conserver ses marges, de nouer des partenariats stratégiques avec des fournisseurs et de rechercher l'innovation. Enfin, il est aussi celui qui contribue à la bonne image de l'entreprise à travers le développement d'une politique d'achats durables. L'historique de la fonction achats montre une prise de contrôle progressive par celle-ci des différentes dépenses de l'entreprise, souvent en conflit d'abord avec les prescripteurs internes habituellement maîtres de leurs dépenses, puis en partenariat avec eux. Cependant, toutes les familles d'achats ne sont pas encore sous le contrôle de la fonction, notamment dans l'univers des achats hors production (ressources humaines, marketing, communication, etc.). L'évolution se poursuit donc dans cette direction, même si les acheteurs doivent faire face à de grandes résistances en interne et à celles de certains fournisseurs.

Les organisations achats dans les entreprises

Dans le cadre d'une organisation centralisée, les achats sont gérés par une direction unique. Celle-ci peut être rattachée à la direction générale de l'entreprise, ce qui témoigne du caractère stratégique de la fonction, ou à une autre direction, le plus souvent la direction administrative et financière. Au fur et à mesure de la professionnalisation des achats, les acheteurs aspirent à davantage d'indépendance. Le rattachement à la direction générale est souvent le signe d'une certaine maturité de la fonction tandis qu'être sous l'autorité de la direction financière montre que la stratégie achats de l'entreprise porte avant tout sur les réductions de coûts et moins sur la recherche de la qualité et de l'innovation. Une direction achats centralisée gère à la fois les achats de production et les achats hors production. Les collaborateurs peuvent être répartis par familles d'achats, configuration la plus classique. Certaines organisations préfèrent raisonner en mode projet, avec des acheteurs polyvalents. A noter que certaines directions peuvent aussi couvrir d'autres domaines que les achats, comme les services généraux ou la logistique.

Dans le cadre d'une organisation décentralisée, les achats sont directement rattachés à la direction d'une business unit. Ce type d'organisation est plus fréquent dans l'industrie. Loin des fonctions centrales, les achats n'en sont pas moins stratégiques au sein de leur business unit puisque les équipes sont essentiellement focalisées sur les achats de production. Un même groupe peut donc posséder plusieurs directions achats, sans qu'il y ait nécessairement un lien entre elles.

Autre cas de figure: des achats de production gérés en local mais des achats hors production centralisés au niveau du siège social. Enfin, certains grands groupes ont mis en place une direction de la coordination des achats qui administre les achats des business units sur un certain nombre de projets pouvant être menés en commun.

Source : Etude AgileBuyer - Cdaf 2010. Représentation des achats dans les rapports annuels 2009 des sociétés du CAC 40.

Gordon Crichton, directeur du programme MAI, mastère spécialisé achats internationaux

Interview

«Les directeurs achats devront travailler de manière plus étroite avec les fournisseurs»


Les directions achats ont-elles autant été sous pression en 2011 qu'en 2010?
Les achats ont enregistré de meilleures performances en 2011 qu'en 201 0. La crise financière de 2009-2010 a frappé de plein fouet certains secteurs (automobile, électronique). Pour faire face à la pression, les acheteurs se sont concentrés sur les achats hors production. Ils ont veillé sur la bonne santé financière de leurs fournisseurs de peur d'une rupture d'approvisionnement. En 2011 , une nouvelle organisation pour mieux appréhender la situation économique, la baisse du prix du baril de pétrole et des matières premières ont permis aux achats de reprendre leur souffle.


Quelle contribution les acheteurs ont-ils apporté à la sécurité de la supply chain?
La crise économique a contribué au changement le comportement des acheteurs vis-à-vis de leurs fournisseurs de premier, deuxième et troisième rang. Devenus de vrais risk managers, les acheteurs sont mieux informés des prévisions et enjeux de leur entreprise et conscients du paysage, des enjeux et risques liés aux fournisseurs.


Comment voyez-vous le futur de la fonction achats?
Dans un contexte économique de plus en plus complexe et volatil, faire de la croissance demande à ceux qui gèrent les achats d'être attentifs aux aspects financiers, stratégiques et marketing. Pour les années à venir, les directeurs achats devront faire face à deux importants challenges: mettre sous contrôle les achats non traités par des acheteurs et tisser un autre type de relation avec les fournisseurs stratégiques (partage d'objectifs plus clairs).
De ces deux challenges, vont émerger deux types d'acheteurs, ceux qui travaillent auprès des fournisseurs stratégiques et ceux qui travaillent sur le moins stratégique, dont l'objectif est de savoir comment gérer et optimiser les coûts. C'est un travail approfondi et de longue haleine qui portera sur la réduction voire l'élimination des coûts, l'innovation, le «speed to market», le risque, la gestion du cash flow, l'environnement et tous les aspects sociaux et sociétaux.