La dématérialisation de factures promise à un bel avenir

La dématérialisation de factures professionnelles, c'est-à-dire les factures échangées par une entreprise avec ses fournisseurs ou avec ses clients, représentait un marché de 250 millions d'euros en 2007, selon l'étude intitulée «Enjeux et perspectives de la dématérialisation de factures - 2007-2009» réalisée par Markess International. D'ici à 2009, avec une croissance moyenne annuelle estimée à plus de 61%, ce marché devrait atteindre les 650 millions d'euros. Une progression qui est mise en lumière dans la dernière étude de Markess International intitulée «Bénéfices et gains de la dématérialisation de factures - 2008-2010».

En 2008, en effet, 47% des 210 entreprises et administrations interrogées ont indiqué dématérialiser tout ou partie de leurs factures entrantes (celles qui sont émises par leurs fournisseurs) et/ou sortantes (reçues par leurs clients). Près de 25% envisagent un projet de dématérialisation d'ici à 2010 et 21% n'ont pas de déploiement prévu mais y voient néanmoins un intérêt. Enfin, seules 7% ne sont pas intéressées.

Ainsi, dans les entreprises, trois approches de dématérialisation de factures entrantes (papier, simple et fiscale) peuvent être menées conjointement.

@ FOTOLIA/ MONKEY BUSINESS

Une solution en progression

La dématérialisation de factures revêt plusieurs formes: simple, papier et fiscale. Chacune d'entre elles permet à l'entreprise de réduire ses coûts de traitement et/ou d'archivage. Ces avantages séduisent de plus en plus d'entreprises.

Selon l'étude «Bénéfices et gains de la dématérialisation de factures» de Markess International, 40% des entreprises interrogées dématérialisent les factures fournisseurs reçues au format papier. Ces factures entrantes sont numérisées grâce à des solutions de scanning ou de système de lecture automatique des documents (LAD). La dématérialisation simple de factures ne concerne que 29% des organisations. Elle consiste en l'échange de factures sous deux formes: fichiers électroniques via des systèmes de télétransmission (solution EDI-Echanges de données informatisées, XML...), d'une part, et simples fichiers électroniques au format PDF non signés électroniquement, d'autre part. Enfin, la dématérialisation fiscale, étape ultime du processus, n'est opérée que par 16% des entreprises. Elle est la seule qui supprime totalement le papier et qui procure donc la réduction de coût la plus intéressante. Un double régime juridique est applicable. Tout d'abord l'article 289 bis du code général des impôts (CGI), ou «Echange de fichiers structurés», stipule que la transmission des factures, sous la forme d'un message structuré selon une norme convenue entre les parties, peut être traitée directement et automatiquement entre ordinateurs. L'article 289V du CGI ensuite. Ce dernier précise que le format est libre, avec une signature électronique qui assure l'intégrité du message et l'identité de l'émetteur.

Quelques freins et des bénéfices

Selon Markess International, les entreprises qui n'ont pas de projet de dématérialisation sont celles dont le volume de factures échangées est trop faible. Elles évoquent également les problématiques d'intégration au système d'information existant, la méconnaissance de la législation par les fournisseurs et leur faible maturité vis-à-vis des technologies de l'information.

Laurent Coupé, responsable comptabilités

Pourtant, «les entreprises peuvent notamment réduire de 30% les temps de traitement d'une facture, les frais d'archivage et améliorer la traçabilité des factures en interne», indique Hélène Mouiche, chargée d'études senior chez Markess International. «La dématérialisation permet également aux sociétés d'optimiser les coûts de traitement et frais de gestion en réalisant une économie moyenne de 10 euros par facture reçue et 5 euros par facture émise», conclut Philippe Chevalier, ingénieur affaires dématérialisation du groupe Jouve.

Des prestataires variés

Pour se faire assister dans la mise en place de leur projet de dématérialisation, les entreprises peuvent faire appel à six types de prestataires.

Plusieurs catégories de prestataires évoluent sur le marché de la dématérialisation de factures. Ils couvrent les différents types de périmètres: papier, simple et fiscale. Selon l'étude «Bénéfices et gains de la dématérialisation de factures - 2008-2010» de Markess International, deux groupes se détachent parmi les prestataires sollicités par les entreprises: les éditeurs de logiciels (utilisés par 52% des organisations) et les SSII/ intégrateurs de solutions de dématérialisation (42%). Parmi les éditeurs de logiciels, les entreprises s'adressent notamment aux éditeurs spécialisés dans les solutions suivantes: Lecture automatique de documents (LAD), Reconnaissance automatique de documents (RAD) et Optical Character Recognition (OCR, reconnaissance optique de caractères, NDLR).

D'autres éditeurs, comme Itesoft ou Basware, proposent des solutions métier qui assurent toutes les fonctions nécessaires au traitement automatique des factures fournisseurs: capture, identification, lecture et vérification automatiques, rapprochement et gestion des litiges, consultation et export des données vers les ERPs (voir glossaire page 53), solutions de gestion électronique de documents (GED) ou workflow.

Les entreprises ont aussi recours à des opérateurs de services (33% des entreprises) qui proposent des plateformes permettant de gérer l'hétérogénéité des formats d'échange (EDI, XML, HTML...). Les sociétés s'adressent également à des opérateurs EDI (cités à 27% par les entreprises interrogées) qui permettent la connexion et les échanges de factures entre fournisseurs et clients, mais aussi à des tiers archiveurs (sociétés spécialisées dans l'archivage électronique de factures). Enfin, les entreprises peuvent recourir à des cabinets de conseil qui interviennent dans l'assistance à maîtrise d'ouvrage mais également en tant qu'intégrateur.

Quelques acteurs de la dématérialisation par type de prestations

@ Source: Décision Achats, avec l'aide de la société d'études et de conseil Markess International. Liste non-exhaustive.

Les clés d'un projet mené avec succès

Le déploiement réussi d'une solution de dématérialisation suppose au préalable de constituer une équipe projet réunissant direction financière et achats, et d'établir un cahier des charges le plus complet possible.

Monter une équipe projet avec toutes les parties prenantes

La mise en place d'un projet de dématérialisation de factures est généralement menée par la direction financière et/ou comptable. Selon l'étude «Enjeux et perspectives de la dématérialisation de factures - 2007-2009» de Markess International, 41% des directions achats sont également impliquées dans les projets de dématérialisation de factures. «Les acheteurs interviennent en amont et en aval d e l a mise en oeuvre de l a solution d e dématérialisation adoptée, pour établir le cadre contractuel avec les fournisseurs (formalisation de l'accord préalable, format d'échange des factures, modalités dans le cas d'un recours à une plateforme d'échange tierce, etc.)», précise Jacques Leret, directeur général du cabinet Opus Conseils. Les donneurs d'ordres doivent également impliquer les fournisseurs en leur proposant des plans d'adhésion et/ou de déploiement, avec des bénéfices attendus pour les deux parties: amélioration de la productivité administrative ou simplification des échanges. «La dématérialisation des factures est un projet qui doit être envisagé de façon bilatérale, d'autant plus lorsqu'il se place dans un cadre de dématérialisation fiscale. Or, il est encore difficile d'associer la majorité des fournisseurs à ce type de processus, même si certains donneurs d'ordres ont tenté la manière forte, comme dans le cadre de projets d'enchères inversées par exemple», constate Hélène Mouiche, chargée d'études senior chez Markess International. D'ailleurs, 58% des fournisseurs interrogés par Markess International reconnaissent avoir adhéré à un projet de dématérialisation de facture à la demande, voire sous la pression de leurs clients. Toutefois, pour 74% d'entre eux, la première motivation reste la réduction de coûts et les perspectives d'économies financières. «Preuve que les fournisseurs prennent conscience des gains qu'ils peuvent eux aussi réaliser avec cette solution et de l'intérêt croissant qu'ils y portent», souligne Hélène Mouiche (Markess International). Dernier intervenant dans un projet: la direction des systèmes d'information (DSI) qui prend en charge le déploiement de la solution de dématérialisation.

Hélène Mouiche, Markess International

«Il est encore difficile d'associer la majorité des fournisseurs dans un projet de dématérialisation fiscale.»

Rédiger un cahier des charges très précis

Pour rédiger le cahier des charges d'un projet de dématérialisation de factures, il est nécessaire selon Jacques Robin, directeur général du cabinet Document Project, de faire apparaître dans l'état des lieux un certain nombre d'éléments dont, bien entendu, le nombre de factures reçues en global et par fournisseurs. Mais doivent être également mentionnés le nombre de fournisseurs et leurs familles de produits et/ou services, le circuit de validation des factures (visas, bon à payer, rapprochement éventuel avec des engagements de commande), le classement et la gestion de l'archivage physique des factures à l'état papier, ou encore l'architecture et l'outil comptable (ERP, logiciel...). Le donneur d'ordres doit, par ailleurs, préciser l'existence ou non d'un workflow (intégré dans un ERP ou indépendant des applications), l'organisation entre la comptabilité et les services utilisateurs (multisite, relances, gestion des litiges...) et le mode de gestion des commandes et des notes de frais. «L'équipe projet doit, enfin, définir dans le cahier des charges le format d'échange électronique pour les factures, mais également les solutions métier qui assurent toutes les fonctions nécessaires au traitement automatique des factures fournisseurs», conclut Jacques Robin.

Pour Bruno Couderc, consultant chez Opus Conseils, d'autres points-clés doivent figurer dans le cahier des charges, par exemple la description fonctionnelle de la solution logicielle recherchée dans le cadre du projet de dématérialisation de factures, ou encore la formalisation des nouveaux processus internes de traitements des factures fournisseurs (selon le mode de réception) ou de production des factures client (selon le mode d'envoi). Un plan d'accompagnement pour adapter l'organisation et former les différents utilisateurs aux logiciels mis en place doit également être prévu. «Il est nécessaire d'identifier et de décrire les opérations de contrôle qui doivent être conservées sur les factures, afin qu'elles soient prises en compte dans la description des nouveaux processus», note Bruno Couderc.

Enfin, le cahier des charges doit préciser les modalités de remise ou de réception des factures (envois, mises à disposition, notification...).

Patrick Baris, directeur du contrôle de gestion et de l'audit interne, Volvo CE

Témoignage
«Nous souhaitions utiliser une solution simple et rapide à paramètrer»

Après avoir dématérialisé ses notes de frais, l'importateur de matériels de travaux public, Volvo CE, filiale à 100% du groupe AB Volvo, a décidé en 2005-2006 de passer à la facturation fournisseurs électronique. L'entreprise a tout d'abord constitué une équipe projet composée du directeur du contrôle de gestion, de la responsable du service comptable et du responsable informatique. «Nous avons commencé par analyser l'existant. Pour ce faire, nous avons rencontré les acheteurs pour connaître notamment le temps de traitement des 800-1 000 factures reçues mensuellement», se rappelle Patrick Baris, directeur du contrôle de gestion et de l'audit interne de Volvo CE. Pour sélectionner sa solution logicielle de dématérialisation, l'importateur a fait appel à Flucticiel, un cabinet de consultants. Ces derniers ont participé à l'élaboration du cahier des charges et préconisé la mise en oeuvre de la solution Invoice Processing de Basware. «Nous souhaitions avoir une solution simple et rapide à paramétrer, capable de s'interfacer avec notre solution SAP», précise Patrick Baris. Avant de déployer la solution de dématérialisation définitive sur le serveur de production, Volvo CE a testé l'application sur un autre serveur. L'équipe projet a également mis en place des sessions de formation à destination des administrateurs systèmes et des comptables, contrôleurs de gestion et acheteurs.
Volvo CE
ACTIVITE
Importation et distribution de matériel de travaux public
CHIFFRE D'AFFAIRES 2007
314 millions d'euros
EFFECTIF GLOBAL
119 collaborateurs
VOLUME D'ACHATS
17 millions d'euros
EFFECTIF AUX ACHATS
26 acheteurs

Mondial Assistance, champion de la dématérialisation

Le groupe spécialisé dans l'assurance et l'assistance numérise ses factures depuis 2002. Il y a deux ans, il a souhaité franchir une étape supplémentaire en passant à la dématérialisation fiscale de ses factures fournisseurs.

En 2008, Mondial Assistance a prévu de traiter 95 0 000 factures provenant de 7 000 fournisseurs. Un volume considérable qui a conduit le spécialiste de l'assurance et de l'assistance à mettre en oeuvre, dès 2002, une chaîne de numérisation et de traitement électronique des factures de ses fournisseurs permettant le rapprochement automatique des bons de commande et des factures correspondantes. Pour ce faire, Mondial Assistance a confié la partie numérisation à EMC et a retenu la solution workflow de l'éditeur Basware. Concrètement, une fois réceptionnées, les factures fournisseurs sont numérisées et les informations qu'elles contiennent sont extraites et indexées avant d'être rentrées dans le logiciel ERP comptable de Mondial Assistance. Deux cas de figure sont alors possibles. Soit le montant de la facture et du de v i sco ncident. La validation peut avoir lieu et le traitement de la facture est terminé. La comptabilisation est effectuée et un ordre de règlement est déclenché automatiquement, entraînant la mise à jour du statut de la facture et le retour d'informations vers le prestataire via un site Extranet. Soit le montant de la facture et du devis est différent. La facture est alors renvoyée au gestionnaire pour être traitée en facture litige. «Cette première approche de la dématérialisation nous a permis d'accélérer le traitement électronique de nos factures mais pas d'imposer l'archivage de nos factures originales, leurs images scannées n'ayant pas valeur de preuve juridique ou fiscale», précise Patrick Joly, directeur prestataires et achats de Mondial Assistance.

Des avantages concrets sur l'opérationnel

Par conséquent, dès 2006, Mondial Assistance a lancé un projet de dématérialisation fiscale des factures de ses principaux prestataires. Ces derniers transmettent à Mondial Assistance une facture électronique et reçoivent leur règlement par virement. Pour la mise en place de son projet de dématérialisation fiscale, Mondial Assistance a choisi la plateforme de dématérialisation de l'opérateur de services Accelya: Clear Invoice. Celle-ci est une solution qui automatise la transmission de données de facturation et inclut l'archivage égal. Dans cecas, le s données de facturation disposent d'une valeur probante et se substituent, de fait, aux traditionnelles factures papier. En cas de contrôle fiscal, un accès aux données est réservé aux contrôles de la Direction générale des impôts (DGI). Sur le plan opérationnel, le projet de dématérialisation fiscale de Mondial Assistance présente plusieurs avantages. Il permet tout d'abord d'accélérer le cycle de facturation par les prestataires et de traitement comptable de leurs factures par Mondial Assistance. Par ailleurs, il supprime les manipulations manuelles de documents papier et réduit les délais de traitement des factures. Les erreurs liées au traitement de reconnaissance optique de caractères (un document sur dix pose des problèmes de lecture) et le volume de factures présentant un contenu non conforme sont réduits. Enfin, le projet a également permis de réduire le coût de la manipulation et de l'archivage qui représente 20% du coût de traitement d'une facture. Une économie non négligeable pour le spécialiste de l'assurance et de l'assistance.